Odoo Project : Gérer Tâches, Étapes, Collaboration et Rentabilité

Introduction

Odoo Project accompagne les entreprises qui vendent du savoir-faire et des résultats : projets, feuilles de temps, interventions sur le terrain et tickets d’assistance doivent former un récit unique sur l’engagement client et la marge.

Quand l’exécution et le support se déroulent dans des outils séparés, l’utilisation chute, les SLA sont manqués et la facturation arrive des semaines après la réalisation du travail.

Un projet relie tâches, temps passé, pièces et échanges clients : le responsable de compte voit l’état de livraison sans courir après des emails de statut.

Patrons d’agence, équipes de services professionnels et responsables support pourront rattacher ces cas d’usage à leurs façons déjà établies de piloter les missions.

Project fait partie de l’ERP modulaire Odoo. Les équipes l’adoptent quand elles veulent des responsabilités claires, des processus reproductibles et un historique consultable plutôt que des messages isolés et des tableurs hors ligne.

Ce guide présente un Top 10 classé du niveau 1 (simple) au niveau 10 (expert). Chaque niveau contient des étapes numérotées indiquant concrètement les clics à faire dans Odoo Project.

Commencez par ce qui vous convient — pas par le niveau 10 juste parce que ça impressionne.

Lisez d’abord la section "Le constat", puis ouvrez le niveau qui correspond à votre maturité actuelle.

Ce que vous trouverez dans ce guide :

• Le rôle d’Odoo Project dans un système d’entreprise type
• Les points de friction les plus fréquents aujourd’hui (et pourquoi)
• Dix cas d’usage classés, de la discipline de base à la stratégie avancée
• Quand l’automatisation ou les intégrations justifient l’intervention d’un partenaire Odoo

Le constat

Un client appelle furieux à cause d’un retard : support, delivery et gestion de compte ont chacun leur propre version des faits. Le temps a été facturé tard, si bien que la marge n’apparaît correcte qu’après recalcul.

Les sociétés qui vendent du temps et des résultats voient souvent l’utilisation et les SLA mesurés trop tard. La marge fond quand facturation, livraison et historique des tickets ne partagent pas la même chronologie.

Vous reconnaissez cette situation ? Les équipes butent souvent sur :

• Des projets démarrés en retard faute de contexte commercial partagé
• Des tickets de support non reliés aux contrats ou aux factures
• Du temps saisi après coup, qui grignote la marge facturable

La bonne nouvelle : pas besoin d’un basculement total. Choisissez un cas d’usage ci-dessous, testez-le 30 jours dans Odoo Project et mesurez l’impact.

Top 10 des cas d’usage Project

Dix cas pratiques pour Odoo Project, rangés du Niveau 1 (facile, à mettre en place cet après-midi) au Niveau 10 (expert). Pour chaque cas : que construire et quelles actions concrètes dans Odoo.

Le Niveau 1 est la victoire rapide du quotidien. Le dernier niveau est volontairement ambitieux pour montrer jusqu’où l’application peut monter quand l’architecture et les données restent propres.

Choisissez votre niveau, suivez les étapes numérotées dans une base de test, puis montez d’un cran quand le précédent devient trop simple.

1. Créer votre premier projet avec trois tâches Niveau 1 — Facile

Le Niveau 1 est l’action Project la plus élémentaire : un utilisateur, un projet, trois tâches. Pas d’automatisation ni d’intégration, juste un kanban sans papier pour remplacer les post‑it et les fils d’email.

Comment faire dans Odoo :

1. Installer l’app Project, ouvrir Project, Nouveau Projet, donner un nom (par exemple Refonte site web) et fixer une date limite.
2. Dans le projet, cliquer Nouvelle Tâche, saisir un titre, choisir un Responsable et définir une Date d’échéance.
3. Répéter pour deux tâches supplémentaires afin d’afficher trois cartes dans la colonne À faire du kanban.
4. Ouvrir une tâche et saisir une brève Description ; taper @ dans le fil de discussion pour mentionner un collègue qui doit intervenir.
5. Glisser chaque tâche vers Terminé au fur et à mesure ; la barre de progression du kanban se met à jour automatiquement.

