Introduzione
Odoo Timesheets è pensato per chi vende competenze e risultati: progetti, fogli ore, visite in campo e ticket di assistenza devono raccontare la stessa storia su impegno verso il cliente e margini.
Se consegna e supporto vivono su strumenti diversi, l’utilizzo cala, gli SLA saltano e le fatture arrivano settimane dopo aver svolto il lavoro.
I timesheet collegano attività, tempo, materiali e comunicazione col cliente così il responsabile commerciale vede lo stato di consegna senza inseguire mille email di aggiornamento.
Proprietari di agenzie, team di servizi professionali e responsabili assistenza possono riconoscere questi scenari nelle modalità con cui già gestiscono i progetti.
Odoo Timesheets è pensato per chi vende competenze e risultati: progetti, fogli ore, visite in campo e ticket di assistenza devono raccontare la stessa storia su impegno verso il cliente e margini.
Questo articolo propone una Top 10 ordinata dal Livello 1 (semplice) al Livello 10 (avanzato). Ogni livello include passaggi numerati: cosa cliccheresti realmente in Odoo Timesheets.
Inizia da dove ti senti a tuo agio, non dal livello 10 solo perché fa scena.
Leggi prima la sezione sulla difficoltà, poi apri il livello che corrisponde al tuo team oggi.
In questa guida troverai:
- Il ruolo che Odoo Timesheets ricopre in uno stack aziendale tipico
- Dove le squadre incontrano più attrito oggi (e perché)
- Dieci casi d’uso ordinati dal comportamento disciplinato all’approccio strategico
- Quando automazioni o integrazioni giustificano l’intervento di un partner Odoo
La difficoltà principale
Un cliente chiama furioso per un progetto in ritardo. Supporto, delivery e account management raccontano versioni diverse. Le ore sono state fatturate in ritardo e il margine è risultato corretto solo dopo aver ricontato.
Aziende che vendono servizi e supporto fatturano tempo e risultati, ma spesso l’utilizzo e gli SLA vengono tracciati in ritardo. Il margine si erode quando fatture, consegne e storico ticket non condividono la stessa linea temporale.
Sembra familiare? Di solito le squadre si scontrano con questi problemi:
- Progetti avviati in ritardo perché al delivery manca il contesto commerciale
- Ticket di assistenza non collegati a contratti o fatture
- Ore registrate a posteriori, con impatto sul margine fatturabile
La buona notizia: non serve un progetto mastodontico per risolvere tutto. Scegli un caso d’uso qui sotto, provalo per 30 giorni su Odoo Timesheets e misura i miglioramenti.
Top 10 dei casi d’uso per Timesheets
Dieci casi d’uso per Odoo Timesheets, classificati dal Livello 1 (facile, attuabile oggi pomeriggio) al Livello 10 (avanzato). Per ogni caso spieghiamo cosa costruire e quali click fare in Odoo.
Il Livello 1 è la vittoria quotidiana rapida. L’ultimo livello è volutamente ambizioso per mostrarti fino a che punto la stessa app può scalare se dati e architettura restano ordinati.
Scegli il livello giusto, segui i passaggi numerati in un database di test e sali di livello quando il precedente diventa banale.
1. Registra la tua prima ora su un task di progetto Livello 1 — Facile
Il Livello 1 è l’azione più semplice: una persona registra un’ora su un task. Niente timer, niente griglie complesse, solo un dato pulito su dove è andata la giornata.
Come farlo in Odoo:
- Vai in Timesheets, My Timesheets, Nuovo.
- Seleziona il Progetto e il Task su cui hai lavorato stamattina.
- Imposta la data (oggi) e le ore (per esempio 1.5).
- Aggiungi una descrizione in una riga così cliente o manager capiscono il lavoro in seguito.
- Salva: la voce è registrata a tuo nome, per la giornata e il progetto specifico.
Vantaggio: Venerdì puoi mostrare con precisione dove è andata la settimana senza ricostruire fogli da memoria a tarda sera.
2. Compila una settimana intera con la vista a griglia in due minuti Livello 2 — Facile
Il Livello 2 resta manuale ma introduce la vista a griglia: una riga per task, una colonna per giorno, niente più clic ripetuti per ogni inserimento.
Come farlo in Odoo:
- Apri Timesheets, My Timesheets e passa alla vista Grid (toggle in alto a destra).
- Aggiungi una riga per ogni Progetto e Task toccato durante la settimana.
- Clicca nelle celle dei giorni e inserisci le ore direttamente; i totali aggiornano automaticamente.
- Usa Tab e frecce per muoverti tra le celle come in un foglio di calcolo.
- Clicca Salva: tutta la settimana viene pubblicata in un colpo solo, con una descrizione per riga.
Vantaggio: L’inserimento settimanale passa da venti clic a una griglia che riempi in due minuti, anche contando pause e riunioni.
3. Registra il tempo in tempo reale con il timer Livello 3 — Facile
Il Livello 3 introduce il timer, che su mobile si chiama Awesome Timesheet e sul web è il pulsante Start. Così smetti di indovinare la durata reale di chiamate e revisioni.
