Odoo Events: Registraties, Standruimte en Ticketverkoop

Introductie

Odoo Events vormt de schakel tussen zichtbaarheid en omzet: websites, campagnes en events voeren idealiter naar hetzelfde klantdossier dat je salesteam dagelijks gebruikt.

Marketing en web werken vaak apart van elkaar, waardoor het management niet kan aantonen welke kanalen écht gekwalificeerde opportuniteiten of terugkerende kopers opleveren.

Met Events in Odoo publiceer je evenementen, vang je vraag op en meet je campagnes, terwijl productinfo, prijzen en voorraadregels gedeeld worden met Sales en CRM.

Deze gids is bedoeld voor marketingmanagers, e-commerceverantwoordelijken en oprichters die inbound pipelines willen laten groeien en tactieken willen afstemmen op backend-processen.

Events is één module binnen Odoo’s modulaire ERP. Teams kiezen ervoor wanneer ze heldere verantwoordelijkheden, repeteerbare workflows en doorzoekbare historie willen — in plaats van losse berichten en offline spreadsheets. Odoo Events: Registraties, stands en ticketverkoop helpt stakeholders het budgetverhaal te begrijpen.

Dit artikel presenteert een genummerde Top 10 van Niveau 1 (makkelijk) tot Niveau 10 (expert). Elk niveau bevat concrete, nummerde stappen: wat je daadwerkelijk zou klikken in Odoo Events.

Begin waar je je goed bij voelt — niet meteen bij niveau 10 omdat dat indrukwekkend klinkt.

Lees eerst de uitdagingen, en open daarna het niveau dat bij je team past.

In deze gids vind je:

• Wat Odoo Events typisch oppakt binnen de tech- en marketingstack van een bedrijf
• Waar teams vandaag het meeste knelpunten ervaren (en waarom)
• Tien gerangschikte use cases van basale discipline tot gevorderde strategie
• Wanneer automatisatie of integraties het verstandig maken om een Odoo-partner in te schakelen

De uitdaging

Het verkeer stijgt 40 procent, maar sales zegt dat leads van lage kwaliteit zijn. Webanalytics en CRM vertellen verschillende verhalen en niemand kan aanwijzen welk kanaal vorig kwartaal de beste klant leverde.

Marketing en web genereren activiteit, maar leads en orders koppelen niet altijd aan salesopvolging. Teams kunnen niet zonder handmatige spreadsheets aantonen welke campagnes renderen.

Klinkt herkenbaar? Meestal lopen teams hier tegenaan:

• Website-leads die nooit opportuniteiten worden
• Product- en prijsgegevens die online anders zijn dan intern bij sales
• Campagneresultaten die niet aan gewonnen deals te koppelen zijn

Het goede nieuws: je hoeft geen alles-of-niets-project te starten. Kies één use case hieronder, draai die 30 dagen in Odoo Events en meet wat er verandert.

Top 10 Events-toepassingen

Tien concrete toepassingen voor Odoo Events, gerangschikt van Niveau 1 (makkelijk, regelbaar deze namiddag) tot Niveau 10 (expert). Elk item legt uit: wat bouwen we, en welke klikken maak je in Odoo?

Niveau 1 is de snelle dagelijkse winst. Het laatste niveau toont hoe ver dezelfde app kan opschalen als architectuur en data netjes blijven.

Kies je niveau, volg de genummerde stappen in een testomgeving en ga pas hoger als het vorige niveau te simpel wordt.

1. Publiceer je eerste gratis event met een openbare registratiepagina Level 1 — Easy

Niveau 1 is de eenvoudigste Events-actie: één organisator, één event, één gratis ticket. Geen betalingen, geen agenda, geen automatisatie — gewoon een pagina waar geïnteresseerden zichzelf inschrijven.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Installeer de Events-app, ga naar Events → Events → Nieuw en geef het event een naam, bijvoorbeeld Open Dag Q1.
2. Vul Start- en Einddatum in, kies de locatie en schrijf een korte omschrijving op het tabblad Beschrijving.
3. Open het tabblad Tickets, voeg één regel toe met ‘Algemene Toegang’, prijs 0 en maximaal 50 plaatsen.
4. Klik op Naar Website, bewerk de coverafbeelding en de kop in de website-editor en publiceer de eventpagina.
5. Open de publieke URL in een incognitovenster, registreer een testbezoeker en controleer of de plaats op het eventformulier gereserveerd wordt.

