Odoo Timesheets : De la Présence à la Facturation Sans Double Saisie

Introduction

Odoo Timesheets aide les organisations qui vendent du savoir-faire et des résultats : projets facturables, feuilles de temps, interventions sur le terrain et tickets d’assistance doivent former un seul récit cohérent sur l’engagement client et la marge.

Quand la livraison et le support tournent sur des outils différents, le taux d’utilisation chute, les SLA ne sont plus respectés et la facturation intervient souvent des semaines après la réalisation du travail.

Les feuilles de temps relient tâches, temps passé, pièces et échanges client pour que les responsables comptes visualisent l’état de livraison sans courir après des dizaines de mails de suivi.

Chefs d’agence, partenaires de services professionnels et responsables support peuvent rattacher ces cas d’usage à leurs façons de piloter déjà en place.

Odoo Timesheets aide les organisations qui vendent du savoir-faire et des résultats : projets facturables, feuilles de temps, interventions sur le terrain et tickets d’assistance doivent former un seul récit cohérent sur l’engagement client et la marge.

Ce guide classe dix scénarios du niveau 1 (simple) au niveau 10 (expert). Chaque niveau contient des étapes numérotées : les actions concrètes à réaliser dans Odoo Timesheets.

Commencez par ce qui vous paraît raisonnable aujourd’hui — inutile de viser le niveau 10 simplement parce qu’il impressionne.

Lisez d’abord la section « Le problème central », puis ouvrez le niveau qui correspond à votre équipe actuelle.

Dans ce guide, vous trouverez :

• Le rôle exact d’Odoo Timesheets dans un paysage applicatif type
• Les zones où les équipes butent le plus souvent aujourd’hui (et pour quelles raisons)
• Dix cas d’usage classés, du simple geste quotidien à la stratégie avancée
• Quand l’automatisation ou l’intégration rendent nécessaire l’intervention d’un partenaire Odoo

Le problème central

Un client appelle furieux à cause d’un retard : support, delivery et account management donnent chacun une version différente. Les heures ont été facturées tardivement, la marge semblait correcte jusqu’au moment où quelqu’un a recalculé.

Les sociétés de prestations vendent du temps et des résultats, mais l’utilisation et les SLA sont souvent suivis avec retard. La marge s’érode quand facturation, livraison et historique des tickets ne sont pas alignés sur une même chronologie.

Ça vous parle ? Les équipes butent généralement sur :

• Des projets démarrés en retard parce que le contexte commercial n’a pas été transmis
• Des tickets de support non liés aux contrats ou aux factures
• Des heures saisies a posteriori, au détriment de la marge facturable

La bonne nouvelle : pas besoin d’un chantier monstre pour tout réparer. Choisissez un cas d’usage ci‑dessous, testez-le 30 jours dans Odoo Timesheets et mesurez l’impact.

Top 10 des cas d’usage Timesheets

Dix scénarios Odoo Timesheets, classés du niveau 1 (rapide à mettre en place, faisable cet après‑midi) au niveau 10 (architecture experte). Pour chaque cas : quoi construire, puis les clics concrets dans Odoo.

Le niveau 1 est la victoire quotidienne rapide. Le niveau final est volontairement ambitieux pour montrer jusqu’où l’application peut monter quand l’architecture et les données restent propres.

Choisissez votre niveau, suivez les étapes numérotées dans une base de test, puis montez d’un cran quand le niveau précédent devient routinier.

1. Enregistrer votre première heure sur une tâche de projet Niveau 1 — Facile

Le niveau 1 est l’action Timesheets la plus simple : une personne enregistre une heure sur une tâche. Pas de grille, pas de minuteur, juste un enregistrement propre de ce qui a été fait aujourd’hui.

Comment faire dans Odoo :

1. Aller dans Timesheets, Ma feuille de temps, Nouveau.
2. Choisir le Projet puis la Tâche sur laquelle vous avez réellement travaillé ce matin.
3. Fixer la date (aujourd’hui) et le nombre d’heures (par exemple 1,5).
4. Ajouter une description d’une ligne pour que le client ou le manager comprenne le travail plus tard.
5. Enregistrer : la ligne est attachée à votre nom, à votre journée et au projet.

