Haaste
Xteam käytti Odooa varastonhallintaan, mutta aiemman integraattorin ratkaisu ei vastannut kasvavan toiminnan joustotarpeisiin.
Heidän tärkeimmät tarpeensa olivat:
- Kenttätyön digitalisointi
- Räätälöidyt työnkulut asennuspalveluille
- Viestinnän ja raportoinnin keskittäminen
- Asiakaslähtöinen näkymä operatiivisiin tietoihin
Tilanne ennen muutosta:
- Raportit tehtiin käsin paperille
- Tiedot olivat hajallaan sähköpostien ja erillisten tiedostojen seassa
- Sekä sisäisillä tiimeillä että asiakkailla puuttui reaaliaikainen näkyvyys
- Odoon vakio‑ominaisuudet eivät riittäneet heidän tarpeisiinsa
Tarvittiin ketterä kumppani, joka pystyi rakentamaan täysin räätälöidyn järjestelmän.
Ratkaisu
Dasolo suunnitteli uudelleen Xteamin työnkulut ja rakensi Odoon päälle yhdistetyn, räätälöidyn portaalin
Digitaaliset asennusraportit
Paperiprosessit korvattiin sujuvalla digitaalisella työnkululla:
- Kenttätyöntekijät kirjaavat tapahtumat suoraan portaaliin
- He täyttävät ennalta määritellyt asennuslomakkeet
- Liittävät raportteihin keskeiset tiedot (materiaalit, tiimi, päivämäärät)
- Keräävät asiakkaan allekirjoituksen suoraan laitteella
Kaikki raportit tallentuvat välittömästi Odooseen ja ovat haettavissa myöhemmin.
Saumaton kenttä–toimisto‑integraatio
Kun raportti lähetetään:
- Se ilmestyy automaattisesti Odoon taustajärjestelmään
- Toimiston tiimit voivat tarkistaa ja hyvittää sisällön
- Raportit voidaan jakaa suoraan asiakkaalle
Näin kenttätyön ja sisäisen hallinnon välinen ketju toimii ilman turhia viiveitä.
Asiakasportaali reaaliaikaisella näkyvyydellä
Nyt Xteam antaa asiakkaidensa käyttöön suoran pääsyn seuraaviin tietoihin:
- Asennusraportit
- Operatiiviset tiedot
- Varastojen saldo‑ ja sijaintitiedot
Asiakkaan rooli muuttuu reaktiivisesta odottelijasta aktiiviseksi toimijaksi, kun tieto on läpinäkyvää.
Keskitetty viestintä
Dasolo yhdisti kaikki viestit ja keskustelut Odoon järjestelmään:
- Viestejä voidaan linkittää suoraan yksittäisiin raportteihin
- Sähköpostiketjut ja manuaaliset muistiinpanot loppuivat
- Toimintojen jäljitettävyys parani merkittävästi
Tämä yksinkertaistaa koordinointia ja jatkotoimenpiteiden seurantaa.
Skaalautuva alusta
Portaali suunniteltiin pitkäikäiseksi pohjaksi:
- Sekä työntekijät että asiakkaat käyttävät sitä päivittäin
- Alusta on laajennettavissa uusilla ominaisuuksilla tarpeen mukaan
- Se voi korvata useita erillisiä työkaluja ja vähentää työkalujen määrää IT‑ympäristössä
Xteam aikoo kehittää siitä koko toimintojensa keskusjärjestelmän.
Opit ja havainnot
Mitä Dasolo oppi projektissa
Korvaa manuaaliset työvaiheet rakenteellisilla digitaalisilla prosesseilla
Yhdistä kenttätiimit suoraan ydinjärjestelmään — poista tiedonsiirtymän katkokset
Keskitetty viestintä parantaa koordinointia. Portaalit muuttavat operatiiviset prosessit asiakkaalle näkyväksi kilpailueduksi.