Odoo Purchase: Förfrågningar, RFQ, Leverantörsfakturor och Kvittenser

Introduktion

Föreställ dig scenen: sälj lovar leverans på fredag, planeraren får reda på det först torsdagskväll eftersom ordern låg i mejl – inte i något inköpssystem. Den här luckan mellan löften och verklighet är precis vad den här guiden vill täppa igen.

Vi har valt tio konkreta situationer, från att skapa en enkel stycklista för ett bord till att simulera en överdriven nivå-10-produktionsutmaning. För varje fall får du en steg-för-steg-checklista som visar vilka klick du gör i Odoo.

Odoo Purchase är där lager och produktion möter affärens löften och bokföringens krav. När processen fungerar slipper folk mata in siffror manuellt. När den inte gör det får ERP:en skulden.

Många lager och verkstäder styrs fortfarande av vana, WhatsApp-trådar och Excel-filer som heter FINAL_v3. Det funkar tills verksamheten växer, ni öppnar en ny site eller måste visa full spårbarhet vid revision.

Purchase-modulen är en del av Odoos modulära ERP. Team börjar använda den när de vill ha tydliga roller, repeterbara arbetsflöden och en sökbar historik istället för spridda meddelanden och offline-arkiv. Odoo Purchase organiserar förfrågningar, RFQ:er, leverantörsfakturor och mottaganden så att budgetansvariga kan följa processen.

Med Purchase modellerar du hur varor verkligen rör sig: mottag, lagra, plocka, tillverka, skicka, kassera och fylla på. Varje steg lämnar en logg som framtida du kommer att tacka för.

I den här guiden får du tio verkliga användningsfall med exempel på företag som visar hur man går från första stycklistan till streckkod på verkstadsgolvet.

Primärmålgruppen är verksamhetschefer, lagersansvariga och produktionsplanerare. Utvecklare är välkomna, men texten använder framför allt affärsspråk och praktiska exempel.

Artikeln är strukturerad som en Top 10-lista från nivå 1 (enkelt) till nivå 10 (expert). Varje nivå innehåller numrerade steg: exakt vad du skulle klicka i Odoo Purchase.

Börja där ni känner er trygga – hoppa inte rakt in på nivå 10 för att det verkar imponerande.

Läs först avsnittet om utmaningen och öppna sedan det nivåavsnitt som passar ditt team idag.

I den här guiden får du:

• Vilket ansvar Purchase har i en typisk IT- och verksamhetsstack
• Var flaskhalsarna vanligtvis dyker upp (och varför)
• Tio rangordnade användningsfall från grundläggande disciplin till avancerad strategi
• När automation eller integrationer mot tredje part gör det meningsfullt att ta in en Odoo-partner

Utmaningen

Sälj lovar leverans på fredag. Planeraren får veta på torsdagskvällen eftersom ordern levde i mejl, inte i Purchase. Expressavgifter äter marginalen och ekonomi hittar lagerskillnaden först vid månadsskiftet, inte i realtid.

Många lager och produktioner körs på erfarenhet, men lagersiffror och produktionsdata hamnar ofta utanför Odoo. Denna fragmentering ger upphov till lagerbrist, akuta inköp och trista överraskningar vid bokslut.

Känner du igen dig? Teamen brukar stöta på dessa problem:

• Lagerregister som inte matchar vad sälj lovar
• Produktions- eller inköpsplaner skapade utan levande lagersiffror
• Spårbarhetsluckor när kunder eller revisorer kräver dokumentation

Det goda är att du inte behöver ett jätteprojekt för att börja. Välj ett användningsfall nedan, kör det i Odoo Purchase i 30 dagar och mät vad som förändras.

Topp 10 Purchase-användningsfall

10 konkreta sätt att använda Odoo Purchase, rangordnade från Nivå 1 (enkelt – gör det i eftermiddag) till Nivå 10 (expert). Varje fall svarar på: vad bygger vi, och vilka klick gör vi i Odoo?

Nivå 1 ger snabba dagliga vinster. Den sista nivån är avsiktligt överdriven för att visa hur långt samma app kan skala om arkitektur och data hålls rena.

Välj din nivå, testa stegen i en sandbox, och klättra upp när föregående nivå känns trivial.

1. Skicka din första RFQ till en leverantör Nivå 1 — Lätt

Nivå 1 är det enklaste i Purchase: en inköpare, en leverantör, en produkt. Inga ramavtal, inga godkännanden – bara en tydlig förfrågan som skickas via mejl.