Résultat : Le vendredi, vous pouvez montrer précisément où est passé votre temps sans reconstruire un tableau depuis la mémoire à six heures du soir.

2. Remplir toute la semaine via la vue grille en deux minutes Niveau 2 — Facile

Le niveau 2 reste manuel mais introduit la vue grille : une ligne par tâche, une colonne par jour, fini les sept clics pour créer autant d’enregistrements.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir Timesheets, Ma feuille de temps, puis passer en Vue grille (bouton en haut à droite).
2. Ajouter une ligne par Projet et Tâche travaillés pendant la semaine.
3. Cliquer dans chaque case jour et taper les heures directement ; totaux ligne/colonne se mettent à jour automatiquement.
4. Utiliser Tab et les flèches pour naviguer comme dans un tableur.
5. Cliquer sur Enregistrer pour poster la semaine complète d’un coup, avec une description par ligne.

Résultat : La saisie hebdomadaire tombe de vingt clics à une seule grille remplie en deux minutes, même avec réunions et pauses.

3. Capturer le temps en direct avec le minuteur Niveau 3 — Facile

Le niveau 3 introduit le minuteur (Awesome Timesheet sur mobile, bouton Démarrer sur la fiche tâche web). Finies les approximations sur la durée des appels et revues.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir n’importe quelle tâche et cliquer sur Démarrer (icône du minuteur en haut à droite de la fiche).
2. Changer de tâche librement : le minuteur précédent s’arrête et un nouveau démarre sans perdre de minutes.
3. Cliquer sur Arrêter une fois le travail terminé ; Odoo crée automatiquement la ligne de timesheet liée à la bonne tâche et au bon projet.
4. Installer Awesome Timesheet sur votre téléphone pour utiliser le même minuteur hors‑ligne lors d’interventions chez le client.
5. Relire la journée dans Ma feuille de temps, ajuster les descriptions, puis soumettre en fin de journée.

Résultat : Les heures facturables ne sont plus arrondies à la baisse par peur de surfacturation ; le réel est capturé en live, pas reconstruit le vendredi.

4. Rendre un projet facturable et facturer au temps passé Niveau 4 — Moyen

Le niveau 4 transforme Timesheets d’un outil RH en moteur de facturation : marquez un projet comme facturable et laissez les heures saisies alimenter une facture sans ressaisie.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir le projet, onglet Paramètres, et passer la facturation sur Basée sur les feuilles de temps (Temps & Matériel).
2. Sur la commande client associée, ajouter un produit service dont la Politique de service est Basée sur les feuilles de temps.
3. L’équipe saisit les heures sur les tâches du projet pendant le mois, comme d’habitude.
4. Fin de mois : ouvrir la commande client puis cliquer sur Créer une facture, choisir Facture régulière.
5. Odoo récupère toutes les heures approuvées multipliées par le tarif, prêt à être envoyé au client d’un clic.

Résultat : L’écart entre heures travaillées et heures facturées disparaît, et la finance n’a plus besoin de courir après les chefs de projet le dernier jour du mois.

5. Facturer des jalons au prix fixe tout en suivant les heures réelles Niveau 5 — Moyen

Le niveau 5 couvre l’autre manière de facturer les services : le client paie un prix fixe par jalon, mais vous souhaitez garder la visibilité sur le temps réellement consommé.

Comment faire dans Odoo :

1. Sur le produit service, définir la Politique de service sur Prépayé ou Prix fixe et créer les jalons (Kickoff, Phase 1, Phase 2, Livraison).
2. Établir et confirmer la commande client avec le montant convenu par jalon.
3. L’équipe continue de saisir les heures réelles dans Timesheets bien que la facturation soit au prix fixe.
4. Lorsqu’un jalon est atteint, ouvrir la commande et cliquer sur Marquer comme livré pour facturer ce jalon.
5. Ouvrir l’aperçu du projet pour comparer le montant prévu aux heures et coûts réels par phase.

