Intro — waar dit over gaat
Odoo Timesheets is ideaal voor bedrijven die tijd en resultaat verkopen. Projecten, urenregistraties, buitendienstbezoeken en helpdesktickets moeten samen één coherent beeld geven van klantverplichtingen en marge.
Als uitvoering en support in aparte tools zitten, keldert de benutting, worden SLA’s gemist en volgt de facturatie vaak pas weken na geleverde uren.
Timesheets verbindt taken, uren, materialen en klantcommunicatie zodat accountmanagers zonder achtervolgen van statusmails direct zien hoe de levering ervoor staat.
Bureaueigenaars, dienstverlenende partners en supportmanagers herkennen snel hoe deze voorbeelden aansluiten bij de manier waarop zij projecten en dossiers runnen.
Odoo Timesheets is ideaal voor bedrijven die tijd en resultaat verkopen. Projecten, urenregistraties, buitendienstbezoeken en helpdesktickets moeten samen één coherent beeld geven van klantverplichtingen en marge.
Dit artikel is een gerangschikte Top 10 van Niveau 1 (eenvoudig) tot Niveau 10 (expert). Elk niveau bevat concrete, genummerde stappen: wát je precies zou klikken in Odoo Timesheets.
Begin waar je team nu comfortabel mee is — niet op niveau 10 omdat dat indrukwekkend klinkt.
Lees eerst de uitdaging hierboven en open daarna het niveau dat bij je team vandaag past.
In deze gids vind je:
- Wat je van Odoo Timesheets mag verwachten binnen een standaard softwarestack
- Waar teams vandaag het meeste wrijving voelen (en waarom dat gebeurt)
- Tien use cases, van basisdiscipline tot geavanceerde strategieën
- Wanneer automatisaties of integraties het verstandig maken om een Odoo-partner in te schakelen
Het kernprobleem bedrijven tegenkomen
Een boze klant belt over een vertraagd project. Support, delivery en account management hebben elk hun eigen versie van de waarheid. Uren werden te laat gefactureerd, dus de marge leek oké tot iemand écht de cijfers optelde.
Project- en supportorganisaties verkopen tijd en resultaat, maar benutting en SLA’s worden vaak te laat gevolgd. De marge slinkt wanneer facturatie, levering en tickethistoriek niet op één tijdlijn staan.
Klinkt dit bekend? Teams lopen vaak vast op:
- Projecten die te laat starten omdat salescontext ontbreekt
- Supporttickets die niet gekoppeld zijn aan contracten of facturen
- Uren die achteraf worden ingevuld, wat de factureerbare marge aantast
Het goede nieuws: je hoeft niet alles tegelijk op te lossen. Kies één use case hieronder, draai die 30 dagen in Odoo Timesheets en meet welke verbeteringen optreden.
Top 10 Timesheets-use cases
Tien concrete use cases voor Odoo Timesheets, gerangschikt van Niveau 1 (snel te doen deze namiddag) tot Niveau 10 (gevorderd). Bij elk zie je: wat bouwen we, en welke klikken maak je in Odoo?
Niveau 1 is de snelle dagelijkse winst. Het laatste niveau is bewust ambitieus zodat je ziet hoe ver hetzelfde pakket kan opschalen als architectuur en data netjes blijven.
Kies je niveau, test de genummerde stappen in een testdatabase en schuif pas op zodra het vorige niveau routine is.
1. Noteer je eerste uur op een projecttaak Level 1 — Easy
Niveau 1 is de meest eenvoudige actie in Timesheets: één medewerker registreert één uur aan één taak. Geen rooster, geen timer, geen factuur—gewoon een betrouwbaar record van waar de dag aan opgegaan is.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Ga naar Timesheets > Mijn Timesheets > Nieuw.
- Kies het Project en daarna de Taak waaraan je deze ochtend hebt gewerkt.
- Stel de datum in (vandaag) en het aantal uren (bijv. 1,5).
- Voeg éénregelig commentaar toe zodat klant of manager later begrijpt wat er gebeurde.