Résultat : Un kanban partagé remplace tableurs épars, post‑it et messages, et un nouvel arrivant comprend le travail en quelques minutes.

2. Construire un flux de travail par étapes avec glisser‑déposer Niveau 2 — Facile

Le Niveau 2 ajoute les Stages, la couche workflow de Project. Une liste plate devient un processus visible que toute l’équipe lit d’un coup d’œil, sans réunion d’alignement hebdomadaire.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir le projet, cliquer sur la roue dentée en haut du kanban, puis Configurer les étapes.
2. Créer les étapes Backlog, En cours, À valider, Bloqué, Terminé et cocher Réduit sur Terminé pour que les tâches closes se replient.
3. Définir l’état automatique par étape (À valider = Prêt, Bloqué = Bloqué) afin que les pastilles de statut reflètent la réalité.
4. Glisser une tâche du Backlog vers En cours quand le travail démarre, puis vers À valider lors du passage de relais.
5. Enregistrer cette configuration comme défaut pour les nouveaux projets similaires via Project, Configuration, Project Stages.

Résultat : Tout le monde lit le même processus en un coup d’œil et les standups deviennent des moments de décision plutôt que de simple reporting.

3. Basculer le même projet entre kanban, liste, calendrier et gantt Niveau 3 — Facile

Le Niveau 3 exploite la vue multi‑formats de Project : les mêmes données de tâche s’affichent différemment selon le rôle, sans export ni manipulation séparée.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir le projet, utiliser le sélecteur de vue en haut à droite et choisir Gantt pour placer dépendances et échéances sur une chronologie.
2. Passer à Calendrier pour voir les tâches par rapport aux jours ouvrés et aux congés approuvés de l’équipe.
3. Utiliser la Vue Liste pour des modifications en masse — par exemple changer dix échéances ou dix responsables en une sélection.
4. Rester sur Kanban pour le standup matinal, trié par Priorité avec l’étoile des tâches critiques en haut.
5. Sauvegarder le filtre et la vue préférés comme Favori pour y accéder en un clic le lendemain.

Résultat : Chaque rôle consulte la même base de données selon son angle métier, et le fichier de suivi du vendredi disparaît définitivement.

4. Collaborer sur une tâche avec le fil de discussion, mentions et fichiers partagés Niveau 4 — Moyen

Le Niveau 4 fait de Project le lieu unique de collaboration sur un livrable : fil de discussion, @mentions, aperçu de fichiers et notes vocales remplacent une grande partie des emails et messages instantanés.

Comment faire dans Odoo :

1. Ouvrir une tâche et rédiger un court résumé dans le champ Description, puis cliquer Enregistrer.
2. Dans le chatter en bas, taper @ suivi du nom d’un collègue pour le notifier dans Discuss et par email.
3. Glisser‑déposer un fichier dans le chatter ; Odoo affiche un aperçu des PDFs, images et tableurs directement dans la tâche.
4. Ouvrir le panneau Followers et ajouter les bonnes personnes pour que chaque mise à jour leur soit envoyée automatiquement.
5. Sur mobile, enregistrer une note vocale de 30 secondes dans le chatter pour une équipe de nuit, horodatée et accessible.

Résultat : Un fil par tâche remplace la boucle email‑chat et les nouveaux arrivants lisent l’historique complet d’un livrable en quelques minutes.

5. Enregistrer un modèle de projet pour des missions répétables Niveau 5 — Moyen

Le Niveau 5 utilise les Templates de projet : chaque projet similaire démarre déjà structuré. Les consultants sont facturables dès le premier jour et la méthode est uniforme dans l’équipe.

Comment faire dans Odoo :

1. Project, Nouveau, nommer le modèle Standard Onboarding TEMPLATE, puis ajouter les tâches typiques avec des dates relatives réalistes.
2. Sur chaque tâche, définir des Assignations par rôle (Account Manager, Consultant) plutôt que des personnes nommées.
3. Marquer le projet comme Template dans ses paramètres et décocher Afficher sur le tableau de bord pour le garder hors des vues quotidiennes.
4. Pour un nouveau client, cliquer Nouveau, Copier depuis le Template, puis définir la date de début ; les échéances relatives s’ajustent automatiquement.
5. Taguer le template (Onboarding, Migration, Audit) pour pouvoir segmenter facilement ces projets dans les rapports.

Résultat : Les projets démarrent configurés, le temps de montée en charge chute et la même méthode est appliquée à tous sans ressaisie.

6. Suivre les heures facturables sur les tâches avec les Timesheets Niveau 6 — Moyen

Le Niveau 6 relie Project aux Feuilles de temps afin que les heures réellement travaillées remplacent les estimations et que la facturation reflète la réalité, protégeant ainsi la marge.

Comment faire dans Odoo :

1. Installer Timesheets, puis dans le projet cocher Autoriser les feuilles de temps et sélectionner le Client dans les paramètres du projet.
2. Sur chaque tâche, renseigner les Heures Estimées (le budget prévu) et lier la ligne produit du Bon de commande si le projet est facturable.
3. Les membres déclenchent le minuteur dans l’appli mobile au début du travail et l’arrêtent à la fin ; la saisie se rattache automatiquement à la tâche.
4. Chaque vendredi, chacun soumet sa feuille hebdomadaire via Mes Feuilles de Temps, Soumettre au manager.
5. Le manager ouvre Approuver les feuilles de temps, compare la semaine aux heures estimées et approuve avant que le temps n’alimente la facture.

Résultat : La marge projet n’est plus une surprise du vendredi soir et la finance peut prouver ce qui a été livré ligne par ligne.

7. Facturer les projets de trois façons : forfait, temps‑matériel, jalons, avec marge en temps réel Niveau 7 — Difficile

Le Niveau 7 est la couche profitabilité : lier Vente et Projet encode le modèle commercial une fois pour toutes, assurant une facturation correcte et une visibilité de la marge par tâche.

Comment faire dans Odoo :

1. Ventes, Produits : créer Implementation (Forfait) avec Politique de facturation sur Quantités commandées pour les périmètres au forfait.
2. Créer Consultant Jour avec Politique basée sur les Feuilles de temps pour que les missions temps‑matériel soient facturées au réel.
3. Créer Implementation (Jalons) avec Politique sur Jalons, puis définir Kickoff, Phase 1, Mise en production, Hypercare.
4. Confirmer le Bon de commande ; le Projet se lie automatiquement et chaque tâche facturable alimente la ligne du SO correspondante.
5. Dans le projet, ouvrir Reporting, Analyse de marge pour suivre la marge brute par projet, client et consultant.

Résultat : Chaque mission se facture correctement sans renégociation fréquente, et la finance détecte les dérives de marge avant qu’elles ne deviennent des pertes.

8. Planifier la capacité des équipes avec Planning sur plusieurs projets Niveau 8 — Difficile

Le Niveau 8 exploite le module Planning, placé au‑dessus de Project pour révéler qui est surbooké des semaines à l’avance. Les décisions de capacité deviennent proactives plutôt que réactives.

Comment faire dans Odoo :

1. Installer Planning, puis ouvrir Planning, Agenda par ressource et allouer chaque personne projet par projet semaine après semaine.
2. Basculer sur Gantt par ressource : les chevauchements et sur‑allocations apparaissent automatiquement en rouge.
3. Glisser‑déposer un bloc entre personnes ou projets pour rééquilibrer la semaine ; l’utilisation se recalcule en direct dans la même vue.
4. Brancher les congés approuvés pour que toute demande de PTO bloque immédiatement la disponibilité dans le planning.
5. Ouvrir Reporting, Utilisation des ressources, et signaler toute personne au‑dessus de 85 % pendant plus de quatre semaines pour un entretien individuel.

Résultat : Les signaux de surcharge apparaissent quatre semaines avant l’épuisement, et les réunions hebdo deviennent des conversations de planification plutôt que des sessions d’incendie.

9. Offrir un portail client avec jalons, fichiers et NPS à chaque étape Niveau 9 — Difficile

Le Niveau 9 active l’interface client de Project : accès portail, jalons publics et retours automatisés remplacent l’email de statut hebdomadaire et donnent des données concrètes pour les renouvellements.

