Odoo Recruitment: Pipelines, Offers y Analítica de Contratación

Introducción

Odoo Recruitment reúne en un único expediente por persona datos del empleado, solicitudes de ausencia, procesos de contratación y documentos de RR. HH., evitando que los managers trabajen con carpetas y herramientas paralelas.

Los procesos de personal impactan a toda la empresa, pero saldos de vacaciones, contratos y el estado de las contrataciones suelen estar difusos hasta que surge un problema urgente.

Las apps de Recruitment enlazan los eventos de RR. HH. con el organigrama, flujos de aprobación y, cuando procede, con la nómina o gastos, ofreciendo a la dirección una visión actualizada de plantilla y disponibilidad.

Los partners de RR. HH., responsables de oficina y directivos que planean cambios de plantilla encontrarán aquí patrones prácticos para comparar con su entorno actual.

Recruitment forma parte del ERP modular de Odoo. Los equipos lo adoptan cuando quieren responsabilidades claras, flujos repetibles e historial buscable en lugar de mensajes aislados y hojas de cálculo desconectadas.

Este artículo es un Top 10 jerarquizado de Nivel 1 (fácil) a Nivel 10 (experto). Cada nivel incluye pasos numerados con las acciones concretas que harías dentro de Odoo Recruitment.

Empieza por donde te sientas cómodo; no por el nivel 10 solo porque suena impresionante.

Lee primero la sección del reto y luego abre el nivel que refleje la situación actual de tu equipo.

En esta guía verás:

• Qué responsabilidades cubre Odoo Recruitment dentro de la pila tecnológica típica de una empresa
• Dónde se acumula más fricción hoy en día (y por qué ocurre)
• Diez casos de uso ordenados desde disciplina básica hasta estrategia avanzada
• En qué momento la automatización o las integraciones justifican contratar a un partner de Odoo

El problema a resolver

RR. HH. envía la aprobación de una ausencia por correo, nómina se entera tarde y el responsable en planta no sabe quién estará disponible el martes. Todos confían en RR. HH., pero los datos llegan siempre un paso por detrás.

Los procesos de RR. HH. afectan a cada empleado, pero permisos, contratación y contratos suelen vivir en herramientas distintas; los managers no tienen un punto único para aprobar solicitudes ni ver la disponibilidad del equipo.

¿Te suena familiar? Suele ocurrir esto:

• Saldos de permisos en disputa porque las solicitudes se gestionan por email
• Estado de los procesos de selección confuso entre managers
• Contratos firmados sin un expediente centralizado del empleado

La buena noticia: no hace falta un gran proyecto para empezar a mejorar. Elige un caso de uso de los siguientes, pruébalo 30 días en Odoo Recruitment y mide el cambio.

Top 10 casos de uso de Recruitment

10 casos prácticos para Odoo Recruitment, ordenados del Nivel 1 (fácil, hazlo esta misma tarde) al Nivel 10 (experto). Cada caso responde: ¿qué construiremos y qué clics hay que hacer en Odoo?

El Nivel 1 es la victoria diaria más sencilla. El Nivel 10 es intencionalmente ambicioso para que veas hasta dónde puede escalar la misma aplicación si la arquitectura y los datos están limpios.

Elige tu nivel, sigue los pasos numerados en una base de pruebas y sube cuando el nivel anterior deje de aportar valor.

1. Publica tu primera oferta en la página de empleo del sitio web Nivel 1 — Fácil

Nivel 1 es la acción de Recruitment más sencilla: un usuario de RR. HH., un puesto y una página pública. Sin automatismos ni puntuaciones, solo una oferta que envía candidatos a un kanban central.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Instala Recruitment; ve a Recruitment → Configuración → Puestos de trabajo → Nuevo y completa título, departamento, tipo de contrato y número de vacantes.
2. En la pestaña Descripción estructura el rol en secciones cortas: impacto, responsabilidades y requisitos, en lugar de un solo párrafo largo.
3. Pulsa Publicar en el sitio web; Odoo genera automáticamente la página de carreras con el formulario de candidatura enlazado al kanban.
4. Comparte la URL de empleo en LinkedIn, portales y redes sociales para centralizar las candidaturas en el mismo formulario.
5. Las nuevas candidaturas aparecen en Recruitment → Candidaturas en la primera columna del kanban, listas para revisión el mismo día.

Resultado: Las candidaturas dejan de dispersarse en varios buzones y drives; desde el primer día, todos los candidatos están en un kanban buscable.