- Opslaan: de regel staat vast op jouw naam, jouw dag en jouw project.
Wat levert het op: Aan het einde van de week kun je exact aantonen waar de tijd naartoe ging, zonder ’s avonds nog spreadsheets samen te moeten knutselen.
2. Vul een volledige week in via het grid in twee minuten Level 2 — Easy
Niveau 2 blijft handmatig maar introduceert de grid-weergave: één rij per taak en één kolom per dag — geen zeven keer op Nieuw klikken meer.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Open Timesheets > Mijn Timesheets en schakel rechtsboven naar Grid-weergave.
- Voeg per project en taak één rij toe die je deze week hebt aangeraakt.
- Klik in elke dagcel en typ de uren direct; rijn- en kolomsaldi werken realtime mee.
- Gebruik Tab en pijltjestoetsen om snel tussen cellen te springen, net als in een spreadsheet.
- Klik Opslaan en de hele week wordt in één keer gepost, met één omschrijving per rij.
Wat levert het op: Wekelijkse invoer gaat van tientallen klikjes naar één overzicht dat je in twee minuten invult, zelfs met pauzes en meetings.
3. Leg uren realtime vast met de timer Level 3 — Easy
Niveau 3 introduceert de timer (op mobiel ‘Awesome Timesheet’, in de webapp de Start-knop). Je stopt met raden hoelang calls en reviews echt duurden.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Open een taak en klik op Start (timer-icoon rechtsboven in het taakformulier).
- Verspring naar andere taken wanneer nodig: de vorige timer stopt en de nieuwe start, zonder minutenverlies.
- Klik Stop als je klaar bent; Odoo maakt automatisch een timesheetregel op de juiste taak en het juiste project.
- Installeer Awesome Timesheet op je telefoon om offline te timen tijdens klantbezoeken.
- Bekijk de dag in Mijn Timesheets, pas omschrijvingen aan en dien in tegen vijf uur.
Wat levert het op: Factureerbare uren worden niet meer afgerond naar beneden omdat mensen geen teveel wilden factureren; de werkelijke tijd wordt live vastgelegd.
4. Maak een project factureerbaar en factureer op tijd en materialen Level 4 — Medium
Niveau 4 transformeert Timesheets van een HR-tool naar een factureringsmotor: markeer een project als factureerbaar en laat geregistreerde uren rechtstreeks in de factuur lopen.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Open het project > Instellingen > zet facturatie op Gebaseerd op uren (Time and Materials).
- Op de bijbehorende Verkooporder voeg je een serviceproduct toe dat als Servicebeleid ‘Gebaseerd op uren’ heeft.
- Het team logt uren op projecttaken gedurende de maand, zoals gewend.
- Eind van de maand: open de Verkooporder en klik Maak Factuur, kies Reguliere factuur.
- Odoo haalt alle goedgekeurde uren op en rekent ze uit volgens tarief, klaar om naar de klant te sturen met één klik.
Wat levert het op: De kloof tussen gewerkte en gefactureerde uren verdwijnt en finance hoeft projectmanagers niet meer te jagen op de laatste dag van de maand.
5. Factureer per vaste mijlpaal en volg toch werkelijke uren Level 5 — Medium
Niveau 5 behandelt contracten met vaste betalingen per mijlpaal, terwijl delivery blijft bijhouden hoeveel uren effectief opgingen.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Bij het serviceproduct zet je het Servicebeleid op Prepaid of Vaste Prijs en definieer je mijlpalen (Kick-off, Fase 1, Fase 2, Oplevering).
- Offerte en Verkooporder bevestigen met het afgesproken bedrag per mijlpaal.
- Het team blijft reële uren registreren in Timesheets, ook al is de facturatie vast.
- Bij afronding van een mijlpaal open je de order en klik je Markeer als Geleverd om die mijlpaal te factureren.
- Open het projectoverzicht om geplande bedragen naast werkelijke uren en kosten per fase te vergelijken.