Wat levert het op: Bezoekers schrijven zichzelf in zonder e-mails, en het aantal beschikbare plaatsen werkt live op het eventformulier.

2. Stuur een bevestigingsemail en een afdrukbaar badge met QR-code Level 2 — Easy

Niveau 2 maakt de registratieafhandeling netter: een duidelijke bevestigingsemail en een afdrukbaar badge met QR-code — beide automatisch gegenereerd uit een sjabloon in Odoo.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Open het event, ga naar Communicatie en voeg een Mail Template toe die bij Registratie wordt verzonden met onderwerp en tekst.
2. Pas de tekst aan met eventnaam, datum, adres, een kalenderbestand en een korte praktische mededeling.
3. Ga naar Events → Configuratie → Eventsjablonen en bewerk het Badge-sjabloon om je logo en het veld voor de deelnemersnaam toe te voegen.
4. Vink Print Badge bij registratie aan zodat er per bevestigde deelnemer een PDF met unieke QR-code wordt gemaakt.
5. Registreer een testdeelnemer, open de mail, download de badge en controleer dat de QR-code per registratie uniek is.

Wat levert het op: Iedere deelnemer ontvangt binnen enkele seconden een merkgebonden bevestiging en kan met een geprinte badge naar binnen.

3. Verkoop betaalde tickets in meerdere tariefgroepen (Early Bird, Standaard, VIP) Level 3 — Easy

Niveau 3 zet het event op als betaalde activiteit — de eerste inkomstenstroom. Meerdere ticketcategorieën belonen vroege kopers, verhogen prijs naarmate de datum nadert en bieden premiumopties.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Installeer Payments, koppel Stripe via Boekhouding → Configuratie → Betaalproviders en voeg na tests de live-sleutels toe.
2. Open het event, tabblad Tickets, en voeg drie regels toe: Early Bird €79, Standaard €119, VIP €249.
3. Stel Einddatum voor verkoop in bij Early Bird zodat die automatisch sluit, en vink Toon resterende plaatsen aan voor urgentie op de pagina.
4. Markeer VIP als Beperkt met 20 plaatsen en beschrijf de extra’s (voorrang, lunch, afterparty) in de omschrijving.
5. Doe een testbetaling via Stripe en bekijk in Events → Rapportage → Ticketverkoop de omzet per categorie.

Wat levert het op: Omzet wordt vooraf vastgelegd via meerdere prijsniveaus en de Early Bird-campagne financiert het event vroegtijdig.

4. Open een oproep voor sprekers en publiceer de agenda als Tracks Level 4 — Medium

Niveau 4 voegt de inhoudslaag toe: een publieke call for proposals verzamelt sessies, en goedgekeurde Tracks vormen de agenda die bezoekers op de eventpagina kunnen raadplegen.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Installeer Events → Tracks en zet bij het event Schedule en Tracks aan plus Allow Track Proposals in Communicatie.
2. Maak in Events → Configuratie → Tags sessie-tags zoals Product, Strategie, Tech, Workshop zodat bezoekers kunnen filteren.
3. Deel de ‘Submit a Talk’-link via LinkedIn en mail; sprekers vullen titel, abstract, bio en foto in.
4. Beoordeel voorstellen via Events → Tracks → Proposals, verplaats de beste naar Bevestigd en ken duur en tag toe.
5. Open de website-editor bij het Agenda-blok, orden Tracks op tijd en Publiceer zodat bezoekers de volledige planning live zien.
6. Volg het aantal inzendingen en de acceptatiegraad in Events → Rapportage → Tracks om toekomstige calls te verbeteren.

Wat levert het op: De agenda vult zich met relevante sprekers zonder telefoontjes, en bezoekers kopen eerder tickets als de line-up zichtbaar is.

5. Plan sessies in kamers zonder overlap met Locations Level 5 — Medium

Niveau 5 brengt fysieke operatie in kaart: meerdere zalen, parallelle tracks en een clash-detector maken van een lange sprekerslijst een werkbaar meerdaags programma.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Ga naar Events → Configuratie → Locaties en maak zalen aan (Main Hall, Studio A, Studio B, Workshopruimte) met capaciteit.
2. Open elke Track en wijs een Locatie, Starttijd en Duur toe zodat het systeem automatisch conflicten detecteert.
3. Ga naar Events → Tracks → Agenda-weergave, switch naar Gantt en sleep conflicterende sessies naar vrije plekken in een andere zaal.
4. Vink Allow Visitors to Build a Personal Agenda aan en voeg een Capaciteitswaarschuwing toe zodat een Track bij 80% als ‘bijna vol’ wordt gemarkeerd.
5. Print het masterschema via Rapportage → Agenda per ruimte en hang het bij de ingang voor walk-ins.