2. Crea un pipeline medible con fases, probabilidades y motivos de pérdida Nivel 2 — Fácil

En Nivel 2 el kanban se convierte en el embudo de contratación. Fases, probabilidades y motivos de rechazo transforman procesos puntuales en un funnel gestionado.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Ve a Recruitment → Configuración → Fases y crea: Calificación inicial, Screening telefónico, Entrevista presencial, Ronda final, Oferta y Contratado.
2. Abre cada fase y asigna un % de Probabilidad (10, 30, 50, 70, 90, 100) para que el pipeline muestre la posición real de cada candidato.
3. Desde Recruitment → Mi pipeline arrastra las tarjetas de candidato entre fases a medida que avanzan las entrevistas.
4. Si un candidato se retira, haz clic en Rechazar y selecciona un Motivo (Falta de habilidad, Expectativas salariales, Se retiró) para mantener el kanban limpio.
5. Accede a Recruitment → Informes → Análisis de Recruitment y agrupa por Fase para ver el tiempo en cada etapa y detectar cuellos de botella.

Resultado: La contratación deja de ser opaca; managers identifican en segundos qué roles están bloqueados y dónde se pierden candidatos.

3. Captura currículums entrantes con un alias de correo por puesto Nivel 3 — Fácil

Nivel 3 añade una automatización práctica: un alias de correo distinto para cada puesto. Los CVs que llegan por email se convierten en fichas de candidato sin intervención manual.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. En el formulario del Puesto, pestaña Recruitment, asigna un Alias de correo como jobs-engineer o jobs-ventas en tu dominio de recepción.
2. Verifica el servidor de correo entrante en Configuración → Técnico → Servidores de correo entrante para asegurar que el alias reciba mensajes externos.
3. Cuando un candidato envíe un email al alias, Odoo crea la ficha de candidato, adjunta el CV y guarda el cuerpo del mensaje en el chatter.
4. Repite el alias para cada puesto de trabajo para que cada vacante tenga su bandeja y el kanban no mezcle roles distintos.
5. Desde cualquier ficha, pulsa Responder para mantener la conversación íntegra en el chatter; nada termina en el buzón personal de alguien.

Resultado: Los CVs entran automáticamente en el kanban correcto; RR. HH. deja de actuar como simple reenviador de candidaturas.

4. Preselecciona rápidamente con la matriz de habilidades y criterios requeridos Nivel 4 — Medio

Nivel 4 activa las Skills como palanca para evitar leer cada CV completo. Las habilidades requeridas se usan como filtros y los candidatos cualificados emergen de un vistazo.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Ve a Recruitment → Configuración → Tipos de habilidad y define habilidades (Python, Ventas salientes, Alemán, Auditoría ISO) con niveles: Básico, Intermedio, Experto.
2. En cada Puesto, pestaña Habilidades, marca lo imprescindible y lo deseable indicando el nivel mínimo requerido.
3. En la ficha de cada candidato, completa la pestaña Habilidades con los niveles declarados en el CV o verificados en screening.
4. Desde Recruitment → Mi pipeline, usa Filtros → Habilidades para mostrar solo los candidatos que cumplen los requisitos del puesto.
5. Guarda un filtro kanban personalizado llamado Puntuación de coincidencia por puesto para empezar cada mañana con los perfiles más fuertes.

Resultado: El tiempo de criba se reduce de horas a minutos; los managers reciben una lista corta de candidatos que realmente encajan.

5. Estandariza el screening con una encuesta de entrevista puntuable reutilizable Nivel 5 — Medio

Nivel 5 integra Recruitment con la app Encuestas. Las mismas preguntas, la misma escala y un enlace compartible se aplican a todos los candidatos de un rol.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Crea en Encuesta → Nuevo un formulario (p. ej. Screening telefónico — Ingeniero), tipo Recruitment, y añade preguntas puntuables con pesos por respuesta.
2. En Recruitment, abre el Puesto y vincula la encuesta en el campo Formulario de entrevista en la pestaña Recruitment.
3. En la ficha del candidato, pulsa Enviar entrevista, selecciona la encuesta y Odoo envía un enlace personal con fecha límite.
4. El candidato completa la encuesta desde cualquier dispositivo; las respuestas y la puntuación automática quedan visibles en la ficha y el chatter.
5. En Recruitment → Informes → Puntuaciones de encuesta filtra por puesto y ordena candidatos por score antes de la reunión del panel.

Resultado: Todos los candidatos se evalúan con la misma matriz; las decisiones quedan justificadas y documentadas, no basadas en intuición.

6. Permite que candidatos reserven entrevistas desde un enlace compartido Nivel 6 — Medio

Nivel 6 conecta Recruitment con Appointments. En lugar de varios intercambios de email, los candidatos reservan directamente en calendarios con la disponibilidad real del panel.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. En Appointments → Nuevo crea un tipo de agenda Phone Screen 45 min con los recursos adecuados (RR. HH., hiring manager) y sus horarios laborales.
2. Configura tiempo de buffer, ventana visible (p. ej. próximos diez días hábiles) y campos del formulario (Nombre, Email, LinkedIn).
3. Copia la URL pública de Appointments y pégala en la plantilla de correo Phone Screen Invite guardada en el registro del Puesto.
4. Cada vez que muevas un candidato a Phone Screen, pulsa Enviar enlace de reserva; el candidato elige franja y el evento aparece en Calendar.
5. El evento reservado se enlaza automáticamente a la ficha del candidato; reprogramaciones y recordatorios se envían sin intervención de RR. HH.

Resultado: El tiempo hasta la primera entrevista baja de una semana a menos de 24 horas; RR. HH. recupera media jornada por vacante abierta a la semana.

7. Rechaza con motivo, envía una plantilla y crea una bolsa de talento reutilizable Nivel 7 — Difícil

En Nivel 7 la negativa se convierte en activo: los motivos alimentan informes, las plantillas protegen la marca y las etiquetas de Talent Pool permiten una re-enganche futuro.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Ve a Recruitment → Configuración → Motivos de rechazo y añade opciones como Falta de competencia, Expectativas salariales, Se retiró, Cubierto internamente y Muy bueno pero sin encaje ahora.
2. En Configuración → Plantillas de correo redacta una plantilla amable por cada motivo y vincúlala al registro del motivo correspondiente.
3. En la ficha del candidato, pulsa Rechazar, selecciona el motivo; el email se envía automáticamente y el chatter registra motivo y mensaje.
4. A los candidatos marcados como Muy bueno pero sin encaje ahora añádeles la etiqueta Talent Pool y archívalos para mantener el kanban centrado en roles activos.
5. Cuando surja un puesto similar, filtra Recruitment → Todas las candidaturas por la etiqueta Talent Pool, desarchiva los mejores y reactiva el contacto con un mensaje personal.
6. Accede a Informes → Análisis de Recruitment y agrupa por Motivo de rechazo para corregir el punto del funnel donde más candidatos se pierden cada trimestre.

Resultado: La marca empleadora se mantiene cuidada con candidatos rechazados; el pipeline pasado se transforma en una fuente de talento a menor coste.

8. Envía la oferta con Sign y crea el empleado al contratar Nivel 8 — Difícil

Nivel 8 enlaza Recruitment con Sign y Empleados. La transición oferta→contratación pasa a ser un flujo de un clic con firma legal y ficha de empleado activa al final.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Instala Sign; en Sign → Plantillas sube el PDF de la oferta y coloca campos para Nombre, Salario, Fecha de inicio y las firmas del candidato y de RR. HH.
2. En la ficha del candidato movido a Oferta, pulsa Enviar oferta y selecciona la plantilla de Sign; Odoo rellena los campos desde la ficha del candidato.
3. El candidato firma primero desde cualquier dispositivo y RR. HH. contra-firma después; recordatorios automáticos se envían tras 48 horas si no hay respuesta.
4. Una vez firmado, pulsa Contratar en la ficha del candidato; Odoo crea automáticamente la ficha de Empleado con departamento, manager y tipo de contrato correctos.
5. En la nueva ficha de Empleado se genera el proyecto estándar de Onboarding con tareas (portátil, cuentas, inducción) asignadas a los responsables pertinentes.

Resultado: El tiempo desde el sí hasta la contratación legal baja de 1–2 semanas a una sola tarde, con el PDF firmado archivado para toda la relación laboral.

