Odoo Purchases: Pedidos, RFQs, Faturas a Fornecedores e Receções

Introdução

Imagine a cena habitual: vendas promete entrega para sexta‑feira, o planeamento só descobre na noite de quinta‑feira e o módulo de Compras nunca entrou na conversa. É precisamente essa lacuna operacional que este guia se propõe a resolver.

Organizámos dez cenários — desde criar a primeira lista de materiais para uma mesa simples até a um caso extremo de produção complexa — e para cada um oferecemos um checklist passo a passo para executar no Odoo Purchases.

O módulo de Compras é o ponto onde o mundo físico (stock, lotes, expedições, produção) cruza com as expectativas de clientes e finanças. Quando está bem configurado, ninguém reintroduz quantidades à mão; quando falha, todo o mundo culpa o ERP.

Muitas operações ainda dependem da experiência pessoal, mensagens no WhatsApp e folhas Excel com nomes como FINAL_v3.xls. Isso funciona até expandirem para outro armazém, terem auditorias ou precisarem de rastreabilidade confiável.

Compras faz parte do ERP modular da Odoo. Equipas escolhem usá‑lo quando querem responsabilidades claras, processos repetíveis e um historial pesquisável em vez de conversas soltas e folhas offline. Em suma: Pedidos, RFQs, Faturas de Fornecedor e Receções alinham orçamentos e aprovações.

Com o módulo de Compras modela‑se o verdadeiro caminho das mercadorias: receção, armazenamento, picking, fabrico, expedição, sucata e reabastecimento. Cada passo deixa registos que o seu eu futuro agradecerá.

Neste artigo encontrará dez casos práticos com exemplos empresariais concretos — desde a primeira BOM até à leitura de códigos de barras na produção.

Directores de operações, responsáveis de armazém e planificadores de produção são o público principal. Desenvolvedores entram depois; isto fala a linguagem do negócio em primeiro lugar.

O artigo é um top 10 rastreado por níveis: do Nível 1 (fácil) ao Nível 10 (avançado). Em cada nível mostramos passos numerados com os cliques reais no Odoo Purchases.

Comece pelo nível com que se sente confortável — não escolha o nível 10 só porque soa impressionante.

Leia a secção do desafio de seguida e depois abra o nível que corresponde à maturidade da sua equipa hoje.

O que vai encontrar neste guia:

• O âmbito de responsabilidade do Odoo Purchases numa pilha típica de sistemas empresariais
• Os pontos onde as equipas sentem mais fricção atualmente (e porquê)
• Dez casos de uso ordenados do básico até à estratégia avançada
• Quando a automação ou integrações justificam a entrada de um parceiro Odoo

O problema central

Vendas compromete‑se a entregar na sexta; o planeador só fica a saber na quinta porque o pedido ficou em email, não no Purchases. Taxas de expresso corroem margem e finanças só descobre um desfasamento de stock no fecho do mês.

Armazéns e fábricas funcionam muito à base de know‑how, mas dados de stock e produção frequentemente vivem fora do Odoo — e essa desconexão gera rupturas, compras urgentes e surpresas no fecho contabilístico.

Soa familiar? As equipas normalmente esbarram nestes muros:

• Ficheiros de stock que não correspondem ao que vendas promete
• Planos de produção ou compras feitos sem quantidades em tempo real
• Faltas de rastreabilidade quando clientes ou auditores pedem explicações

A boa notícia: não precisa de um grande projecto para resolver tudo. Escolha um caso de uso abaixo, implemente durante 30 dias no Odoo Purchases e meça o impacto.

Top 10 de casos de uso em Compras

Dez cenários de Purchases, ordenados do Nível 1 (fácil, faça hoje à tarde) ao Nível 10 (para especialistas). Cada caso responde: o que construiríamos e quais os cliques no Odoo?

O Nível 1 é uma vitória diária simples. O último nível é exagerado intencionalmente para mostrar até onde a mesma app pode chegar com arquitectura e dados limpos.

Escolha o seu nível, siga os passos numerados numa base de dados de testes e suba quando o nível anterior já não desafiar a sua equipa.

1. Envie a primeira RFQ para um único fornecedor Nível 1 — Fácil

O Nível 1 é a ação de Compras mais simples: um comprador, um fornecedor, um produto. Sem acordos complexos, sem aprovações, apenas um pedido de cotação limpo enviado por email.