Wat levert het op: Sales beschermt de afgesproken prijs voor de klant, terwijl delivery realtime inzage heeft of het project nog winstgevend is of heimelijk in verlies glijdt.
6. Voeg goedkeuring toe vóór facturatie of payroll Level 6 — Medium
Niveau 6 voegt governance toe: geen enkele timesheet wordt gefactureerd of uitbetaald zonder review door een manager; dit is het eerste niveau dat meerdere personen per record betrekt.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Ga naar Instellingen > Timesheets en schakel Timesheetgoedkeuringen in.
- Leg per medewerker vast wie de Timesheet-approver is (afdelingsmanager of projectleider).
- Medewerkers loggen uren tijdens de week en klikken op Indienen in Mijn Timesheets.
- Approvers openen Timesheets > Ter goedkeuring, checken uren per project en keuren goed of sturen terug met commentaar.
- Geverifieerde timesheets worden geblokkeerd en voeden facturatie en payroll; niets zonder goedkeuring gaat naar klant of finance.
Wat levert het op: Discussies over wie wat heeft geregistreerd verdwijnen omdat elke regel een goedkeurder en timestamp draagt voordat die de organisatie verlaat.
7. Prefill timesheets vanuit Aanwezigheidsregistratie Level 7 — Hard
Niveau 7 is precies wat dit artikel belooft: van klok-in tot factuur zonder dubbel werk. Fysieke aanwezigheid wordt éénmaal vastgelegd en stroomt automatisch door naar de urenstaten.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Installeer de Attendances-app; medewerkers klokken in en uit via een kiosk, de website of hun telefoon.
- Open Attendances > Rapportering en verifieer dat dagelijkse totalen overeenkomen met de aanwezigheid op locatie.
- Ga naar Instellingen > Timesheets en schakel Genereren van timesheets uit Attendances in (stel een standaardproject in).
- Elke dag creëren de geregistreerde uren concept-timesheetregels op het standaardproject of de laatst gebruikte taak.
- De medewerker hoeft alleen de verdeling over projecten/taken aan te passen in plaats van het totale aantal opnieuw te typen; approvers zien aanwezigheid versus timesheet afwijking.
Wat levert het op: HR, payroll en projectfacturatie werken met exact hetzelfde urengetal, en het gat tussen gewerkte en geregistreerde uren sluit zonder dat iemand het team moet controleren.
8. Houd verlof en feestdagen buiten benuttingsrapporten Level 8 — Hard
Niveau 8 repareert een sluipend probleem in services-KPI’s: benutting berekenen op volle capaciteit terwijl veel consultants op verlof waren, geeft verkeerde inzichten. Time Off en Timesheets samen lossen dat op.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Installeer Time Off; configureer verloftypes (Betaald verlof, Ziekte, Feestdag) en stel per medewerker de werkkalender in.
- Keuring van een verlooraanvraag: Odoo plaatst de afwezigheid automatisch in de kalender.
- Op het Time Off-project worden verlofdagen geboekt als nul factureerbare uren maar verlagen ze de werkbare capaciteit.
- Open Timesheets > Rapportering > Utilization om Capaciteit, Gewerkte uren en Factureerbare uren te zien, met verlof correct verwijderd.
- Pin dit rapport in een Spreadsheet die finance en HR maandelijks reviewen — één enkele bron van waarheid.
Wat levert het op: Benutting straft teams niet langer omdat ze het verlof opnemen waarop ze recht hebben, en managers vergelijken consultants op gelijke capaciteit in plaats van puur op ruwe uren.
9. Volg budget versus realiteit per project met analytische boekhouding Level 9 — Hard
Niveau 9 tilt Timesheets naar finance-niveau: elk geregistreerd uur boekt op een analytische rekening, zodat projectmanagers de budgetverbranding live volgen in plaats van overruns pas achteraf te ontdekken.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Accounting > Configuratie > Analytische rekeningen: maak voor elk project een analytische rekening en koppel die aan het projectrecord.
- Stel per project een Budget (uren en kosten) en een Gewenste marge in voor de opdracht.