Come farlo in Odoo:
- Apri un task qualsiasi e clicca Start (icona timer in alto a destra sulla scheda del task).
- Cambia task liberamente: il timer precedente si ferma e parte quello nuovo senza perdere minuti.
- Clicca Stop a fine attività; Odoo crea automaticamente la riga timesheet sul task e progetto corretti.
- Installa Awesome Timesheet sul telefono per usare lo stesso timer offline durante le visite clienti.
- Rivedi la giornata in My Timesheets, modifica descrizioni e poi invia a fine giornata.
Vantaggio: Le ore fatturabili non vengono più arrotondate per difetto: il tempo reale è catturato live, non ricostruito al venerdì.
4. Rendere un progetto fatturabile e fatturare a consumo (time & materials) Livello 4 — Medio
Il Livello 4 trasforma Timesheets da strumento HR a motore di fatturazione: marca un progetto come fatturabile e lascia che le ore registrate finiscano automaticamente in fattura.
Come farlo in Odoo:
- Apri il progetto, scheda Impostazioni, e imposta la Fatturazione su Basata su Timesheets (Time and Materials).
- Sull’Ordine di Vendita collegato aggiungi un prodotto servizio con Politica di Servizio Basata su Timesheets.
- Il team continua a registrare le ore sui task del progetto durante il mese.
- A fine mese: apri l’Ordine di Vendita e clicca Crea Fattura, scegli Fattura Regolare.
- Odoo raccoglie tutte le ore approvate moltiplicate per la tariffa, pronte per essere inviate con un clic.
Vantaggio: Il divario tra ore lavorate e ore fatturate si annulla e la finanza smette di inseguire i project manager l’ultimo giorno del mese.
5. Fatturare a milestone a prezzo fisso tracciando ore reali Livello 5 — Medio
Il Livello 5 copre l’altro modello: il cliente paga importi fissi per milestone, ma la delivery deve vedere se le ore preventivate raddoppiano.
Come farlo in Odoo:
- Sul prodotto servizio imposta la Politica di Servizio su Prepagato o Prezzo Fisso e definisci le milestone (Kickoff, Fase 1, Fase 2, Consegna).
- Qualifica e conferma l’Ordine di Vendita con gli importi concordati per ogni milestone.
- Il team continua a registrare le ore reali su Timesheets anche se la fatturazione è a prezzo fisso.
- Quando una milestone è raggiunta, apri l’ordine e clicca Segna come Consegnato per fatturare quella milestone.
- Apri la panoramica del progetto per confrontare importo pianificato, ore effettive e costo per fase.
Vantaggio: Il commerciale conserva il prezzo promesso al cliente mentre la delivery monitora in tempo reale se il progetto resta profittevole.
6. Aggiungere un passaggio di approvazione prima che i timesheet vadano in fattura o in payroll Livello 6 — Medio
Il Livello 6 introduce governance: nessuna timesheet viene fatturata o pagata prima della revisione manageriale; è il primo livello che coinvolge più persone per record.
Come farlo in Odoo:
- Vai in Impostazioni, Timesheets e attiva le Approvazioni delle Timesheet.
- Su ogni scheda dipendente imposta l’Approvatore delle Timesheet (responsabile di dipartimento o lead di progetto).
- I dipendenti registrano ore durante la settimana e cliccano Invia da My Timesheets.
- Gli approvatori aprono Timesheets, Da Approvare, rivedono le ore per progetto e approvano o rimandano con un commento.
- Le timesheet bloccate alimentano fatturazione e payroll; nulla pre-approvato raggiunge il cliente o la finanza.
Vantaggio: Le dispute su chi ha segnato cosa scompaiono: ogni riga porta il nome dell’approvatore e il timestamp prima di uscire dal team.
7. Precompilare le timesheet da rilevazioni di presenza check-in/check-out Livello 7 — Difficile
Il Livello 7 è la promessa centrale: dalla timbratura alla fattura senza doppia immissione. Le ore lavorate sono catturate alla fonte e fluiscono automaticamente nel timesheet.
Come farlo in Odoo:
- Installa l’app Attendances; i dipendenti timbrano da un chiosco, dal sito web o dal telefono.
- Apri Attendances, Reportistica, e conferma che i totali giornalieri corrispondono alla presenza reale in sede.
- Vai in Impostazioni, Timesheets e abilita Genera Timesheet da Attendances (imposta il progetto predefinito).
- Ogni giorno le ore timbrate creano righe timesheet in bozza sul progetto predefinito o sull’ultimo task usato.
- Il dipendente si limita a correggere la suddivisione tra progetto e task invece di riscrivere il totale; gli approvatori vedono la varianza tra presenza e timesheet.
Vantaggio: HR, payroll e fatturazione leggono lo stesso numero di ore e il gap “lavorato 8, registrato 6” si chiude senza controllori esterni.
8. Escludere permessi e festività dai report di utilizzo Livello 8 — Difficile
Il Livello 8 risolve un’insidia nelle KPI dei servizi: dividere ore fatturabili per 40 quando metà del team è in ferie falsifica l’utilizzo. Time Off e Timesheets risolvono il problema.