Résultat : Les ventes protègent le prix convenu côté client tandis que la delivery voit en temps réel si le projet reste rentable ou s’il commence à déraper.

6. Ajouter une approbation avant que les timesheets n’alimentent facturation ou paie Niveau 6 — Moyen

Le niveau 6 introduit de la gouvernance : aucune feuille de temps n’est facturée ni intégrée à la paie tant qu’un manager ne l’a pas validée — première étape où plusieurs personnes interviennent sur un même enregistrement.

Comment faire dans Odoo :

1. Aller dans Paramètres, Timesheets, et activer l’option Approbation des timesheets.
2. Sur la fiche employé, définir l’Approbateur des timesheets (responsable de département ou chef de projet).
3. Les employés saisissent leurs heures durant la semaine puis cliquent sur Soumettre depuis Ma feuille de temps.
4. Les approbateurs ouvrent Timesheets, À approuver, vérifient les heures par projet, puis approuvent ou renvoient avec un commentaire.
5. Les timesheets verrouillées alimentent ensuite la facturation et la paie ; rien de non approuvé n’atteint le client ou la finance.

Résultat : Les litiges sur qui a saisi quoi disparaissent car chaque ligne porte désormais le nom de l’approbateur et un horodatage avant de quitter l’équipe.

7. Préremplir les timesheets depuis les check‑in/out d’Attendances Niveau 7 — Difficile

Le niveau 7 est la promesse clé : de la présence au badge jusqu’à la facturation sans double saisie. Les heures réellement travaillées sont captées une fois au terminal et remontent automatiquement en timesheet.

Comment faire dans Odoo :

1. Installer l’application Attendances ; les employés pointent depuis une borne, le site web ou leur mobile.
2. Ouvrir Attendances, Reporting, et vérifier que les totaux journaliers correspondent bien à la présence réelle sur site.
3. Aller dans Paramètres, Timesheets, et activer Générer des timesheets depuis les Attendances (définir le projet par défaut).
4. Chaque jour, les heures de présence génèrent des lignes de timesheet brouillon sur le projet par défaut ou la dernière tâche utilisée.
5. L’employé n’ajuste alors que la répartition projet/tâche au lieu de retaper le total ; les approbateurs voient la variance entre attendance et timesheet.

Résultat : RH, paie et facturation projet partagent le même décompte d’heures, et l’écart « travaillé / saisi » se réduit sans besoin de contrôle permanent.

8. Exclure congés et jours fériés des rapports d’utilisation Niveau 8 — Difficile

Le niveau 8 corrige un biais fréquent des KPIs services : diviser les heures facturables par 40 alors que plusieurs consultants étaient en congé fausse les taux d’utilisation. Time Off et Timesheets corrigent cela ensemble.

Comment faire dans Odoo :

1. Installer Time Off ; configurer les types d’absence (Congé payé, Maladie, Jour férié) et le calendrier de travail par employé.
2. Approuver une demande de congé : Odoo crée automatiquement l’absence dans le calendrier.
3. Sur le projet Time Off, les jours d’absence s’enregistrent comme zéro heure facturable mais diminuent la capacité de travail.
4. Ouvrir Timesheets, Reporting, Utilisation pour voir Capacité, Travaillé, Facturable, avec les congés correctement retirés.
5. Épingler ce rapport dans un Spreadsheet que la finance et les RH consultent chaque mois : une source unique de vérité.

Résultat : L’utilisation n’inculpe plus les équipes pour les congés légitimes ; les managers comparent des consultants sur la même capacité réelle, pas sur des heures brutes.

9. Suivre budget vs réel par projet avec les comptes analytiques Niveau 9 — Difficile

Le niveau 9 élève Timesheets au niveau financier : chaque heure saisie poste sur un compte analytique et les chefs de projet voient la combustion budgétaire en direct, au lieu d’apprendre un dépassement au trimestre suivant.