Como fazer no Odoo:

1. Instale a app Compras, vá a Compras → Fornecedores → Novo, e crie o fornecedor com nome, email de contacto e condições de pagamento.
2. Abra Compras → Pedidos de Cotação → Novo, escolha o fornecedor e adicione uma linha de produto com a quantidade pretendida.
3. Defina a data limite do pedido, confirme o endereço de entrega e clique em Enviar por Email para que o fornecedor receba o PDF do RFQ.
4. Quando o fornecedor confirma preço, edite a linha se necessário e clique em Confirmar Encomenda para transformar o RFQ em Pedido de Compra.
5. Abra o chatter para ver o registo completo: quem enviou, quem confirmou e quando o PO foi criado.

Benefício: Cada compra tem agora um número, data, confirmação do fornecedor e rasto por email — terminais de contabilidade deixam de perguntar de onde veio o pedido.

2. Confirme a encomenda e receba as mercadorias no cais Nível 2 — Fácil

No Nível 2 introduz‑se Receções: o comprador passa a tarefa ao armazém, que valida quantidades recebidas contra o Pedido de Compra num só clique.

Como fazer no Odoo:

1. Abra o Pedido de Compra confirmado e clique no botão Receção para aceder à transferência de entrada associada.
2. No cais, o utilizador do armazém abre Inventário → Operações → Transferências → A Processar e seleciona a transferência.
3. Insira a quantidade efetuada por linha; se chegaram 78 em vez de 80, registe 78 e deixe uma nota interna no chatter.
4. Clique em Validar; o Odoo atualiza o stock disponível e liga automaticamente a receção ao PO.
5. Volte ao PO para ver a quantidade Recebida atualizada em cada linha, pronta para a conferência da fatura do fornecedor.

Benefício: Armazém e comprador consultam sempre os mesmos números, pelo que entregas parciais surgem imediatamente e não apenas no fecho do mês.

3. Lance a sua primeira Fatura de Fornecedor directamente a partir do PO Nível 3 — Fácil

O Nível 3 aborda o pilar das Faturas de Fornecedor: a contabilidade reutiliza os dados do PO em vez de reescrever tudo, poupando tempo e erros.

Como fazer no Odoo:

1. Abra o Pedido de Compra confirmado e clique em Criar Fatura no topo do formulário.
2. O Odoo abre uma Fatura de Fornecedor em rascunho com todas as linhas preenchidas a partir do PO: produto, quantidade, preço unitário e impostos.
3. Defina a Data da Fatura, Referência da Fatura (número do fornecedor) e Data de Vencimento, e anexe o PDF recebido por email.
4. Clique em Confirmar para registar a fatura; a escritura contabilística afeta Fornecedores e a conta de despesa ou stock correta.
5. A partir da fatura, clique em Registar Pagamento quando chegar a altura para registar a transferência bancária e fechar o ciclo com Contabilidade.

Benefício: Faturas são lançadas em minutos, sem reter dados do PDF à mão, e cada euro está ligado a uma linha de PO validada por alguém.

4. Criar uma tabela de preços do fornecedor com quebras por quantidade Nível 4 — Médio

No Nível 4 introduz‑se um padrão valioso: preços associados ao produto e fornecedor — não à memória nem a folhas esquecidas — para que os descontos por volume sejam aplicados automaticamente.

Como fazer no Odoo:

1. Abra um produto, vá ao separador Compras → Fornecedores → Adicionar e registe um fornecedor com preço, MOQ, lead time e moeda.
2. Adicione quebras de quantidade na mesma linha do fornecedor: 1+ a preço A, 50+ a preço B, 100+ a preço C.
3. Repita para dois ou três fornecedores capazes de fornecer esse produto, ordenando‑os pelo seu critério de preferência.
4. Ao criar um novo RFQ para esse produto, o preço unitário auto‑prenche com base no fornecedor escolhido e na quantidade pedida.
5. Vá a Compras → Relatórios → Análise de Compras e agrupe por Fornecedor e Produto para comparar o que pagou com o negociado.

Benefício: O preço acordado aparece em todos os RFQs automaticamente e as renegociações anuais começam com dados reais de volume em vez de estimativas.

5. Recolher pedidos de compra dos colaboradores com a app Aprovações Nível 5 — Médio

O Nível 5 foca os Pedidos de Compra: qualquer colaborador solicita materiais; o comprador decide o que vira RFQ e todo o fluxo fica auditável dentro do Odoo.