- Door het team geregistreerde uren boeken automatisch op de analytische rekening tegen kostprijs van de medewerker.
- Voeg een automatiseringsregel toe: wanneer de werkelijke kosten 80% van het budget overschrijven, plan dan een activiteit voor de projectmanager.
- Open het projectoverzicht om Budget, Werkelijk, Restant en Forecast in één overzicht te lezen, bij elke save vernieuwd.
Wat levert het op: Projectmanagers ontdekken overruns niet meer via de controller, maar grijpen in dezelfde week in wanneer de burn nog corrigeerbaar is.
Het koppelen van analytische rekeningen, budgetten en overrun-automatiseringen over Project, Timesheets en Accounting heen is precies het soort cross-app traject dat Dasolo als partner begeleidt, zodat finance en delivery op dezelfde cijfers vertrouwen.
10. Draai de volledige keten van aanwezigheid tot facturatie met AI en dashboards Level 10 — Expert
Niveau 10 is het operationele hart dat dit stuk belooft: één keer badge-in en je krijgt schone timesheets, facturatie-inputs, payrolldata, benuttingsrapporten en AI-gegenereerde omschrijvingen — mensen grijpen alleen in bij uitzonderingen.
Zo pak je het aan in Odoo:
- Attendances + Timesheets: badgegegevens schrijven dagelijkse conceptregels en een AI vult de werkomschrijving op basis van agenda en laatst gebruikte taak.
- Projecten + Sales + Facturatie: T&M en vaste prijsorders bestaan naast elkaar; maandelijkse facturatie loopt met één klik volgens het juiste servicebeleid per project.
- Time Off + Payroll: goedgekeurd verlof verlaagt factureerbare capaciteit en voedt overurenregels per land.
- Automatisaties + Helpdesk: ontbrekende timesheets triggeren een herinnering om 17u en geblokkeerde goedkeuringen verschijnen automatisch in het klantenportaal.
- Spreadsheet + Studio: een live-dashboard volgt aanwezig, ingediend, goedgekeurd, gefactureerd en betaald, met updates per minuut.
- Kwaliteit + alerts: afwijkingen >10% tussen aanwezigheid en timesheet of budgetverbranding >90% schalen door naar de juiste manager met volledige context.
Wat levert het op: Eén proces vervangt drie spreadsheets, twee HR-tools en de vrijdagavond-paniek; finance, HR, delivery en klanten werken allemaal met precies hetzelfde uur met volledige traceerbaarheid.
Het ontwerpen van de AI-prompts, de badge-naar-factuur routingregels, de cross-app variantie-alerts en het live services-dashboard is precies de integratiearchitectuur die Dasolo als partner levert. De meeste teams hebben externe hulp nodig om dit de eerste keer correct te bedraden.
Wanneer externe expertise zinvol is
Past jouw organisatie binnen niveaus 1–6? Dan kom je vaak al ver met standaard Odoo Timesheets, een geduldige interne eigenaar en een sandbox waar men veilig kan testen en fouten mag maken.
Vanaf niveau 7 stijgen de risico’s: workflows die per ongeluk de verkeerde klant mailen, Studio-velden die upgrades blokkeren of API’s die om twee uur ’s nachts stoppen met synchroniseren.
Dat wijst niet op falen van je team maar op het feit dat architectuur, testen en governance belangrijk worden.
Schakel een partner in als je een multi-app ontwerp, land-specifieke compliance, complexe integraties of een board-geplande go-live datum hebt.
Samenwerken met Dasolo
Dasolo helpt bedrijven Odoo te implementeren zoals zij écht werken: maatwerkapps, nette integraties en training die blijft hangen als de consultants weg zijn.
Als je Timesheets-roadmap de geavanceerde use cases in deze gids bevat, kunnen wij een gefaseerd traject uittekenen: eerst snel rendement, daarna automatisatie en integraties met duidelijke eigenaars en testscenario’s.
Jullie houden de regie over scope en budget; wij brengen de Odoo-kennis zodat je team geen dure lessen in productie leert.
Plan een gratis consult: