Odoo Planning: Scheman, Roller och Kapacitetsindikatorer

Introduktion

Odoo Planning stöder företag som säljer tid och resultat: projekt, tidrapportering, fältbesök och helpdesk-ärenden behöver samverka för att ge en helhetsbild av kundåtaganden och vinstmarginaler.

När leverans och support sköts i olika verktyg sjunker beläggningen, SLA:er missas och fakturering sker flera veckor efter utfört arbete.

Planning kopplar ihop uppgifter, tid, delar och kundkommunikation så att kundansvariga kan läsa leveransstatus utan att jaga statusmail.

Byråägare, leverantörer av professionella tjänster och chefer för kundsupport kan matcha dessa scenarion mot hur de redan organiserar sina uppdrag.

Odoo Planning stöder företag som säljer tid och resultat: projekt, tidrapportering, fältbesök och helpdesk-ärenden behöver samverka för att ge en helhetsbild av kundåtaganden och vinstmarginaler.

Denna text är en rankad Topp 10 från nivå 1 (lätt) till nivå 10 (expert). För varje nivå får du konkreta steg: vad man faktiskt klickar i Odoo Planning.

Börja där ditt team är bekvämt — inte på nivå 10 bara för att det låter imponerande.

Läs avsnittet om utmaningen först, öppna sedan den nivå som motsvarar din teams verklighet.

I den här guiden får du:

• En tydlig bild av vad Odoo Planning ansvarar för i en typisk företagsstack
• Var i processen team oftast stöter på friktion (och varför)
• Tio rangordnade användningsfall från grundläggande disciplin till avancerad strategi
• När automationer eller integrationer gör det meningsfullt att ta in en Odoo-partner

Utmaningen

En kund ringer arg över ett försenat projekt. Support, leverans och kundansvarig har varsin version av vad som hänt. Tiden fakturerades sent, så marginalen såg okej ut först — tills någon räknade om.

Projekt- och supportföretag säljer tid och resultat, men beläggning och SLA:er dokumenteras ofta i efterskott. Marginalen urholkas när fakturor, leverans och ärendehistorik inte ligger på samma tidslinje.

Känner du igen dig? Team brukar stöta på de här problemen:

• Projekt startar för sent eftersom säljinformation saknas
• Supportärenden saknar koppling till avtal eller fakturor
• Tid rapporteras i efterhand, vilket skadar debiterbar marginal

Det goda är att du inte behöver en storskalig, smärtsam omställning för att göra förbättringar. Välj ett användningsfall nedan, kör det i Odoo Planning i 30 dagar och mät effekten.

Topp 10 Planning-användningar

Här är 10 användningsfall för Odoo Planning, rangordnade från Nivå 1 (enkelt — gör det i eftermiddag) till Nivå 10 (expert). Varje fall svarar på: vad bygger vi och vilka knapptryck gör vi i Odoo?

Nivå 1 är snabb vardagsvinst. Sista nivån är avsiktligt ambitiös för att visa hur långt samma app kan skala när data och arkitektur hålls rena.

Välj din nivå, följ de numrerade stegen i en testdatabas och klättra upp när föregående nivå börjar kännas trivsam.

1. Planera din första arbetspass för en medarbetare i Gantt-vyn Nivå 1 — Lätt

Nivå 1 är det enklaste i Planning: en chef, en medarbetare, ett block i kalendern. Inga mallar, inga roller, ingen automation — bara en tydlig tidpunkt som alla kan se.

Så gör du i Odoo:

1. Installera Planning-appen, öppna Planning → Schedule by Employee och visa veckans Gantt.
2. Klicka i tomrutan bredvid rätt medarbetare på morgondagens datum och välj start- och sluttid.
3. Skriv en kort anteckning som beskriver vad som gäller för passet så medarbetaren vet vad som förväntas.
4. Spara passet; en färgad block visas i Gantten och en kopia läggs i medarbetarens kalender.
5. Filtrera Gantten på avdelning för att säkerställa att passet ligger i rätt teamvy.

Resultatet: Passinformation flyttar från kalkylblad och chattar in i en enda post med ägare, datum och spårbar historik.

2. Spara passmallar så nästa vecka kan planeras med ett klick Nivå 2 — Lätt

Nivå 2 gör Level 1 upprepningsbar. Mallar fångar standardtid, roll och längd för återkommande pass så nästa vecka planeras på minuten.

Så gör du i Odoo:

1. Gå till Planning → Configuration → Shift Templates → New och skapa exempelvis Morgon 08–12 med rätt roll.
2. Fyll i starttid, längd, roll och standardanteckning och spara mallen.
3. Skapa fler mallar (Eftermiddag, Lördag, Natt) så den vanliga veckan är definierad.
4. I Schedule by Employee klickar du på lilla pilen i en tom cell och väljer en mall; passet fylls i direkt.
5. Använd Copy Previous Week för att duplicera hela schemat och justera bara undantag för ny vecka.

Resultatet: Veckoplanering går från timmar av cellredigering till en femminutersgenomgång, och mallarna förblir konsekventa mellan chefer.

3. Planera per roll så varje pass fylls av kvalificerad personal Nivå 3 — Lätt

Nivå 3 inför roller i Planning. Pass kopplas till en roll (t.ex. Kassör eller Senior Tekniker) och endast medarbetare med den rollen kan tilldelas.

Så gör du i Odoo:

1. Öppna Planning → Configuration → Roles och skapa roller som Kassör, Senior Tekniker, Skiftledare och Reserv.
2. Gå in på varje medarbetares kort och markera vilka roller de är behöriga för under Planning-fliken.
3. Växla Gantten till Schedule by Role och dra ett obemannat pass på rätt rollrad.
4. Högerklicka på passet och välj Assign; Odoo visar bara medarbetare med den rollen som är tillgängliga den dagen.
5. Använd Role Mismatch-filter för att hitta historiska pass där fel person tilldelats utan rätt kvalifikation.

Resultatet: Bemanning blir inte längre en gissningslek. Varje pass har en rollkravprofil och bristande kompetens syns innan kunden påverkas.

4. Publicera schemat och samla medarbetarnas bekräftelser Nivå 4 — Medel

Nivå 4 tar schemat från chefens vy till varje medarbetares inkorg. Knappen Send Schedule publicerar perioden och ber medarbetarna bekräfta eller neka sina pass via portalen.

Så gör du i Odoo:

1. Öppna veckans Gantt och klicka Send Schedule, välj datumintervall att publicera.
2. Lägg till ett kort meddelande (deadline för bekräftelse, kontakt för byten) och klicka Send så skickas mail till alla tilldelade medarbetare.
3. Varje medarbetare får ett mail med sina pass och kan Confirm eller Refuse per pass i portalen.
4. Nekade pass returneras till Open Shifts-poolen med en anledning fångad i chattern för spårbarhet.
5. Filtrera Gantten efter Confirmation Status för att bara följa upp de som inte bekräftat inför fredag eftermiddag.

Resultatet: Frågan ’såg alla schemat?’ får ett konkret svar med namn och tidsstämplar, och sista-minuten frånvaro blir mindre överraskande.

5. Publicera öppna pass som medarbetare tar via portalen Nivå 5 — Medel

Nivå 5 skapar en intern marknadsplats: obemannade pass hamnar i en pool, kvalificerade medarbetare ser dem på portalen och den som först tar passet får det utan telefonkontakt med chef.

Så gör du i Odoo:

1. Skapa ett pass men lämna Employee-fältet tomt, markera Open Shift och ange krävd roll.
2. Klicka Publish; passet syns i Employees-portalen under My Open Shifts för alla kvalificerade för rollen.
3. En medarbetare klickar Take this Shift; passet flyttas till deras schema och försvinner ur poolen direkt.
4. Chefen får en Discuss-notis och kan godkänna eller återkalla inom ett konfigurerbart fönster.
5. Använd Open Shifts-rapporten för att hitta återkommande luckor (t.ex. fredagskvällar) och ompröva permanent bemanning.

Resultatet: Att fylla sista-minuten-vakanser blir inte en telefonkedja. Medarbetare kan själva ta pass och chefer ingriper bara i undantagsfall.