Så här gör du i Odoo:

1. Installera Purchase-appen, gå till Purchase → Vendors → New och skapa leverantören med namn, mejl och betalvillkor.
2. Gå till Purchase → Requests for Quotation → New, välj leverantören och lägg till en produktrad med önskad mängd.
3. Sätt sista svarsdag, kontrollera leveransadress och klicka Send by Email så leverantören får RFQ:en som PDF.
4. När leverantören bekräftar priset, justera vid behov och klicka Confirm Order för att konvertera RFQ:n till en inköpsorder.
5. Öppna konversationstråden för att se hela tidslinjen: vem skickade vad och när PO skapades.

Resultatet: Varje inköp får ett nummer, datum och spårbar bekräftelse – ekonomi slipper gissa varifrån en kostnad kom.

2. Bekräfta PO och ta emot varorna vid kaj Nivå 2 — Lätt

Nivå 2 introducerar mottagandet: köparen överlämnar till lager och lagret validerar de faktiska kvantiteterna mot PO:n i ett par klick.

Så här gör du i Odoo:

1. Öppna den bekräftade inköpsordern och klicka Receipt för att komma till den länkade inkommande överföringen.
2. Vid kajen går lagermedarbetaren till Inventory → Operations → Transfers → To Process och väljer aktuell överföring.
3. Fyll i 'Done'-kvantiteten per rad; om 78 kom i stället för 80, skriv 78 och lägg en intern anteckning i chatter.
4. Klicka Validate; Odoo uppdaterar lagersaldo och kopplar mottagandet tillbaka till PO:n automatiskt.
5. Öppna PO:n igen för att se att mottagen kvantitet uppdaterats på raderna – redo för fakturakontroll.

Resultatet: Lager och inköp ser samma siffror i realtid, så ofullständiga leveranser syns direkt istället för vid bokslut.

3. Skapa leverantörsfaktura direkt från inköpsorder Nivå 3 — Lätt

Nivå 3 täcker leverantörsfakturor: ekonomi återanvänder PO-data istället för att skriva av från PDF, så fakturan bokförs på sekunder med rätt rader och skatter.

Så här gör du i Odoo:

1. Öppna den bekräftade inköpsordern och klicka Create Bill högst upp i formuläret.
2. Odoo öppnar ett utkast till leverantörsfaktura med rader förifyllda från PO:n: produkt, mängd, pris och moms.
3. Sätt fakturadatum, leverantörens fakturanummer och förfallodatum, bifoga PDF:en och granska.
4. Klicka Confirm för att bokföra fakturan; verifikationen går till leverantörsskulder och rätt kostnadskonto eller lagerkonto.
5. Från fakturan klickar du Register Payment när betalningen sker för att stänga processen mot bokföringen.

Resultatet: Fakturor registreras snabbt, utan manuell avskrivning – varje krona länkas tillbaka till en godkänd PO-rad.

4. Skapa leverantörsprislista med mängdrabatter per produkt Nivå 4 — Medel

Nivå 4 introducerar en inköpsspecifik funktion: prisbildning kopplad till produkt och leverantör istället för att ligga i huvudet på någon eller i en bortglömd fil.

Så här gör du i Odoo:

1. Öppna en produkt, fliken Purchase → Vendors → Add, och lägg till leverantören med pris, minsta orderkvantitet, ledtid och valuta.
2. På samma leverantörsrad lägger du in kvantitetsintervall: 1+ pris A, 50+ pris B, 100+ pris C.
3. Upprepa för några leverantörer i den ordning ni föredrar att anlita dem.
4. När du skapar en ny RFQ för produkten fylls enhetspriset automatiskt baserat på vald leverantör och beställd kvantitet.
5. Gå till Purchase → Reporting → Purchase Analysis, Group By Vendor och Product för att jämföra faktiskt betalt kontra avtalat pris.

Resultatet: Förhandlat pris hamnar på varje RFQ automatiskt och framtida förhandlingar bygger på verkliga volymer, inte gissningar.

5. Fånga medarbetares inköpsförfrågningar via Approvals-appen Nivå 5 — Medel

Nivå 5 handlar om Purchase Requests: vem som helst i företaget kan begära något, inköp avgör vad som blir en riktig RFQ och allt spåras i Odoo.