Come farlo in Odoo:
- Installa Time Off; configura i tipi di assenza (Ferie Retribuite, Malattia, Festività) e il calendario di lavoro per ogni dipendente.
- Approva una richiesta di permesso: Odoo crea l’assenza sul calendario automaticamente.
- Sul progetto Time Off i giorni di assenza vengono registrati come zero ore fatturabili ma riducono la capacità lavorativa.
- Apri Timesheets, Reportistica, Utilizzo per vedere Capacità, Lavorato, Fatturabile con le assenze correttamente escluse.
- Fissa il report in uno Spreadsheet che finanza e HR rivedono ogni mese: una fonte unica di verità.
Vantaggio: L’utilizzo non penalizza chi prende i permessi dovuti e i manager confrontano i consulenti sulla stessa capacità, non sulle ore lorde.
9. Tracciare budget vs reale per progetto con contabilità analitica Livello 9 — Difficile
Il Livello 9 porta Timesheets nel dominio della contabilità: ogni ora loggata viene imputata a un conto analitico e i project manager vedono il consumo del budget in tempo reale.
Come farlo in Odoo:
- Contabilità, Configurazione, Conti Analitici: crea un conto analitico per progetto e collegalo alla scheda progetto.
- Su ogni progetto imposta un Budget (ore e costo) e un obiettivo di Margine per l’incarico.
- Le ore registrate vengono contabilizzate automaticamente sul conto analitico al costo dipendente.
- Aggiungi una regola di Automazione: quando il costo reale supera l’80% del budget, programma un’attività per il project manager.
- Apri la panoramica del progetto per leggere Budget, Reale, Residuo e Forecast in un unico posto, aggiornato a ogni salvataggio.
Vantaggio: I project manager smettono di scoprire sfori in ritardo e possono difendere il margine nella stessa settimana del consumo, quando si può ancora intervenire.
Collegare conti analitici, budget e automazioni di overrun tra Project, Timesheets e Accounting è il tipo di intervento che Dasolo segue come engagement guidato da partner, così finanza e delivery condividono i numeri.
10. Eseguire l’intera pipeline da presenze a fatturazione con AI e dashboard Livello 10 — Esperto
Il Livello 10 è il sistema operativo che promette l’articolo: una timbratura genera timesheet puliti, input per payroll, report di utilizzo e descrizioni assistite dall’AI; gli umani intervengono solo sui casi eccezionali.
Come farlo in Odoo:
- Attendances + Timesheets: i dati di badge scrivono righe giornaliere in bozza e un’AI compila la descrizione del lavoro dal calendario e dall’ultimo task toccato.
- Projects + Sales + Invoicing: ordini T&M e a prezzo fisso convivono; la fatturazione mensile avviene con un clic secondo la politica di servizio del progetto.
- Time Off + Payroll: i permessi approvati riducono la capacità fatturabile e alimentano regole di straordinario per paese.
- Automazioni + Helpdesk: una timesheet mancante genera un promemoria alle 17:00 e le approvazioni bloccate vengono pubblicate automaticamente sul portale cliente.
- Spreadsheet + Studio: una dashboard live monitora ore timbrate, inviate, approvate, fatturate e pagate, aggiornata ogni minuto.
- Qualità + alert: varianze oltre il 10% tra timbratura e timesheet, o burn rate di budget oltre il 90%, scalano automaticamente al manager giusto con tutto il contesto.
Vantaggio: Una pipeline sostituisce tre fogli di calcolo, due strumenti HR e le routine del venerdì sera; finanza, HR, delivery e clienti leggono la stessa ora con completa tracciabilità.
Progettare i prompt AI, le regole di instradamento badge‑to‑invoice, gli alert cross‑app e la dashboard live è l’architettura d’integrazione che Dasolo offre come engagement guidato da partner. La maggior parte dei team ha bisogno di supporto per cablare correttamente questi elementi al primo colpo.
Quando conviene l’aiuto esperto
Se i livelli da 1 a 6 descrivono la tua realtà, spesso basta Odoo Timesheets standard, un owner interno paziente e un sandbox dove sperimentare in sicurezza.
Dal livello 7 in su aumentano i rischi: workflow automatizzati che inviano email al cliente sbagliato, campi Studio che impediscono gli upgrade, API che smettono di sincronizzare stock alle 2 di notte.
Non è un fallimento del team: è un segnale che architettura, test e governance diventano rilevanti.
Coinvolgi un partner quando ti servono disegni multi‑app, compliance paese‑specifiche, integrazioni complesse o una data di go‑live fissata dal board.
Lavora con Dasolo
Dasolo aiuta le aziende a implementare Odoo come lavorano davvero: app su misura, integrazioni pulite e formazione che resta anche dopo la partenza dei consulenti.
Se la tua roadmap Timesheets include i casi avanzati di questa guida, possiamo mappare un piano a fasi: quick win iniziali, poi automazioni e integrazioni con owner chiari e test script definiti.
Tu mantieni il controllo di scope e budget; noi portiamo profondità Odoo così il tuo team non impara lezioni costose in produzione.
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