Η πρόκληση
Η Xteam είχε ήδη Odoo για αποθέματα, αλλά το προηγούμενο συνεργείο υλοποίησης δεν μπόρεσε να καλύψει τις ανάγκες εξατομίκευσης και λειτουργικότητας που απαιτούσε η καθημερινή τους λειτουργία.
Οι βασικές απαιτήσεις τους ήταν:
- Να ψηφιοποιήσουν τις εργασίες στο πεδίο
- Προσαρμοσμένα workflows για υπηρεσίες τοποθέτησης/συναρμολόγησης
- Κεντρική επικοινωνία και αναφορές
- Πρόσβαση των πελατών σε επιχειρησιακά δεδομένα
Ωστόσο:
- Οι αναφορές γίνονταν χειρόγραφα σε χαρτί
- Οι πληροφορίες διασκορπίζονταν μέσω email
- Δεν υπήρχε ορατότητα σε πραγματικό χρόνο για εσωτερικές ομάδες ή πελάτες
- Η βασική εγκατάσταση Odoo δεν υποστήριζε το επίπεδο προσαρμογής που χρειαζόταν
Έπρεπε να βρουν έναν πιο ευέλικτο συνεργάτη ικανό να κατασκευάσει μια εξατομικευμένη λύση.
Η λύση
Η Dasolo επανασχεδίασε τα operational workflows της Xteam και ανέπτυξε ένα πλήρως εξατομικευμένο portal το οποίο συνδέεται με το Odoo.
Ψηφιακές αναφορές συναρμολόγησης
Η ομάδα αντικατέστησε τη χαρτογράφηση και τα έντυπα με ένα οργανωμένο, ψηφιακό ρεύμα εργασίας:
- Οι τεχνικοί πεδίου μπαίνουν στο portal από κινητό ή tablet
- Συμπληρώνουν προκαθορισμένα, δομημένα έντυπα αναφοράς
- Ανεβάζουν κρίσιμα στοιχεία (υλικά, σύνθεση ομάδας, ημερομηνίες)
- Καταγράφουν και υπογράφουν ψηφιακά από τον πελάτη επί τόπου
Κάθε αναφορά αποθηκεύεται στιγμιαία και είναι προσβάσιμη στο Odoo.
Αδιάλειπτη σύνδεση πεδίου-γραφείου
Μετά την υποβολή μιας αναφοράς:
- Αυτή εμφανίζεται αυτόματα στο backend του Odoo
- Οι ομάδες γραφείου την ελέγχουν και την εγκρίνουν
- Οι αναφορές μπορούν να αποστέλλονται απευθείας στους πελάτες
Έτσι εξασφαλίζεται ομαλή ροή ανάμεσα στις εργασίες στο πεδίο και τη διαχείριση.
Portal πελάτη για άμεση πληροφόρηση
Η Xteam πλέον δίνει στους πελάτες άμεση πρόσβαση σε:
- Αναφορές συναρμολόγησης
- Λειτουργικά δεδομένα
- Επίπεδα αποθέματος στις αποθήκες
Από αντιδράσεις και αναμονές, η εμπειρία μετατρέπεται σε πλήρη διαφάνεια.
Κεντρικοποιημένη επικοινωνία
Η Dasolo συγκέντρωσε όλες τις αλληλεπιδράσεις μέσα στο Odoo:
- Μηνύματα δεμένα με κάθε αναφορά
- Τέλος τα διασκορπισμένα email
- Πλήρης ιχνηλασιμότητα των εργασιών
Αυτό βελτιώνει σημαντικά τον συντονισμό και την παρακολούθηση.
Μια πλατφόρμα που επεκτείνεται
Το portal σχεδιάστηκε ως λύση μακροπρόθεσμης χρήσης:
- Χρησιμοποιείται από υπαλλήλους και πελάτες
- Μπορεί να δεχθεί νέες λειτουργίες
- Έχει τη δυνατότητα να αντικαταστήσει πολλά εξωτερικά εργαλεία
Στόχος της Xteam είναι να το εξελίξει σε κεντρικό σύστημα για όλες τις λειτουργίες της.
Βασικά συμπεράσματα
Τι μάθαμε στη Dasolo
Αντικαταστήστε τις χειροκίνητες διεργασίες με δομημένα ψηφιακά workflows
Συνδέστε απευθείας τις ομάδες πεδίου με το κεντρικό σας σύστημα
Κεντροποιήστε την επικοινωνία για καλύτερο συντονισμό. Χρησιμοποιήστε portals ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα προς τον πελάτη.