Wat levert het op: Operaties hoeven het schema niet meer met de hand te herschrijven en deelnemers navigeren eenvoudig tussen parallelle sessies.

6. Verkoop standen en sponsorpackages aan exposanten Level 6 — Medium

Niveau 6 ontsluit een tweede inkomstenbron: stands. Categorieën, prijzen en een selfservicepagina laten sponsors zelf hun plek kiezen en betalen zonder eindeloze e-mails.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Open het event en vink Booths aan in Communicatie om het exposantenmodule voor dit event te activeren.
2. Ga naar Events → Configuratie → Boothcategorieën en voeg Standard €990, Premium €2.490, Platinum €6.900 toe.
3. Omschrijf per categorie wat inbegrepen is: standoppervlak, logo-exposure, toegangskaarten, lead-scan-licenties, afterpartyplaatsen.
4. Maak in het tabblad Booths twintig individuele standen (S01–S20) en koppel ze aan de vloerplankaart en een categorie.
5. Deel de ‘Become a Sponsor’-link; prospects kiezen een stand, vullen bedrijfsinfo en betalen via Stripe in één doorlopende flow.
6. Bekijk in Events → Rapportage → Verkochte Stands de bezettingsgraad per categorie en prijs de volgende editie naar vraag.

Wat levert het op: Sponsoringinkomsten komen weken vooraf binnen en de vloerplan vult zonder veel verkoopgesprekken.

7. Scan badges ter plaatse om in realtime CRM-leads te genereren Level 7 — Hard

Niveau 7 verbindt de deur met de pijplijn: personeelsleden scannen QR-codes met de Attendees-app en elke scan checkt in, maakt een CRM-lead en registreert beursbezoeken voor sponsors.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Open het event, ga naar Communicatie en schakel Use Attendee Mobile App in zodat badges met een telefooncamera gescand kunnen worden.
2. Maak een gebruikersgroep Event Staff aan in Instellingen → Gebruikers en wijs poortteam en standhouders toe aan die groep.
3. Ga naar Events → Configuratie → Leadgeneratieregels en voeg een regel toe: bij Badge Scan bij Stand maak een CRM Lead aan met attendees-antwoorden.
4. Tag elke lead met de Standnaam als Source zodat je later omzet kunt koppelen aan de stand die de lead verzamelde.
5. Voorzie elke stand van een telefoon met de Attendees-app; medewerkers scannen de hele dag en notities komen direct in de lead terecht.
6. Deel na afloop een dashboard Leads per Stand met sponsors zodat zij hun plaats voor de volgende editie verlengen.

Wat levert het op: Gesprekken verdwijnen niet meer in visitekaartjes en sponsors ontvangen een nette lijst van gekwalificeerde leads in CRM.

8. Stimuleer inschrijvingen met multi-segment e-mail en SMS-campagnes Level 8 — Hard

Niveau 8 koppelt Events aan Marketing Automation. Gesegmenteerde campagnes sturen de juiste boodschap naar de juiste mensen en SMS-herinneringen verhogen de opkomst op de dag zelf.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Installeer Marketing Automation en SMS Marketing, maak een mailinglijst Events Pipeline en importeer vorige deelnemers en warme leads.
2. Bouw een campagne met drie segmenten: Vorige Deelnemers, Nieuwsbriefabonnees, Koude Industriële Contacten —ieder met een eigen onderwerpregel.
3. Plan drie golven: vier weken, twee weken en drie dagen voor het event met Save the Date, Speakers Aangekondigd en Laatste Plaatsen.
4. Voeg een SMS-stap toe op de ochtend van het event met adres, starttijd en een één-klik link naar de persoonlijke agenda.
5. Open Events → Rapportage → Registraties per bron om conversie per segment en golf te vergelijken en kopers automatisch uit lijsten te halen.

Wat levert het op: Registraties groeien geleidelijk i.p.v. in één paniekrush, en SMS-herinneringen brengen opkomst dicht bij 100% van de kopers.

