Johdanto
Odoo Fleet kokoaa työntekijöiden tiedot, lomat, rekrytoinnin ja työsuhdedokumentit yhteen paikkaan niin, että esimiehet ja HR työskentelevät yhden henkilön profiilissa sen sijaan, että tiedot levittäytyisivät useisiin eri kansioihin ja työkaluihin.
Ihmisiin liittyvät prosessit vaikuttavat jokaiseen tiimiin, mutta lomien saldo, työsopimusten tila ja rekrytoinnin eteneminen jäävät usein epäselviksi, kunnes joku huomauttaa ongelmasta.
Fleet-sovellukset kytkevät henkilöstötapahtumat organisaatiokaavioon, hyväksyntäprosesseihin ja tarvittaessa palkanlaskuun tai kulujen käsittelyyn, jolloin johto saa reaaliaikaisen näkymän henkilöstömäärään ja saatavuuteen.
HR:n liikekumppanit, toimiston ylläpitäjät ja johtajat, jotka suunnittelevat henkilöstömuutoksia, löytävät käytännönmukaisia malleja, joita verrata nykyiseen työskentelytapaan.
Fleet on osa Odoon modulaarista ERP:ää. Tiimit ottavat sen käyttöön, kun haluavat selkeät vastuut, toistettavat työnkulut ja haettavan historian sen sijaan, että viestit ja taulukot jäisivät hajalle. Odoo Fleet: Ajoneuvot, sopimukset, huollot ja kustannukset muodostavat tarinan sidosryhmille, jotka hyväksyvät budjetit.
Tämä artikkeli esittelee Top 10 -listauksen, jossa tasot on arvioitu Level 1 (helppo) – Level 10 (asiantuntija). Jokaisessa tasossa on numeroidut vaiheet: mitä konkreettisesti klikattaisiin Odoo Fleetissä.
Aloita siitä tasosta, jossa tunnet olosi varmaksi — ei siksi, että korkein taso kuulostaa vaikuttavalta.
Lue ensin Haaste-osio ja avaa sitten se taso, joka vastaa tiimisi nykytilannetta.
Tässä oppaassa näet:
- Mihin Fleet tyypillisesti ottaa vastuun yrityksen järjestelmäpinossa
- Missä kohdin tiimeillä on eniten kitkaa nykykäytännöissä (ja miksi)
- Kymmenen priorisoitua käyttötapausta aloittelijan askelista edistyneeseen strategiaan
- Milloin automaatio tai integraatiot oikeuttavat Odoo-kumppanin mukaan ottamisen
Haaste
HR lähettää loma-hyväksynnän sähköpostilla. Palkanlaskenta saa tiedon liian myöhään. Kentän esimies ei tiedä, kuka on vapaana tiistaina. Kaikki luottavat HR:ään, mutta tieto on jatkuvasti askeleen jäljessä.
HR-prosessit koskettavat jokaista työntekijää, mutta lomat, rekrytointi ja sopimukset sijaitsevat usein erillisissä työkaluissa. Esimiehiltä puuttuu yksi paikka hyväksyä pyyntöjä ja nähdä tiimin saatavuus.
Tunnetko tilanteen? Usein tiimit törmäävät näihin ongelmiin:
- Lomasaldot kiistanalaisia, koska pyynnöt kulkevat sähköpostissa
- Rekrytoinnin tila epäselvä eri rekrytoijien kesken
- Sopimukset allekirjoitettu ilman keskitettyä työntekijädokumenttia
Hyvä uutinen: koko järjestelmää ei tarvitse uudistaa kerralla. Valitse yksi käyttötapaus alta, kokeile sitä 30 päivää Odoo Fleetissä ja mittaa muutokset.
Fleetin Top 10 käyttötapausta
10 käyttötapausta Odoo Fleetille, järjestettynä Level 1 (helppo, hoituu tänä iltapäivänä) – Level 10 (asiantuntijatason ratkaisu). Jokainen kertoo: mitä rakennamme ja mitkä ovat klikattavat vaiheet Odoossa.
Level 1 on nopea arjen voitto. Viimeinen taso on tarkoituksella kunnianhimoinen, jotta näet, miten sama sovellus voi kasvaa, kun data ja arkkitehtuuri pidetään siisteinä.
Valitse oma tasosi, seuraa numeroituja vaiheita testitietokannassa ja siirry ylöspäin, kun edellinen taso tuntuu liian yksinkertaiselta.
1. Rekisteröi ensimmäinen yritysauto ja tee sille kuljettaja Level 1 — Easy
Level 1 on yksinkertaisin Fleet-toimenpide: yksi esimies, yksi auto, yksi kuljettaja. Ei sopimuksia, ei kustannuksia — pelkkä ajoneuvo siirretään Excelistä Odoon.
Näin toimisit Odoossa:
- Asenna Fleet-sovellus, mene Fleet > Configuration > Settings ja varmista, että polttoaine- ja huoltoasetukset ovat päällä.
- Avataan Fleet > Vehicles > New ja täytetään malli, rekisterinumero, ensimmäinen sopimuspäivä ja viimeinen ajomittarin lukema.
- Aseta Driver työntekijäksi tai kontaktiksi, joka käyttää autoa arjessa.
- Valitse sopivat Tagit kuten Company Car tai Pool Car, tallenna ja vahvista, että auton tila muuttuu In Service -tilaksi.
- Avaa Fleet > Vehicles Kanban-näkymä nähdäksesi auton oikeassa sarakkeessa kuljettajan kuvan kanssa.
Mitä saat: Keskustelu siitä, kuka ajaa mitä, loppuu. Yksi tietue sisältää rekisterinumeron, kuskin ja aloituspäivän — sekä liittää kaikki tulevat kustannukset samaan ajoneuvoon automaattisesti.
2. Kirjaa ajomittarin lukema ja polttoainotäyttö Level 2 — Easy
Level 2 on päivittäinen Fleet-rutiini. Kuljettajat tai ylläpitäjät kirjaavat polttoaine- ja ajomittaritiedot, jotta auton kilometrimäärä säilyy tarkkana eikä vain arviolukemana vuoden lopussa.
Näin toimisit Odoossa:
- Avaa ajoneuvon tietue ja käytä Odometer-painiketta lisätäksesi uuden lukeman päivämäärällä ja kilometreillä.
- Mene Fleet > Fleet > Fuel Logs > New, valitse ajoneuvo ja kirjaa litrat, hinta per litra ja kokonaissumma kuitista.
- Liitä polttoainokuitti chatteriin, jotta alkuperäinen lasku pysyy kytkettynä kustannoriville.
- Toista jokaisesta täytöstä; ajoneuvon Last Odometer päivittyy automaattisesti korkeimman lukeman mukaan.
- Avaa Fleet > Reporting > Costs ja ryhmittele Vehicle:n mukaan nähdäksesi polttoainekulut per auto kuukaudessa yhdellä silmäyksellä.
Mitä saat: Polttoainekulut per ajoneuvo muuttuvat todellisiksi numeroiksi, ja seuraava huoltoväli voidaan suunnitella tarkkojen kilometrien perusteella.
3. Kirjaa kertaluontoinen huolto, kuten öljynvaihto tai rengastyö Level 3 — Easy
Level 3 ottaa käyttöön Services-lokin — ominaisuuden, joka muuttaa korjaamon kuitit rakenteelliseksi historiaksi oikean ajoneuvon taakse eikä paperikansioon.
Näin toimisit Odoossa:
- Mene Fleet > Configuration > Service Types ja varmista, että yleiset tyypit löytyvät: öljynvaihto, renkaat, jarrut, katsastus.
- Ajoneuvosta klikkaa Services-painiketta > New, valitse Service Type ja lisää päivämäärä, kustannus ja toimittaja.
- Kirjoita lyhyt kuvaus: huoltokilometrit, seuraava huolto, vaihdetut osat.
- Merkitse huolto Done-tilaan, jotta se poistuu Running-tilasta ja näkyy kustannusraportilla.
- Avaa Fleet > Reporting > Services ja ryhmittele Service Type:n mukaan nähdäksesi, mikä huoltolaji maksaa eniten koko autokannassa.
Mitä saat: Jokainen korjaamolasku tallentuu ajoneuvolle, ja voit lopulta vastata tärkeään kysymykseen uusinnassa: kannattaako auto pitää vai myydä.
4. Seuraa leasing- ja vakuutussopimuksia uusimisilmoituksin Level 4 — Medium
Level 4 ottaa käyttöön Contracts-tason. Leasing-, vakuutus- ja tiepalvelusopimukset tallennetaan ajoneuukohtaisesti aloitus- ja päättymispäivillä, jotta uusimiset eivät jää viime hetken paniikiksi.