Så här gör du i Odoo:

1. Installera Approvals, gå till Approvals → Configuration → Approval Types → New och skapa en typ för Purchase Request.
2. Aktivera Has Product och Has Quantity så att begäraren kan ange exakt vad som behövs och önskat leveransdatum.
3. Sätt godkännare: närmaste chef först, sedan inköpsansvarig, med en tröskel där ekonomi också måste godkänna.
4. En medarbetare går till Approvals → New → väljer Purchase Request, fyller i formuläret och skickar – notifieringar landar hos rätt beslutsfattare.
5. När förfrågan är godkänd öppnar inköparen Purchase → Requests for Quotation → New och överför raderna för att starta verklig RFQ-process.

Resultatet: Slumpmässiga Slack-meddelanden eller mejl till inköparen upphör; varje behov loggas, prioriteras och omvandlas till PO utan dubbelarbete.

6. Jämför tre offerter med en Call for Tenders (anbudsprocess) Nivå 6 — Medel

Nivå 6 använder Purchase Agreements för att formalisera upphandlingsbeslut: flera RFQ skickas ut, svar jämförs och vinnaren väljs med dokumentation istället för minnesbilder.

Så här gör du i Odoo:

1. Gå till Purchase → Orders → Purchase Agreements → New och välj Type = Call for Tenders samt ange sista svarsdatum.
2. Lägg till en eller flera produktrader med de målkvantiteter du vill få konkurrens kring.
3. Klicka New Quotation, välj leverantör och Odoo genererar ett utkast till RFQ kopplat till avtalet.
4. Gör samma för leverantör två och tre; när svaren kommer visas priserna sida vid sida på avtalet.
5. Välj vinnaren och konvertera dess RFQ till PO; de andra arkiveras med en angiven Lost Reason.

Resultatet: Upphandlingsbeslut blir försvarbara; vem som lämnade vilken offert och varför en leverantör valdes sparas i avtalet.

7. Stoppa överfakturering med trepartskontroll (three-way match) Nivå 7 — Svårt

Nivå 7 kopplar ihop PO, mottag och leverantörsfaktura så att fakturan måste matcha både ordern och mottaget innan betalning sker – en funktion som sparar pengar åt ekonomiavdelningen.

Så här gör du i Odoo:

1. Gå till Purchase → Configuration → Settings och aktivera Bill Control = Received Quantities; spara ändringen.
2. Bekräfta en PO på 80 enheter; lagret tar emot 78 och validerar en delmottagning.
3. Ekonomi skapar leverantörsfaktura från PO:n; Odoo förifyller 78 istället för 80 så beloppen stämmer mot mottaget.
4. Om leverantören skickar faktura på 80 syns avvikelsen omedelbart och inköparen ber om kreditnota innan bokning.
5. Först när fakturan matchar mottagandet blir Confirm tillgänglig och betalningsrutinen kan plocka upp fakturan vid förfallodagen.

Resultatet: Överfakturering fångas upp i tid – varje utbetalning kan härledas till en PO-rad och ett mottagande, redo för revision.

8. Låt efterfrågan styra inköp med påfyllnadsregler, MTO och schemaläggaren Nivå 8 — Svårt

Nivå 8 kopplar Purchase till verkliga efterfrågesignaler från försäljning och lager. Inköparen slipper släcka bränder eftersom Odoo föreslår RFQ:er innan lagret tar slut.

Så här gör du i Odoo:

1. På storsäljarartiklar går du till Inventory → Operations → Reordering Rules → New och anger Min, Max, Leverantör och Ledtid.
2. För kundspecifika eller orderstyrda produkter sätter du Route = Make To Order på produktens Purchase-flik så att en bekräftad försäljning triggar en RFQ.
3. Kör Inventory → Operations → Run Scheduler dagligen eller schemalägg via serveraction så förslag dyker upp varje morgon.
4. Gå till Purchase → Orders → Requests for Quotation, filtrera Draft Auto och konvertera föreslagna RFQ:er i batch till riktiga ordrar.
5. Använd Purchase → Reporting → Vendor On-Time Delivery för att justera ledtider kvartalsvis baserat på verklig leveransprecision.

Resultatet: Lagerbrist på viktiga SKU:er minskar kraftigt, inköparna kan lägga tid på förhandlingar och sälj lovar sällan datum som inte kan hållas.

9. Lås årsvisa blanket orders och öppna en leverantörsportal för strategiska partners Nivå 9 — Svårt

Nivå 9 handlar om att skala upp: årliga åtaganden förhandlas centralt och skjuts sedan ner i veckovisa avrop; stora leverantörer får portalåtkomst för att själva bekräfta RFQ och ladda upp fakturor.

Så här gör du i Odoo:

1. Gå till Purchase → Orders → Purchase Agreements → New, välj Type = Blanket Order, ange giltighet ett år, pris och total åtagandevolym.
2. Varje vecka går du in i avtalet och klickar New Purchase Order för att avropa den kvantitet som behövs; Odoo räknar ned kvarvarande volym.
3. Gå till Settings → General Settings och aktivera kund- och leverantörsportal; ge portalåtkomst till utvalda strategiska leverantörer.
4. Leverantörer loggar in på /my/purchase, bekräftar eller avvisar RFQ:er, laddar upp signerade fakturor och följer betalningsstatus utan att mejla köparen.
5. Skapa en leverantörspoäng i Purchase Reporting: punktlighet, prisavvikelse, felprocent – uppdatera kvartalsvis för leverantörsgranskningar.
6. Sätt en serveraction som mejlar procurement-teamet när konsumtionen av ett blanket order når 80% av årsvolymen.

Resultatet: Rutinhantering för de viktigaste leverantörerna körs automatiskt; inköparna får tillbaka tid för strategiskt arbete och riskhantering.

Att designa blanket-regler, portalrättigheter och korskopplade scorecards är exakt det Dasolo levererar i partnerprojekt som involverar flera funktioner.

10. Bygg ett AI-styrt inköpssystem med OCR-fakturor, EDI, anomalidetektion och livecockpits Nivå 10 — Expert

Nivå 10 är hela driftsplattformen: AI tolkar fakturor, EDI pratar maskin-till-maskin med kärnleverantörer, anomalier signaleras automatiskt och instrumentpaneler visar åtaganden i realtid.

Så här gör du i Odoo:

1. Aktivera Bill Digitization i Accounting så att fakturapdf:er OCR-läses automatiskt; rader, moms och PO-länk förifylls inför ekonomigranskning.
2. För era fem största leverantörer sätts EDI upp (XML, EDIFACT eller Peppol) så PO, ASN och faktura flyter direkt mellan Odoo och leverantörens ERP.
3. Träna en AI-assistent på kunskapsbasen med leverantörsavtal, blanket orders och kataloger så köpare kan få snabba svar på policyfrågor på sitt språk.
4. Använd Studio-automationer och AI-regler för anomalidetektion: prisavvikelse över 8%, drastiskt förlängda ledtider, enkelkälla-risk eller oväntade MOQ-ökningar.
5. Koppla Purchase till Sales, Inventory, Accounting och Project så varje förändring uppdaterar kostnader i projekt och dashboards i realtid.
6. Bygg ett Spreadsheet-liknande Procurement Cockpit: RFQ:er, försenade PO:er, three-way-avvikelser, besparingar mot baseline och leverantörers punktlighet – allt live.
7. Skicka kritiska varningar via Slack eller Teams: sen leverans på toppkundorder, fakturamismatch över tröskel, eller utmattat blanket order.

Resultatet: Inköp blir en strategisk funktion med realtidsdata, förutsägbara varningar och AI-stöd som assisterar varje inköpare.

Att bygga AI-copiloter, EDI-länkar, anomaliregler och livecockpits är den arkitektur Dasolo sätter upp i partnerprojekt så team slipper långa trial-and-error‑faser.

När experthjälp gör skillnad

Om nivå 1–6 täcker era behov kan ni ofta lyckas med standardinställningar i Odoo Purchase, en engagerad intern ägare och en testmiljö där folk får göra misstag utan konsekvenser.

Från nivå 7 och uppåt ökar komplexiteten: automatiserade flöden kan mejla fel kund, Studio-fält kan förhindra uppgraderingar eller API:er kan sluta synka lager på natten.

Det är inte en miss från teamet utan en signal att arkitektur, testning och styrning spelar roll när systemet växer.

Ta in en partner när behov kräver flermodulsdesign, landspecifika regler, avancerade integrationer eller när det redan finns ett styrelsebestämt go-live‑datum.

Samarbeta med Dasolo

Dasolo hjälper företag att implementera Odoo så det faktiskt matchar hur ni jobbar: skräddarsydda appar, rena integrationer och träning som folk kommer ihåg efter projektet.

Om er roadmap innehåller flera av guide‑nivåerna kan vi lägga upp en fasplan: snabba vinster först, därefter automation och integration med tydliga ägare och testskript.

Ni håller i scope och budget. Vi tillför Odoo-kompetens så ert team slipper göra dyra misstag i produktion.

Boka en kostnadsfri rådgivning:

Boka in en demo