9. Maak van elke deelnemer een CRM-lead met een post-event nurtureflow Level 9 — Hard

Niveau 9 verbindt Events met de rest van je stack. Elke registratie komt in CRM met juiste tags, en een drip voedt koude contacten terwijl sales focust op hete leads uit scans.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. In Studio Automation maak je een regel: bij Registratie Bevestigd maak een CRM Lead met eventnaam, tickettype en bron.
2. Tag VIP- en Platinum-kopers met een Prioriteit-flag zodat ze ’s ochtends bovenaan My Pipeline verschijnen.
3. Twee dagen na afloop stuur je een e-mail met opname, dankwoord en een één-klik agenda-link om een opvolgingsgesprek te boeken.
4. Schrijf niet-VIP-deelnemers in voor een vierdelige Marketing Automation-drip, wekelijks, met een retentieaanbieding aan het eind.
5. Bij elke reply of geboekte meeting maak je een Activiteit aan voor de juiste vertegenwoordiger zodat een mens binnen een uur opvolgt.
6. Maak een funnelpivot in Spreadsheet: registraties, aanwezigheid, leads, gewonnen deals met converteerpercentages per tickettype en per stand.

Wat levert het op: Events worden geen kostenpost meer maar een meetbaar omzetkanaal, met elke marketingeuro traceerbaar naar een gesloten deal.

Het koppelen van Events aan CRM, Marketing Automation en het funnel-dashboard met correcte velden is precies het soort cross-app orchestratie dat Dasolo als partner uitvoert.

10. Orkestreer het volledige event met een AI-agent, dynamische prijzen en live dashboards Level 10 — Expert

Niveau 10 is het volledige operating system: een AI-agent beantwoordt vragen, dynamische prijszetting maximaliseert opbrengst en één live dashboard toont inschrijvingen, stands en leads.

Zo pak je het aan in Odoo:

1. Train de Odoo AI-agent op de eventpagina, FAQ, sprekers en agenda zodat hij 24/7 vragen beantwoordt via chat en e-mail.
2. Koppel de AI aan het ticketformulier: hij kwalificeert de koper, adviseert Early Bird, Standaard of VIP en activeert de juiste Stripe-link.
3. Schakel Dynamische Prijszetting in: een Studio-regel verhoogt het Standaard-ticket met 10% telkens wanneer de verkoopdoorsnede een grens van 20% passeert.
4. Integreer een VoIP-provider (Aircall, Twilio, Ringover) zodat een Platinum-sponsorlead binnen twee minuten een outbound call krijgt met een AI-briefing.
5. Koppel Helpdesk: on-site issues die via SMS binnenkomen openen automatisch een ticket naar het juiste team (logistiek, AV, badgebalie) met prioriteit en SLA.
6. Bouw een live Spreadsheet-dashboard Event Engine Live: registraties, ticketomzet, standomzet, gescande leads, AI-confidence — ververst per minuut.

Wat levert het op: Het event draait grotendeels autonoom, mensen richten zich op sprekers en sponsors en omzet, deelname en leadkwaliteit zijn realtime inzichtelijk.

Het ontwerpen van prompts voor de AI, de logica voor dynamische prijzen, VoIP- en Helpdesk-overgangen en het live dashboard is de architectuur die Dasolo samenstelt in partnergestuurde trajecten.

Wanneer externe expertise zinvol is

Als je doelen binnen niveau 1–6 vallen, lukt veel intern met standaard Odoo Events, een geduldig intern aanspreekpunt en een sandbox waar getest mag worden.

Vanaf niveau 7 neemt het risiconiveau toe: geautomatiseerde workflows kunnen verkeerde klanten mailen, Studio-velden upgrades blokkeren of API’s stilletjes stoppen met synchroniseren om 02:00 uur.

Dat duidt niet op falen van je team, maar op het feit dat architectuur, testen en governance belangrijk worden.

Schakel een partner in wanneer je multi-app design, landgerichte compliance, complexe integraties of een harde go-live datum hebt die al in de kalender staat.

Samenwerken met Dasolo

Dasolo helpt bedrijven Odoo in te richten zoals ze écht werken: maatwerkapps, nette integraties en training die blijft hangen nadat de consultants weg zijn.

Als je Events-roadmap de gevorderde use cases in deze gids bevat, kunnen wij een gefaseerd plan uittekenen: eerst quick wins, daarna automatisatie en integraties met duidelijke eigenaars en testscenario’s.

Jullie houden scope en budget in eigen hand; wij brengen de Odoo-kennis zodat je team geen kostbare productielessen hoeft te leren.

Plan een gratis consult:

Plan je demo