Comment faire dans Odoo :

1. Dans le projet, Paramètres, régler Visibilité client sur Tâches visibles ou Toutes les tâches, puis cliquer Inviter pour envoyer l’accès portail.
2. Construire une liste de Jalons (Kickoff, Phase 1, Mise en production, Hypercare) visible sur le portail pour clarifier l’avancement côté client.
3. Les commentaires clients déposés sur le portail remontent directement dans le chatter de la tâche concernée avec traçabilité complète.
4. Configurer le déclenchement automatique d’un sondage NPS à la clôture de chaque jalon pour que les signaux atteignent rapidement le gestionnaire de compte.
5. Partager feuilles de travail signées, livrables et factures sur la même page portail ; fini les liens Dropbox envoyés à 23h.

Résultat : Les clients sont informés sans réunion de statut, et l’équipe peut prouver l’avancement avec une URL unique au moment du renouvellement.

Connecter le portail client, les jalons, les déclencheurs NPS et les pages clients prêtes pour le renouvellement entre Project, Survey, Sign et Sales est précisément le type de chantier que Dasolo pilote en accompagnement partenaire.

10. Piloter un portefeuille de projets avec scoring de risque IA et tableaux de bord exécutifs live Niveau 10 — Expert

Le Niveau 10 constitue un véritable système de pilotage : Project + Planning + Timesheets + Studio + Spreadsheet + IA forment une gouvernance de portefeuille avec données décisionnelles en continu pour la direction.

Comment faire dans Odoo :

1. Utiliser Studio pour ajouter des champs sur chaque projet : Programme, Région, Segment, Risque (Vert / Ambre / Rouge), Sponsor Exécutif, Jours à risque, % Marge.
2. Entraîner un scoreur IA sur deux ans de projets passés pour qu’il signale les dérives (feuilles de temps >110 % du prévu, aucune activité depuis 14 jours, NPS <7) et mette à jour le Risque quotidiennement.
3. Une automatisation Studio crée automatiquement une Activité pour le Sponsor Exécutif dès qu’un projet vire au Rouge, avec SLA de résolution 48 heures.
4. Construire un tableau de bord Portfolio Live sur Spreadsheet : CA par région, marge par consultant, projets rouges, heatmap de capacité, actualisé en temps réel.
5. Le Marketing Automation envoie des relances de renouvellement aux clients dont le projet est en Go‑Live et reste vert 30 jours, alimenté par le CRM.
6. La revue trimestrielle de portefeuille s’ouvre sur ce tableau unique ; décisions et réaffectations sont consignées directement dans le chatter projet pour traçabilité.

Résultat : La direction pilote des dizaines de projets avec des données en direct plutôt qu’avec des anecdotes de la semaine précédente, et les projets rouges redeviennent verts avant toute escalade client.

Concevoir les champs Studio, le scoreur IA, les dashboards de portefeuille et le câblage Project‑Planning‑Timesheets‑CRM‑Spreadsheet est l’architecture que Dasolo assemble en accompagnement partenaire pour éviter des mois de chantier interne.

Quand l’aide d’un expert a du sens

Si vos besoins restent entre les niveaux 1 et 6, vous pouvez souvent réussir avec Odoo Project standard, un responsable interne dédié et un bac à sable où les équipes autorisées peuvent tester sans risque.

Au‑delà du niveau 7, les enjeux montent : workflows automatisés qui envoient des emails au mauvais destinataire, champs Studio qui bloquent les mises à jour, API qui cessent de synchroniser silencieusement à 2h du matin.

Ce n’est pas un échec d’équipe : c’est le signe que l’architecture, les tests et la gouvernance deviennent critiques.

Faites appel à un partenaire quand vous avez besoin d’un design multi‑apps, de conformité pays, d’intégrations complexes ou d’une date de mise en production fixée par le conseil d’administration.

Travailler avec Dasolo

Dasolo aide les entreprises à déployer Odoo conformément à leurs pratiques réelles : applications sur mesure, intégrations propres et formations mémorables pour les équipes après le départ des consultants.

Si votre feuille de route Project inclut des cas avancés de ce guide, nous proposons un plan par phases : gains rapides d’abord, puis automatisations et intégrations avec responsables clairs et scripts de test.

Vous conservez le contrôle du périmètre et du budget. Nous apportons l’expertise Odoo pour que votre équipe n’apprenne pas ses leçons à coût élevé en production.

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