Die Herausforderung
Xteam nutzte bereits Odoo für die Lagerverwaltung, stieß aber an die Grenzen dessen, was der bisherige Implementierungspartner liefern konnte.
Ihre Anforderungen umfassten:
- Die Digitalisierung von Montage‑ und Außendienstprozessen
- Spezifische Workflows für Montageleistungen
- Zentralisierte Kommunikation und Reporting
- Zugriff für Kunden auf operative Daten
Die Ausgangslage war jedoch problematisch:
- Protokolle wurden auf Papier geführt und manuell erfasst
- Wichtige Informationen lagen verstreut in E‑Mails
- Sowohl interne Teams als auch Kunden hatten keine Live‑Transparenz
- Der Standardumfang von Odoo reichte für die gewünschte Anpassung nicht aus
Benötigt wurde ein flexibler Partner, der eine vollständig individuelle Lösung entwickeln kann.
Die Lösung
Dasolo überarbeitete Xteams Prozesse und entwickelte ein kundenspezifisches Portal, das direkt mit Odoo verbunden ist.
Digitale Montageprotokolle
Dasolo ersetzte die Papierabläufe durch einen digitalen End‑to‑end‑Prozess:
- Monteure melden sich über ein Portal an
- Verwenden strukturierte Formulare für Montageberichte
- Laden alle relevanten Angaben (Materialien, Team, Termine) hoch
- Fangen Kundenunterschriften digital ein
Jeder Bericht wird sofort im Odoo‑System archiviert und ist abrufbar.
Nahtlose Integration von Feld zu Backoffice
Nach Einreichung eines Berichts passiert Folgendes:
- Die Daten stehen automatisch im Odoo‑Backend zur Verfügung
- Das Backoffice prüft und bestätigt Einträge
- Berichte können direkt an Kunden verschickt werden
So entsteht ein reibungsloser Informationsfluss zwischen Außendienst und Verwaltung.
Kundenportal für Live‑Transparenz
Xteam bietet Kunden nun direkten Zugang zu:
- Montageprotokollen
- Operativen Kennzahlen
- Bestandsständen in den Lagern
Dadurch wandelt sich das Kundenerlebnis von reaktiv zu durchgehend transparent.
Zentralisierte Kommunikation
Dasolo bündelte sämtliche Interaktionen in Odoo:
- Nachrichten sind direkt den jeweiligen Berichten zugeordnet
- Chaotische E‑Mail‑Verläufe entfallen
- Volle Nachvollziehbarkeit aller Abläufe
Das verbessert Koordination und Nachverfolgung deutlich.
Eine skalierbare Plattform
Das Portal wurde als langfristig nutzbare Plattform konzipiert:
- Einsetzbar für Mitarbeiter wie für Kunden
- Erweiterbar um zusätzliche Funktionen
- In der Lage, mehrere externe Tools zu ersetzen
Xteams Ziel ist es, das Portal zur zentralen Steuerung aller Abläufe auszubauen.
Wichtigste Erkenntnisse
Was wir bei Dasolo gelernt haben
Manuelle Abläufe durch strukturierte digitale Workflows ersetzen
Feldteams direkt an Ihr Kernsystem anbinden
Kommunikation zentralisieren, um Koordination zu verbessern. Nutzen Sie Portale, um operative Prozesse als Wettbewerbsvorteil sichtbar zu machen.