Como fazer no Odoo:

1. Instale Approvals, depois vá a Aprovações → Configuração → Tipos de Aprovação → Novo e crie um tipo chamado Pedido de Compra.
2. Ative Has Product e Has Quantity para que o solicitante detalhe exactamente o que precisa e a data prevista de entrega.
3. Defina o aprovador: primeiro o gestor direto, depois o Responsável de Compras, e uma regra que encaminhe para Finanças acima de determinado valor.
4. Um colaborador cria Aprovações → Novo, escolhe Pedido de Compra, preenche o formulário e submete; as actividades notificam os decisores certos.
5. Após aprovação, o comprador abre Compras → Pedidos de Cotação → Novo e cola as linhas do pedido para lançar o RFQ real.

Benefício: Mensagens soltas param; cada necessidade fica registada, priorizada e transformada em PO sem retrabalho.

6. Comparar três cotações com um Acordo de Concurso Nível 6 — Médio

O Nível 6 usa Acordos de Compra para documentar decisões de sourcing: três RFQs saem, três respostas voltam e o comprador escolhe com dados lado a lado.

Como fazer no Odoo:

1. Vá a Compras → Encomendas → Acordos de Compra → Novo e defina Tipo como Concurso com a data limite.
2. Adicione uma ou mais linhas de produto com as quantidades alvo para as quais quer cotações competitivas.
3. Clique em Nova Cotação; escolha um fornecedor e o Odoo gera um RFQ em rascunho ligado ao acordo.
4. Repita para os outros fornecedores; quando chegam as propostas, o acordo mostra preços linha a linha para comparação.
5. Escolha o vencedor, confirme o seu RFQ em PO; os restantes ficam arquivados com o motivo da perda registado no acordo.

Benefício: As decisões de compra ficam justificáveis: qualquer pessoa pode abrir o acordo seis meses depois e ver quem propôs o quê e porquê o vencedor foi seleccionado.

7. Evitar faturação excessiva do fornecedor com a correspondência a três vias Nível 7 — Difícil

No Nível 7 interligam‑se PO, Recepção e Fatura: só se paga quando PO, recepção e fatura coincidem — uma salvaguarda que poupa dinheiro real às finanças.

Como fazer no Odoo:

1. Vá a Compras → Configuração → Definições e ative Controlo de Faturas por Quantidades Recebidas; guarde.
2. Confirme um PO de 80 unidades; o armazém recebe 78 no cais e valida a transferência parcial.
3. A Finanças cria a Fatura de Fornecedor a partir do PO; o Odoo preenche 78 em vez de 80, alinhando com a recepção real.
4. Se o fornecedor enviar factura por 80, a discrepância fica visível de imediato e o comprador solicita uma nota de crédito antes de registar a fatura.
5. Só quando a fatura coincidir com a recepção é que a opção Confirmar fica disponível; depois o planeador de pagamentos a processa na maturidade.

Benefício: A faturação excessiva deixa de ser absorvida silenciosamente; cada euro pago tem por trás um PO e uma recepção, pronto para auditoria.

8. Procurar compras orientadas pela procura com regras de reabastecimento, MTO e scheduler Nível 8 — Difícil

No Nível 8 o Purchases liga‑se a sinais reais de procura vindos de Vendas e Inventário; Odoo antecipa RFQs e os compradores deixam de apagar fogos constantemente.

Como fazer no Odoo:

1. Para os bestsellers, abra Inventário → Operações → Regras de Reabastecimento → Novo e defina Min, Max, Fornecedor e Lead Time.
2. Para produtos feitos por encomenda, no separador Compras do produto escolha Rota Make To Order para que uma venda confirmada dispare um RFQ automático.
3. Execute Inventário → Operações → Executar Scheduler diariamente, ou agende‑o via acção de servidor para que propostas apareçam cada manhã.
4. Vá a Compras → Encomendas → Pedidos de Cotação, filtre Draft Auto e converta em lote as RFQs sugeridas em encomendas reais.
5. Use Compras → Relatórios → Entregas a Tempo do Fornecedor para ajustar lead times todos os trimestres com base no desempenho real.

Benefício: Rupturas em SKUs críticos caem drasticamente, compradores focam‑se em negociação e vendas raramente prometem datas que a operação não consegue cumprir.

9. Bloquear encomendas anuais e abrir um Portal de Fornecedores para parceiros estratégicos Nível 9 — Difícil

O Nível 9 escala a função: compromissos anuais são negociados uma vez e consumidos semanalmente; fornecedores estratégicos confirmam RFQs e submetem faturas por um portal dedicado.

Como fazer no Odoo:

1. Abra Compras → Encomendas → Acordos de Compra → Novo, escolha Tipo Blanket Order com validade anual, preço negociado e quantidade total comprometida.
2. Todas as semanas abra o acordo e clique em Nova Encomenda para chamar a quantidade necessária; o Odoo decrementa o compromisso restante.
3. Vá a Definições → Definições Gerais e ative o acesso ao Portal para Clientes e Fornecedores; conceda acesso a cada fornecedor estratégico.
4. Os fornecedores acedem a /my/purchase, confirmam ou declinam RFQs, carregam faturas assinadas e acompanham o estado de pagamento sem necessitar de emails ao comprador.
5. Construa um scorecard de desempenho de fornecedor em Relatórios de Compras: entregas a tempo, deriva de preço, taxa de defeito, atualizado trimestralmente para reuniões de QBR.
6. Configure uma acção de servidor para enviar um alerta quando o consumo de um blanket atingir 80% do objectivo anual.

Benefício: A rotina de compras corre sozinha para os 20% principais de fornecedores; compradores ganham tempo para sourcing estratégico e gestão de risco de fornecimento.

Desenhar regras de blanket, direitos de acesso do portal e scorecards cross‑app é exactamente o tipo de trabalho que a Dasolo conduz em projectos liderados por parceiro.

10. Criar um OS de procurement com OCR, EDI, deteção de anomalias e dashboards em tempo real Nível 10 — Expert

O Nível 10 é um sistema operativo completo: OCR digitaliza faturas, EDI liga fornecedores machine‑to‑machine, regras inteligentes detetam anomalias e dashboards mostram compromissos em tempo real.

Como fazer no Odoo:

1. Active a digitalização de faturas em Contabilidade para que PDFs de fornecedores sejam automaticamente processados por OCR; linhas, impostos e ligação ao PO são pré‑preenchidos antes da revisão.
2. Nos cinco fornecedores principais implemente trocas EDI (XML, EDIFACT ou Peppol): PO, ASN e Factura fluem automaticamente entre o Odoo e o ERP do fornecedor.
3. Treine um assistente AI no Knowledge Base com contratos, blanket orders e catálogos para que responda às dúvidas dos compradores em várias línguas.
4. Use automações do Studio e regras de anomalia AI para sinalizar pedidos fora do padrão: deriva de preço acima de 8%, picos de lead time, dependências de fornecedor único ou saltos inesperados de MOQ.
5. Conecte Compras a Vendas, Inventário, Contabilidade e Projectos para propagar alterações: fatura paga actualiza custos de projecto e refresca dashboards.
6. Crie um cockpit de procurement em formato de grelha: RFQs abertos, POs tardios, discrepâncias 3‑vias, poupanças vs baseline, entregas a tempo por fornecedor, tudo em tempo real.
7. Integre alertas para Slack ou Teams em eventos críticos: entrega tardia num pedido de cliente top, discrepância de fatura acima do limiar, ou esgotamento de blanket order.

Benefício: Procurement deixa de ser custo administrativo e passa a função estratégica com dados ao vivo, alertas preditivos e copilotos AI para cada comprador.

Ligar copilotos AI, EDI, regras de anomalia e dashboards é a arquitectura que a Dasolo implementa em projectos liderados por parceiro, evitando longos ciclos de tentativa‑erro.

Quando a ajuda de um especialista faz sentido

Se a sua equipa se encaixa nos níveis 1 a 6, muitas vezes consegue avançar com o Odoo padrão, um responsável interno dedicado e um ambiente de testes onde se pode experimentar sem risco.

A partir do nível 7, o risco sobe: fluxos automatizados que enviam emails errados, campos de Studio que impedem upgrades, APIs que deixam de sincronizar stock à noite.

Isto não é um fracasso da sua equipa — é um sinal de que arquitectura, testes e governação passam a ser críticos.

Chame um parceiro quando precisar de desenho multi‑app, conformidade por país, integrações complexas ou tiver uma data de go‑live marcada pelo conselho de administração.

Trabalhe com a Dasolo

A Dasolo acompanha empresas a implementar Odoo como elas realmente operam: apps personalizadas, integrações limpas e formação que permanece depois do consultor ter partido.

Se o seu roadmap de Compras inclui os casos avançados deste guia, podemos desenhar um plano faseado: ganhos rápidos primeiro, depois automação e integrações com responsáveis claros e scripts de teste.

Mantém o controlo de escopo e orçamento; nós trazemos profundidade Odoo para evitar que a sua equipa aprenda lições caras em produção.

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