Näin toimisit Odoossa:
- Ajoneuvosta paina Contracts > New ja valitse tyyppi: Leasing tai Insurance tai Assistance.
- Täytä Start Date, Expiration Date, Vendor ja Recurring Cost (kuukausimaksu) sekä sopimusviite.
- Liitä PDF-sopimus chatteriin, jotta dokumentti on yhdellä klikkauksella ajoneuvon tiedoissa.
- Aseta Activity Alert: luo muistutus kenttäpäällikölle 60 päivää ennen päättymistä uusimiskeskustelun aloittamiseksi.
- Avaa Fleet > Fleet > Contracts ja suodata Expires in the next 90 days joka maanantai ennakoidaksesi kaikki uusimiset.
Mitä saat: Ei enää ajoneuvoja ilman vakuutusta eikä automaattisia huonoja jatkamisia, koska jokaisella sopimuksella on omistaja ja selkeä deadline.
5. Järjestä autokanta tagein, tiloilla ja kategorioilla Level 5 — Medium
Level 5 muuttaa ajolistauksen rakenteelliseksi autokannaksi. Tagit, ajoneuvon tilat ja kategoriat antavat talous-, HR- ja operaatio-tiimeille omat näkymänsä samaan dataan.
Näin toimisit Odoossa:
- Mene Fleet > Configuration > Tags ja luo Company Car, Pool Car, Commercial, Workshop, Electric, Diesel.
- Avattuasi Fleet > Configuration > Vehicle Status, määrittele todellinen elinkaari: Ordered, In Service, To Downgrade, Sold, Scrapped.
- Lisää jokaiselle ajoneuvolle oikeat tagit ja aseta sen nykyinen Status, jotta Kanban muuttuu aidoksi putkeksi.
- Luo Kategoriat (Light, Van, Truck, Electric) Fleet > Configuration > Vehicle Models > Categories -kohtaan, jotta kustannuksia voi ryhmitellä.
- Tallenna mukautettu suodatin Pool Cars Available ja pinnaa se Vehicles Kanban -näkymään lähettäjälle.
Mitä saat: Talous näkee kustannuksen kategorioittain, lähetys löytää vapaana olevat pool-autot ja HR näkee yritysautot työntekijöittäin — kaikki samasta yhteisestä tietokannasta.
6. Suunnittele kuljettajan vaihto Future Driverilla ja puhtaalla historiankirjauksella Level 6 — Medium
Level 6 hyödyntää Fleetin Future Driver -ominaisuutta. Suunniteltu vaihto pitää nykyisen kuljettajan aktiivisena luovutuspäivään asti ja tallentaa järjestelmään siirron historian.
Näin toimisit Odoossa:
- Avaa lähtevä työntekijä tai roolimuutoksen ajoneuvo, aseta Future Driver ja Plan To Change Car -päivämäärä.
- Lisää chatteriin lyhyt muistiinpano sovitusta vaihdosta: työsuhteen päättyminen, tehtävän muutos tai leasingkauden loppu.
- Vaihdon kohteena päivänä avaa ajoneuvo ja klikkaa Change Driver: tuleva kuljettaja korvaa nykyisen yhdellä klikkauksella.
- Tarkista Drivers History -välilehti: aikaisempi tehtävä näkyy aloitus- ja päättymispäivillä.
- Ajasta Service-aktiviteetti Vehicle Cleaning and Inspection, jotta auto on valmis uudelle kuljettajalle.
Mitä saat: Luovutukset eivät enää hyppää HR:n ja fleetin välillä — jokaisesta autosta on selkeä haltuunottoketju HR-, vakuutus- ja verotarkastuksia varten.
7. Laadi kokonaisomistamisen kustannusraportti (TCO) ajoneuittain ja kategorioittain Level 7 — Hard
Level 7 muuttaa autokannan kustannuskeskuksesta mitattavaksi yksiköksi. Fleetin raportointi kokoaa polttoaine-, huolto- ja sopimuskulut todelliseksi kustannukseksi per ajoneuvo ja per kategoria.
Näin toimisit Odoossa:
- Avaa Fleet > Reporting > Costs ja vaihda Pivot-näkymään, rivit Vehicle ja sarakkeet Cost Type (Contract, Service, Fuel).
- Lisää mittareiksi Total Amount ja Total Kilometers laskeaksesi kustannuksen per kilometri mukautetussa sarakkeessa.