9. Rastrea fuentes, UTM y coste por contratación en un dashboard en Spreadsheet Nivel 9 — Difícil

Nivel 9 convierte Recruitment en una mezcla de canales medible. Etiquetas de fuente, captura de UTM y un dashboard en Spreadsheet muestran qué canales generan contrataciones reales.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. En Recruitment → Configuración → Fuentes crea LinkedIn, Indeed, Web, Referidos y Headhunter, y etiqueta cada candidato nuevo con la fuente correcta.
2. En los formularios web captura utm_source, utm_medium y utm_campaign en campos ocultos para mapear campañas pagadas a candidatos reales.
3. Usa Studio Automation: cuando un candidato referido sea contratado, programa una actividad en RR. HH. para pagar el bono de referencia a tiempo.
4. Abre Spreadsheet → Nuevo desde Recruitment Pivot y construye el TA Dashboard con Candidaturas por Fuente, Conversión por Fase y Coste por Contratación.
5. Extrae el gasto mensual por canal desde Contabilidad, divide por contrataciones por canal y fija el mejor y peor CPH en la hoja principal.
6. Programa una revisión mensual de contratación que se apoye exclusivamente en este dashboard; así el presupuesto se reasigna a los canales que realmente convierten.

Resultado: El marketing de captación deja de ser una intuición y pasa a ser una línea presupuestaria medible; el coste por contratación puede caer entre un 20 y un 40% en dos trimestres.

Conectar la captura de UTM, la atribución de fuentes, las automatizaciones de referidos y el dashboard en Spreadsheet entre Recruitment, Web y Contabilidad es precisamente el tipo de implementación cross-app que Dasolo gestiona como partner.

10. Gestiona un Talent OS multilingüe y GDPR-compliant con cribado por IA y analítica en vivo Nivel 10 — Experto

Nivel 10 es un sistema completo: la IA analiza CVs entrantes, las automatizaciones aplican las reglas de retención GDPR, la web de carreras está localizada y un tablero en tiempo real enlaza contratación con resultados del negocio.

Cómo hacerlo en Odoo:

1. Activa cribado por IA en Recruitment para que cada candidato sea parseado, puntuado frente a las habilidades del puesto y reciba una justificación registrada en el chatter.
2. Publica la sección Carreras en Website en varios idiomas con descripciones localizadas, consentimiento GDPR claro en el formulario y aviso de retención de datos.
3. Studio Automation: 24 meses después de la última actividad de un candidato no contratado, archiva el registro y purga datos personales manteniendo estadísticas anónimas del funnel.
4. Con candidatos cualificados, dispara un flujo saliente: enlace de Appointments para el screening, drip de Marketing Automation en el idioma del candidato y ticket de Helpdesk si algo se atasca.
5. Construye un Spreadsheet Talent OS que combine funnel de contratación, time-to-fill, ROI por fuente, objetivos de diversidad y una conexión a previsión de costes de Nómina.
6. Celebra un ritual trimestral de gobernanza: revisa la precisión de la IA en contrataciones vs rechazos, actualiza reglas GDPR y redistribuye inversión en fuentes según datos en vivo.
7. Convierte procedimientos repetidos (plantillas de oferta, encuestas de screening, checklist de onboarding) en contenidos de workspace de Conocimiento para que sobrevivan al cambio de equipos.

Resultado: La adquisición de talento funciona como una plataforma medible, conforme y multicanal; los reclutadores concentran su tiempo en cerrar y en el juicio humano, mientras el sistema gestiona trámites e informes.

Diseñar prompts de IA, automatismos de retención GDPR, contenido multilingüe y un Talent OS en Spreadsheet de extremo a extremo es la arquitectura que Dasolo suele ensamblar como partner, evitando fases largas de prueba y error para la mayoría de equipos.

Cuándo tiene sentido pedir ayuda experta

Si los niveles 1 a 6 encajan con tu realidad, a menudo basta con Odoo Recruitment estándar, un responsable interno paciente y una sandbox donde probar sin miedo a romper cosas.

A partir del nivel 7 suben los riesgos: flujos automáticos que envían correos a clientes equivocados, campos de Studio que impiden actualizaciones o APIs que dejan de sincronizar a horas intempestivas.

Eso no es señal de incompetencia del equipo; indica que la arquitectura, las pruebas y la gobernanza importan.

Trae a un partner cuando necesites diseño multi-app, cumplimiento específico por país, integraciones complejas o una fecha de lanzamiento marcada por la dirección.

Trabaja con Dasolo

Dasolo ayuda a implementar Odoo según cómo realmente trabajáis: apps a medida, integraciones limpias y formación que el equipo recuerde cuando los consultores ya no estén.

Si tu roadmap de Recruitment incluye los casos avanzados de esta guía, podemos planificar por fases: victorias rápidas primero y luego automatizaciones e integraciones con propietarios y scripts de prueba claros.

Mantienes el control del alcance y del presupuesto; nosotros aportamos profundidad en Odoo para evitar que tu equipo aprenda lecciones caras en producción.

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