Comment faire dans Odoo :

1. Comptabilité, Configuration, Comptes analytiques : créer un compte analytique par projet et le lier sur la fiche projet.
2. Pour chaque projet, définir un Budget (heures et coût) et un objectif de marge pour la mission.
3. Les heures saisies par l’équipe postent automatiquement sur le compte analytique au taux coût employé.
4. Ajouter une règle d’automatisation : lorsque le coût réel dépasse 80 % du budget, planifier une activité pour le chef de projet.
5. Ouvrir l’aperçu du projet pour lire Budget, Réel, Restant et Prévision en un seul écran, mis à jour à chaque enregistrement.

Résultat : Les chefs de projet cessent de découvrir les dépassements via la comptabilité et commencent à protéger la marge la semaine même où la combustion a lieu, quand des décisions sont encore efficaces.

Brancher comptes analytiques, budgets et automations d’alerte entre Project, Timesheets et Accounting est le type de prestation que Dasolo réalise dans le cadre d’un accompagnement partenaire pour que finance et delivery s’accordent sur des chiffres fiables.

10. Orchestrer toute la chaîne présence→facturation avec IA et tableaux de bord Niveau 10 — Expert

Le niveau 10 correspond à l’OS opérationnel décrit dans ce guide : un badge déclenche des timesheets propres, la facturation, les entrées paie, des KPIs d’utilisation et des descriptions assistées par IA, avec intervention humaine uniquement pour les exceptions.

Comment faire dans Odoo :

1. Attendances + Timesheets : les données de pointage écrivent des brouillons journaliers et une IA génère la description de travail en s’appuyant sur le calendrier et la dernière tâche touchée.
2. Projects + Ventes + Facturation : ordres en T&M et prix fixes coexistent ; la facturation mensuelle s’exécute d’un clic selon la politique de service du projet.
3. Time Off + Paie : les congés approuvés réduisent la capacité facturable et alimentent les règles d’heures supplémentaires selon la législation locale.
4. Automations + Helpdesk : une timesheet manquante déclenche un rappel à 17h et les approbations verrouillées publient automatiquement le justificatif dans le portail client.
5. Spreadsheet + Studio : un dashboard live suit pointages, soumis, approuvés, facturés et payés, rafraîchi en continu.
6. Qualité + alertes : une variance supérieure à 10 % entre attendance et timesheet, ou une combustion budgétaire au‑dessus de 90 %, alerte le manager concerné avec tout le contexte.

Résultat : Un seul flux remplace trois tableurs, deux outils RH et le rituel du vendredi soir ; finance, RH, delivery et clients lisent le même chiffre, avec traçabilité complète.

Concevoir les prompts IA, les règles de routage badge→facture, les alertes cross‑apps et le tableau de bord services en temps réel est l’architecture d’intégration que Dasolo propose en mode accompagnement. La plupart des équipes ont besoin d’appui pour câbler correctement ces éléments dès la première mise en production.

Quand l’aide d’un expert est pertinente

Si vos besoins se limitent aux niveaux 1 à 6, vous pouvez souvent réussir avec Odoo Timesheets standard, un pilote interne patient et une base de test où l’on accepte que l’on casse des choses sans conséquence.

À partir du niveau 7, les enjeux montent : workflows automatisés qui envoient des mails au mauvais client, champs Studio qui empêchent les montées de version, APIs qui cessent de synchroniser silencieusement à deux heures du matin.

Ce n’est pas un échec de votre équipe : c’est le signe que l’architecture, les tests et la gouvernance comptent réellement.

Faites appel à un partenaire lorsque vous avez besoin d’un design multi‑applications, de conformité pays, d’intégrations complexes ou d’un go‑live fixé par le conseil d’administration.

Travailler avec Dasolo

Dasolo accompagne les entreprises pour implémenter Odoo selon leurs processus réels : applications sur mesure, intégrations propres et formation qui reste après le départ des consultants.

Si votre feuille de route Timesheets inclut les cas d’usage avancés de ce guide, nous pouvons dresser un plan phasé : gains rapides d’abord, puis automatisations et intégrations avec propriétaires clairs et scripts de test.

Vous gardez la maîtrise du périmètre et du budget ; nous apportons l’expertise Odoo pour éviter que votre équipe n’apprenne des leçons coûteuses en production.

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