- Ryhmittele Category (Light, Van, Truck, Electric) mukaan vertaillaksesi TCO:ta eri ajoneuvoryhmien välillä viimeisen 12 kuukauden ajalta.
- Tallenna suosikiksi TCO by Vehicle ja pinnaa se Fleet-dashboardiin kuukausittaista katselmusta varten.
- Vie pivot-taulukko taulukkolaskentaan ja jaa se toistuvana raporttina CFO:lle ja COO:lle.
Mitä saat: Keskustelu autokannasta siirtyy tunnepohjaisesta päätöksenteosta numeroihin — seuraava ajoneuvon vaihtopäätös tehdään kustannus per kilometri -mittarilla.
8. Automatisoi huolto-ostot Purchase-moduulin ja hyväksyttyjen toimittajien avulla Level 8 — Hard
Level 8 yhdistää Fleetin Purchaseen. Huollot eivät ole enää yksittäisiä laskuja: niistä tehdään tarjouspyyntöjä hyväksytyille korjaamoille, ja toimittajahinnat näkyvät huoltotyypeittäin.
Näin toimisit Odoossa:
- Purchase > Configuration > Vendors -kohdassa merkitse korjaamot ja rengasliikkeet fleet-toimittajiksi yhteystiedoilla ja maksuehdoilla.
- Ajoneuvosta aikatauluta huolto ja klikkaa Create Purchase Order luodaksesi RFQ:n sovitulle summalle.
- Hyväksy toimittajan lasku kirjanpidossa ja linkitä se Fleet Service Cost -riville, jotta kustannus kohdistuu oikein.
- Määritä toistuva sääntö: joka 15 000 kilometrin jälkeen Fleet luo automaattisesti Service-aktiviteetin, joka on osoitettu fleet-päällikölle.
- Avaa Purchase > Reporting ja suodata Fleet-toimittajien mukaan neuvotellaksesi raamiehdot kolmelle tärkeimmälle korjaamolle.
Mitä saat: Fleet-kulut eivät ole hajanaisia kuitteja. Jokainen euro ostetaan, laskutetaan ja jäljitetään kuten muutkin toimittajakustannukset, mahdollistaen vuosittaisen neuvottelun.
9. Kirjaa fleet-kustannukset kirjanpitoon analyyttisella jakautumisella osastoittain Level 9 — Hard
Level 9 yhdistää Fleetin kirjanpitoon. Jokainen polttoainokirjaus, huolto ja toistuva sopimuskulu kirjautuu oikealle tilille ja jakautuu analyyttiseen suunnitelmaan, jotta talous näkee kustannuksen osastokohtaisesti.
Näin toimisit Odoossa:
- Luo Analyyttinen suunnitelma nimeltä Fleet, jossa on yksi analyyttinen tili per ajoneuvo ja vanhempi-tili per osasto (Myynti, Tekniikka, Admin).
- Aseta jokaiselle ajoneuvolle Default Analytic Account ja määrittele toistuvat kustannuslehtiöt, jotta sopimukset kirjautuvat kuukausittain automaattisesti.
- Map-pää huoltotyypitExpense-tiliin (Maintenance, Fuel, Insurance) Accounting > Configuration > Chart of Accounts -kohdassa.
- Vahvista ensimmäinen kuukausiajo: toimittajalaskut, polttoainokirjaukset ja toistuvat sopimusmaksut tulevat oikeille analyyttisille riveille.
- Avaa Accounting > Reporting > Analytic Items ja ryhmittele Departmentin mukaan jakaaksesi fleet-kulut tiimeittäin CFO:lle.
- Rakenna taulukkolaskentaan pivot Cost per Driver syöttö seuraavaan palkkapaketin tarkasteluun.
Mitä saat: Fleet ei enää ole mustaa laatikkoa. Jokainen osasto näkee omat autokustannuksensa ja talous voi puolustaa budjettia yhdellä haulla ilman käsityötä Excelissä.
Analyyttisen suunnitelman suunnittelu, jokaisen fleet-kustannuksen oikeaan tiliin kartoitus ja toistuvien kirjauksien kytkeminen kuukausittaiseen sulkuun on juuri se kokonaisuus, jonka Dasolo toteuttaa kumppanivetoinenena projektina.