6. Hindra konflikter med ledighet, närvaro och kontraktstimmar Nivå 6 — Medel

Nivå 6 kopplar Planning till HR-flöden. Ledighetsansökningar, närvarodata och kontraktstimmar påverkar Gantten så omöjliga pass inte kan sparas.

Så gör du i Odoo:

1. Aktivera Cross-app Validation i Planning → Configuration → Settings och markera Time Off, Attendances och Contracts.
2. En godkänd ledighetsansökan gråar automatiskt ut motsvarande dagar på medarbetarens Gantt-rad.
3. Försök att tilldela ett pass under en semesterdag; Odoo förhindrar sparandet och föreslår nästa tillgängliga medarbetare med rätt roll.
4. Sätt veckoarbetstid per medarbetare; Gantten visar planerade timmar mot kontraktstimmar i en sidopanel.
5. Importera stämplingsposter från Attendances och jämför planerade och verkliga timmar varje måndagsmorgon.
6. Ställ in en minsta vila på 11 timmar mellan två pass så back-to-back-uppdrag vägras vid sparande.

Resultatet: Omöjliga eller olagliga scheman fångas i planeringsfasen i stället för vid lönekörning, och friktionen mellan HR, Planning och Payroll minskar rejält.

7. Prognostisera nästa vecka från order och projektdatum Nivå 7 — Svårt

Nivå 7 gör Planning efterfrågedrivet. Serviceorder och projektdeadlines blir krav i Gantten, så kapacitet planeras mot faktiska kundåtaganden.

Så gör du i Odoo:

1. Gå till Sales → Configuration → Settings och slå på Plan Service Lines så serviceprodukter kan generera pass.
2. På en ny försäljningsorder markera service-raden som Plan in Planning, ange roll och totala timmar.
3. Bekräfta ordern; Odoo skapar ett Open Shift på rätt roll för angivet datumintervall.
4. I Schedule by Project dyker deadlines från aktiva projekttasks upp som arbetsbördar riktade mot rätt roll.
5. Använd Forecast-filtret för att se behövda timmar kontra tilldelade timmar per roll för de kommande fyra veckorna.
6. Dra Open Shifts till lämpliga medarbetare; länkade Sales Order- och Project-poster uppdateras i realtid.

Resultatet: När planeringen speglar det som faktiskt sålts minskar gapet mellan debiterbara timmar och bemanning, och överbokning syns i god tid.

8. Planera projekttasks och fältinsatser i samma Gantt Nivå 8 — Svårt

Nivå 8 samlar fler källor i en vy. Projekttasks och Field Service-insatser visas intill vanliga pass så en dispatcher kan schemalägga personer, kunder och platser från en skärm.

Så gör du i Odoo:

1. Installera Project och Field Service tillsammans med Planning så apparna delar anställda, roller och kompetenser.
2. Öppna Planning → Schedule by Project för att se öppna tasks som väntar på tilldelning i Ganttkolumnen.
3. Dra en projekttask till en medarbetarrad; tasken får planerade timmar, medarbetaren får ett pass och båda posterna länkas.
4. Byt till Schedule by Sales Order för att tilldela Field Service-besök på kundplats med reseblock.
5. Konfigurera Skills så att en fältinsats som kräver elektrikerbehörighet endast föreslår kvalificerade tekniker.
6. Filtrera Gantten på kund för att bekräfta att ett enda besök täcker alla väntande tasks på samma plats.

Resultatet: Fabriksarbete, projekttasks och kundbesök lever sida vid sida i en Gantt så en dispatcher balanserar internt arbete och kundåtaganden utan att hoppa mellan tre system.

9. Bygg en live dashboard för kapacitet versus efterfrågan i Spreadsheet Nivå 9 — Svårt

Nivå 9 tar Planning-data in i ett Spreadsheet-dashbord. Behövd tid, tilldelad tid, öppna pass och frånvaro uppdateras live så ledning och operativ personal ser samma siffror.

Så gör du i Odoo:

1. Öppna Planning → Reporting → Analysis och gruppera på Role, Department och Week för att skapa baspivoten.
2. Klicka Insert i Spreadsheet för att pressa pivoten till ett nytt dokument som kan heta Capacity Live.
3. Lägg till en andra pivot från Time Off (godkända timmar per vecka) och en tredje från Attendances (verkliga timmar).
4. Bygg en flik med fem KPI:er: planerade timmar, behövda timmar, täckningsgrad, frånvarograd och övertidstimmar.
5. Lägg på villkorlig formatering: röd när täckningsgraden understiger 90 %, orange under 95 %.
6. Schemalägg ett veckomail med dashboarden till driftchef, HR-ansvarig och ekonomi.

Resultatet: Måndagsmötet blir faktadrivet — ingen debatt om vems kalkylblad som är rätt, utan delade, live-siffror som alla litar på.

Att designa pivoterna, villkorsreglerna, digest-frekvensen och tvärapp-modellen är typiskt arbete Dasolo utför i partnerledd leverans.

10. Kör en AI-orchestrator som knyter Planning, Sales, HR, Payroll och externa kalendrar Nivå 10 — Expert

Nivå 10 är taket. En AI-agent läser in sålda timmar, ledighet, kontraktstimmar och historik, och genererar ett helt veckoschema som chefer bara behöver granska och publicera.

Så gör du i Odoo:

1. Träna Odoo AI-assistenten på de senaste 12 månadernas Planning-, Sales-, Time Off- och Attendances-data.
2. Sätt mål per roll: mål för täckningsgrad, maxövertid, minsta vilotid och rättvisefördelning mellan medarbetare.
3. Varje söndagskväll skapar AI:n ett utkast till schema med tilldelade pass, öppna pass och en skriftlig sammanfattning av kompromisserna.
4. Koppla externa kalendrar (Google Workspace, Microsoft 365) via API så personlig tillgänglighet finns i Gantten innan AI:n körs.
5. Integrera mot Payroll: bekräftade pass för överförda arbetstimmar, övertid och ob-tillägg in i nästa lönesammanställning automatiskt.
6. Skicka varningar till Slack eller Teams när AI:n upptäcker täckningsluckor, kontraktsbrott eller orättvisor för kommande månad.
7. Chefen granskar utkastet 15 minuter på måndagsmorgonen och klickar Publish; AI:n lär sig från manuella justeringar.

Resultatet: En AI-orchestrator gör jobbet som en hel schemaläggningsgrupp, dygnet runt, med mätbar rättvisa och tydlig spårbarhet. Chefer kan fokusera på coaching och undantag.

Att koppla AI-agenter till Planning, Sales, HR, Payroll och externa kalendrar med rätt regelverk kring övertid, rättvisa och lagkrav är den arkitektur Dasolo bygger i partnerprojekt.

När expertstöd gör skillnad

Om nivå 1–6 täcker era behov kan ni ofta lyckas med standardfunktioner i Odoo Planning, en tydlig intern ansvarig och en sandbox där teamet får testa fritt utan risk för produktion.

Från nivå 7 och uppåt ökar insatserna: automatiska arbetsflöden som skickar felaktiga mejl, Studio-fält som blockerar uppgraderingar, eller API:er som tyst slutar synka mitt i natten.

Det är inte ett misslyckande för ert team — det är en signal om att arkitektur, test och styrning börjar spela större roll.

Ta in en partner när du behöver flersystemsdesign, landspecifik efterlevnad, komplexa integrationer eller ett go-live-datum som styrelsen redan bestämt.

Arbeta med Dasolo

Dasolo hjälper företag att implementera Odoo så det faktiskt fungerar i vardagen: skräddarsydda appar, rena integrationer och utbildning som sitter kvar när konsulterna gått.

Om er roadmap för Planning innehåller avancerade användningsfall från denna guide kan vi lägga upp en fasad plan: snabba vinster först, sedan automation och integrationer med tydliga ägare och testskript.

Ni behåller kontroll över scope och budget. Vi tillför Odoo-kompetens så ert team slipper dyra misstag i produktion.

Boka en kostnadsfri konsultation:

Boka din demo