10. Aja yhdistettyä autokantaa telematiikalla, ennakoivalla AI-huollolla, Field Servicellä ja reaaliaikaisilla kojelaudoilla Level 10 — Expert
Level 10 on täysi toimintajärjestelmä: GPS-telematiikka syöttää kilometrit ja ajotiedot Fleetille, AI ennustaa vikoja ennen kuin ne tapahtuvat, Field Service lähettää teknikon ja reaaliaikainen TCO-kojelauta näyttää koko autokannan yhdessä näkymässä.
Näin toimisit Odoossa:
- Integroi telematiikkatoimittaja (esimerkiksi Geotab, Webfleet, Verizon) API:n kautta: GPS-sijainti, kilometrit ja ajotapa siirtyvät ajoneuvon tietueeseen päivittäin.
- AI-palvelu kuluttaa telematiikkavirran, pisteyttää auton riskin ja luo ennakoivan ilmoituksen todennäköisestä viasta 30 päivän sisällä.
- Kriittiset hälytykset luovat automaattisesti Maintenance Requestin ja Field Service -tehtävän, joka annetaan lähimmälle huoltomiehelle Planning-moduulissa.
- Kuljettajan ajotapaan liittyvät signaalit (jyrkkä jarrutus, ylinopeus, tyhjäkäynti) laukaisevat keskusteluilmoituksen kuskille ja valmennusaktiviteetin esimiehelle.
- Vakuutus- ja vahinkotapaukset avaavat Helpdeskin-lipun vakuutusvälittäjälle, johon telematiikkaote liitetään todisteeksi korvaushakemukseen.
- Marketing Automation lähettää päätevuokraus- tai uusintaehdotuksen kuljettajille 90 päivää ennen sopimuksen umpeutumista autoehdotuksineen.
- Reaaliaikainen Fleet Live -kojelauta seuraa TCO:ta, kustannusta per kilometri, käyttökatkoja, ennustettuja vikoja ja CO2-päästöjä kategoriakohtaisesti jatkuvasti päivittyvänä näkymänä.
Mitä saat: Autokanta pyörii taustalla: viat havaitaan ennen niiden syntymistä, vahinkohakemukset tehdään todistein ja johto avaa yhden live-kojelaudan kuukausiraportin odottelun sijaan.
Telematiikka-integraation, AI-ennustesääntöjen, Fleet–Maintenance–FieldService-käytännön ja live-TCO-arkkitehtuurin suunnittelu on se kokonaisuus, jonka Dasolo rakentaa kumppanivetoisena connected-fleet -projektina. Useimmat tiimit tarvitsevat ulkopuolista osaamista, jotta kaikki palikat asettuvat oikein ensimmäisellä kerralla.
Milloin asiantuntija kannattaa mukaan
Jos tasot 1–6 vastaavat tilannettasi, useimmiten pärjäät vakio-Odoo Fleetin, kärsivällisen sisäisen omistajan ja erillisellä testipalvelimella, jossa sallitaan virheiden tekeminen turvallisesti, kanssa.
Tason 7 jälkeen panokset kasvavat: automatisoidut työnkulut voivat lähettää viestejä väärälle asiakkaalle, Studio-kentät estää päivitykset tai API:t lakkaavat hiljaisesti synkronoinnista keskellä yötä.
Se ei ole tiimin epäonnistuminen — se kertoo, että arkkitehtuuri, testaus ja hallinta ovat ratkaisevia.
Ota kumppani mukaan, kun tarvitset monisovellusarkkitehtuuria, maakohtaista vaatimustenmukaisuutta, monimutkaisia integraatioita tai kun käyttöönotolle on asetettu kiinteä johtoryhmän aikataulu.
Yhteistyö Dasolon kanssa
Dasolo auttaa yrityksiä ottamaan Odoon käyttöön niiden todellisen työskentelytavan mukaan: räätälöidyt sovellukset, selkeät integraatiot ja koulutus, joka jää ihmisten mieleen konsulttien lähdettyä.
Jos Fleet-roadmapisi sisältää tämän oppaan edistyneet käyttötapaukset, voimme rakennella vaiheistetun suunnitelman: ensin nopeasti käyttöön otettavat voitot, sitten automaatio ja integraatiot selkeillä vastuilla ja testiskripteillä.
Teillä säilyy kontrolli laajuudesta ja budjetista — me tuomme Odoo-osaamisen, jotta tiimisi ei opi kallista oppituntia tuotannossa.
Varaa ilmainen konsultaatio: