Useimmat yritykset, jotka kasvavat QuickBooksista ohi, eivät ymmärrä sitä heti. Se ilmenee yleensä työskentelytapojen kasautumisena: taulukkolaskentataulukoita, jotka on liitetty aukkoihin, tietojen uudelleenkirjoittamista eristyneisiin työkaluihin ja taloustiimi, joka käyttää enemmän aikaa numeroiden sovittamiseen kuin niiden analysoimiseen. Tuolloin et oikeastaan enää käytä kirjanpito työkalua. Hallitset haurasta tilkkutäkkiä.
Tässä keskustelu QuickBooks Enterprisen ja täydellisen ERP-alustan, kuten Odoo, välillä tulee merkitykselliseksi. Ne eivät ole kilpailevia tuotteita tiukassa mielessä. Toinen on kirjanpitoon keskittyvä työkalu, jossa on lisäominaisuuksia; toinen on täydellinen liiketoimintajärjestelmä. Tämän eron ymmärtäminen on ensimmäinen askel oikean valinnan tekemisessä yrityksellesi.
Tämä artikkeli käy läpi keskeiset erot tavalla, joka on hyödyllinen operatiivisille johtajille, talouspäälliköille ja yrityksen omistajille, jotka arvioivat vakavasti vaihtoehtojaan.
Kun QuickBooks saavuttaa rajansa
QuickBooks on aidosti hyvä tuote siihen, mitä se tekee. Se hoitaa kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan ja perusraportoinnin riittävän hyvin, jotta miljoonat pienyritykset voivat käyttää sitä mukavasti vuosia. Enterprise-versio lisää enemmän käyttäjiä, enemmän varastonhallintatoimintoja ja syvempää raportointia kuin standardiversiot.
Mutta on olemassa kasvukynnys, jossa kirjanpito-ohjelmisto alkaa aiheuttaa kitkaa sen sijaan, että se poistaisi sitä. Joitakin selvimpiä merkkejä siitä, että yritys on saavuttanut tämän kynnyksen:
- Varastonhallinta vaatii erillisen järjestelmän, joka ei synkronoidu puhtaasti taloustietojen kanssa
- Myyntitilaukset ja ostotilaukset seurataan taulukkolaskentaohjelmissa tai ulkoisissa työkaluissa
- CRM hoidetaan erillisessä alustassa, jolla ei ole live-yhteyttä laskutukseen tai tilauksiin
- Valmistus- tai projektityöprosessit ovat näkymättömiä taloustiimille kuukausittaisen päättymisen asti
- Raportointi vaatii manuaalisia vientiä ja manipulointia ennen kuin se on käytettävissä
- Moniyritys- tai monivaluuttatoiminnot vievät ohjelmiston äärirajoilleen
Tässä vaiheessa kysymys ei ole siitä, siirrytkö eteenpäin, vaan mihin suuntaan mennä. Ja siinä vaiheessa kunnollinen odoo erp -vertailu QuickBooksin kanssa on syytä tehdä vakavasti.
Mikä on QuickBooks Enterprise?
QuickBooks Enterprise on Intuitin korkeimman tason QuickBooks-tuote, joka on suunniteltu yrityksille, jotka tarvitsevat enemmän kapasiteettia ja ominaisuuksia kuin standardi- tai Plus-suunnitelmat voivat tarjota. Se tukee jopa 40 samanaikaista käyttäjää, laajennettua tilikarttaa, kehittynyttä raportointia, parannettua varastonhallintaa ja toimialakohtaisia versioita aloille kuten valmistus, tukkukauppa ja ammatilliset palvelut.
Tuote on hyvin vakiintunut ja sillä on suuri yhteisö kirjanpitäjiä ja tilintarkastajia, jotka tuntevat sen hyvin. Yrityksille, jotka tarvitsevat ensisijaisesti vahvaa taloushallintoa ja joiden muut toiminnot ovat suhteellisen yksinkertaisia, se voi palvella hyvin pitkään.
Mitä QuickBooks Enterprise tekee hyvin:
- Ydin kirjanpito ja kirjanpito, joista rahoitusalan ammattilaisilla on korkea tuntemus
- Palkkahallinta integroitu suoraan alustalle
- Perustason varaston seuranta, jossa on hylly- ja sijaintihallinta korkeammissa tasoissa
- Työ- ja projektikustannusten seuranta palveluliiketoiminnalle
- Suuri ekosysteemi kirjanpitäjiä ja kirjanpitäjiä, jotka tuntevat ohjelmiston
Missä se näyttää rajansa:
- Ei natiivista CRM:ää perusasiakastietojen lisäksi
- Ei valmistus- tai tuotannonhallintaa
- Rajoitettu verkkokauppa- ja verkkosivustointegraatio
- Ei projektinhallintaa työ- ja kustannusperusteiden lisäksi
- Heikko moniyritys- ja monivaluuttakäsittely
- Mukauttaminen vaatii kolmannen osapuolen sovelluksia ja integraatioita, jotka lisäävät kustannuksia ja monimutkaisuutta
Yksinkertaisesti sanottuna: QuickBooks Enterprise on kirjanpito työkalu, jossa on lisäominaisuuksia, ei kaikki yhdessä ERP-alustana. Tämä ero on erittäin tärkeä, kun toimintasi kasvaa.
Mikä on Odoo? Täydellinen liiketoiminnan käyttöjärjestelmä
Odoo on modulaarinen, avoimen lähdekoodin ERP-alusta, joka alkoi nimellä Open ERP, belgialainen projekti, joka on kasvanut yhdeksi maailman laajimmin käytetyistä liiketoimintajärjestelmistä. Saatat edelleen joskus nähdä sen viitattavan nimellä open erp odoo tai odoo open erp vanhemmassa dokumentaatiossa, mutta tuote on kehittynyt paljon alkuperäistään.
Tänään Odoo kattaa koko liiketoiminnan toiminnan joukon natiivisti integroitujen Odoo-moduulien kautta. Avainsana on natiivi: jokainen moduuli jakaa saman tietokannan ja saman perustavan logiikan, joten synkronointiongelmia ei ole, ei kaksoisdatan syöttöä, eikä kontekstin menetystä, kun tieto siirtyy osastolta toiselle.
Odoo:n ydintoimintamoduulit sisältävät:
- Kirjanpito, Laskutus ja Talousraportointi
- Myynti, CRM ja Markkinoinnin automaatio
- Varasto, Ostot ja Varastonhallinta
- Valmistus (MRP) ja Laadunvalvonta
- Projektinhallinta, Työaikakirjanpito ja Kenttäpalvelu
- HR, Palkat, Rekrytointi ja Kulut
- Verkkosivujen rakentaja, Verkkokauppa ja Myyntipiste
- Helpdesk ja Asiakasportaalin
Tämä laajuus on yksi Odoo:n pääeduista verrattuna pelkästään kirjanpitoon keskittyviin työkaluihin. Kun myyntitiimisi sulkee kaupan Odoo CRM:ssä, se luo automaattisesti myyntitilauksen, päivittää varaston, käynnistää hankinnan tarvittaessa ja generoi laskun. Ei manuaalista siirtoa. Ei ylläpidettävää integraatiota. Vain yksi yhdistetty prosessi.
Odoon Community-versio on ilmainen ja avoimen lähdekoodin. Enterprise-versio lisää enemmän moduuleja, vahvempaa tukea ja lisähosting-vaihtoehtoja. Molemmat vaihtoehdot tekevät Odoosta yhden kustannustehokkaimmista täysimittaisista ERP-järjestelmäalustoista, jotka ovat saatavilla yrityksille kaikissa kasvuvaiheissa.
Hinnoittelun vertailu: Odoo vs QuickBooks Enterprise
QuickBooks Enterprise on tilauspohjainen, ja hinnoittelu vaihtelee noin 1 400 - 4 200 USD vuodessa riippuen suunnitelmasta ja käyttäjien määrästä. Gold- ja Platinum-tasot lisäävät parannettuja varasto- ja hinnoittelutoimintoja. Diamond-taso lisää palkanlaskentaa ja edistyneitä HR-työkaluja. 10-30 käyttäjälle vuosikustannukset vaihtelevat tyypillisesti 2 000 - 10 000 USD riippuen valituista ominaisuuksista.
Odoon hinnoittelu toimii eri tavalla. Community-versio on täysin ilmainen. Enterprise-versio hinnoitellaan käyttäjäkohtaisesti kuukaudessa, tyypillisesti 20-35 euroa käyttäjää kohti riippuen suunnitelmasta, ja suuremmille tiimeille on saatavilla volyymialennuksia. Mikä tekee Odoon hinnoittelusta erityisen houkuttelevaa, on se, että saat kaikki moduulit mukaan. CRM:n, valmistuksen tai projektinhallinnan lisäämisestä ei peritä erillistä maksua, kuten kolmannen osapuolen lisäosista QuickBooksissa.
Realistinen kustannusvertailu 20 käyttäjän yritykselle:
- QuickBooks Enterprise (20 käyttäjää, Platinum): Noin 6 000 - 9 000 USD vuodessa peruslisenssistä, plus kustannukset mahdollisista lisäintegraatioista (CRM, varasto, verkkokauppa)
- Odoo Enterprise (20 käyttäjää, kaikki moduulit): Noin 5 000 - 8 400 euroa vuodessa lisenssistä, kattaen kirjanpidon, CRM:n, varaston, valmistuksen, HR:n, verkkosivuston ja paljon muuta.
Pinnalta katsottuna lisenssikustannukset ovat vertailukelpoisia pienelle tiimille. Mutta kokonaiskustannuskuva muuttuu merkittävästi, kun otetaan huomioon, että Odoo kattaa osastot ja toiminnot, jotka vaatisivat kukin erillisen maksullisen työkalun tai integraation QuickBooksin kanssa. Yritykselle, joka hoitaa myyntiä, varastoa ja projektitoimintaa kirjanpidon ohella, Odoo on tyypillisesti kustannustehokkaampi kahden tai kolmen vuoden aikajänteellä.
On myös syytä huomata, että Odoon hinnoittelumalli on läpinäkyvämpi. Tiedät, mitä maksat per käyttäjä, ja uuden moduulin lisääminen ei tyypillisesti muuta käyttäjähinnoittelurakennetta.
Odoon ominaisuudet vs QuickBooks Enterprise: Mitä todella saat
Tässä on kohta, jossa vertailu paljastaa eniten. ERP-ohjelmistojen vertailu keskittyy usein ominaisuuslistoihin, mutta hyödyllisin kysymys on: mitkä ominaisuudet ovat natiivisti integroituja verrattuna niihin, jotka on lisätty erikseen ja joita ylläpidetään erikseen?
Kirjanpito ja Rahoitus
QuickBooks Enterprise:lla on todellinen etu kirjanpidon tuntemuksessa. Sen käyttöliittymä on intuitiivinen kirjanpitäjille, tililuettelo on joustava ja raportointi on vahvaa. Liiketoiminnalle, jonka pääkompleksisuus on taloudellinen, tämä on merkityksellistä.
Odoon kirjanpitomoduuli on kypsä ja käsittelee useita valuuttoja, useita yrityksiä, verovelvoitteita, pankkitilien sovittamista ja taloudellista raportointia tasolla, joka täyttää useimpien yritysten tarpeet. Se ei ole alustan heikko kohta. Liiketoiminnalle, joka siirtyy QuickBooksista, Odoon kirjanpito-ominaisuudet ovat riittävän vankkoja, joten siirtyminen on tyypillisesti sujuvaa.
Varasto ja Toimitusketju
QuickBooks Enterprise sisältää varaston seurannan, ja Platinum-taso lisää edistyneempiä ominaisuuksia, kuten viivakoodin skannausta ja hyllyhallintaa. Perustuotteiden liiketoiminnalle tämä toimii. Liiketoiminnalle, jolla on monimutkaisia varastotoimintoja, monivaiheista vastaanottoa tai valmistusprosesseja, QuickBooksin varastonhallinta loppuu nopeasti.
Odoon varastomoduuli käsittelee usean varaston hallintaa, erä- ja sarjanumeroiden seurantaa, automatisoitua täydennystä, edistyneitä hyllytys sääntöjä ja täydellistä jäljitettävyyttä. Se integroituu suoraan hankintaan ja valmistukseen, joten varastotasot heijastavat todellisuutta reaaliajassa, eivätkä manuaalisen synkronoinnin jälkeen.
CRM ja Myynti
QuickBooksilla ei ole natiivisti CRM:ää. Voit seurata asiakkaita, mutta et voi hallita myyntiputkea, määrittää liidejä, seurata kauppavaiheita tai automatisoida seurantajaksoja alustan sisällä. Tämä on perustavanlaatuinen puute kaikille ERP B2B-toiminnoille, joilla on aktiivinen myyntitiimi.
Odoo CRM on täydellinen putkenhallintatyökalu, jossa on liidien arviointi, aktiviteettien aikataulutus, sähköpostintegraatio ja suorat linkit tarjouksiin ja myyntitilauksiin. Kun kauppa sulkeutuu CRM:ssä, se siirtyy suoraan tilaukseen, varastoon ja lopulta laskuun. Siirtymistä järjestelmien välillä ei ole.
Valmistus ja Toiminta
QuickBooks Enterprise:lla ei ole valmistusmoduulia. Valmistavilla yrityksillä on tyypillisesti yhteys erilliseen tuotannon suunnittelutyökaluun, mikä tarkoittaa pysyvän integraation ylläpitämistä ja hyväksymistä, että tuotanto- ja taloustiedot ovat aina hieman epäsynkronoituneita.
Odoon valmistusmoduuli kattaa materiaaliluettelot, työtilaukset, reitityksen, kapasiteettisuunnittelun, laatu tarkastukset ja ylläpidon. Se yhdistää natiivisti varastoon, joten raaka-aineiden kulutus, valmiiden tuotteiden tuotanto ja kustannuslaskenta näkyvät kaikki reaaliaikaisesti.
BPM ja prosessiautomaation
Odoo sisältää sisäänrakennettuja bpm erp -työkaluja, jotka mahdollistavat yritysten automatisoida sisäisiä työnkulkuja, laukaista toimintoja ehtojen perusteella ja määrittää hyväksymisprosessit ilman räätälöityä kehitystä. QuickBooksilla ei ole vastaavaa kykyä. Tämä on tärkeää yrityksille, jotka haluavat standardoida toimintansa ja vähentää manuaalista väliintuloa laajentuessaan.
Implementointi, siirtyminen ja jatkuva joustavuus
Siirtyminen QuickBooksista Odoohon on todellinen projekti. On mahdotonta kiertää sitä, että se vaatii suunnittelua, tietojen kartoitusta ja siirtymäaikaa. Mutta siirtyminen QuickBooksista on itse asiassa yksi yleisimmistä ERP-implementointipoluista, ja sen ympärillä oleva työkalupakki on hyvin kehittynyt. Historialliset kirjanpitotiedot, asiakastiedot, tuotekatalogit ja avoimet tapahtumat voidaan kaikki siirtää oikealla lähestymistavalla.
Mikä tekee siirtymisestä kannattavaa useimmille yrityksille, on se, mitä sen jälkeen tapahtuu. Odoon avoimen lähdekoodin perusta tarkoittaa, että et koskaan jää yksittäisen toimittajan vangiksi räätälöinnissä. Sertifioitujen kumppanien, itsenäisten kehittäjien ja yhteisön osallistujien globaali verkosto tarkoittaa, että ERP-järjestelmän mukauttaminen erityisiin prosesseihisi on saavutettavissa ilman kuuden numeron konsultointiprojektia.
Implementointiaikataulut tyypilliselle 20-50 hengen yritykselle:
- QuickBooks Enterprise -asetukset: Päivistä viikkoihin peruskonfiguraatiolle. Integraatiot muiden työkalujen kanssa lisäävät aikaa ja jatkuvaa ylläpitoa.
- Odoo täysi ERP -implementointi: Tyypillisesti 2-4 kuukautta standardin käyttöönoton kattamiseksi useille osastoille.
Odoon aikajana on pidempi alussa, mutta mitä saat, on yksi integroitu järjestelmä, joka ei vaadi jatkuvaa ylläpitoa useille integraatioille. Monet yritykset huomaavat kokonaisoperointikustannusten olevan alhaisemmat 12-18 kuukauden kuluttua käyttöönotosta.
QuickBooks puolestaan on helppo ottaa käyttöön, mutta siitä tulee yhä monimutkaisempaa hallita, kun lisäät integraatioita. Jokainen liitäntäpiste on mahdollinen vika, lisätilaus ja tietojen epäjohdonmukaisuuden lähde. Ajan myötä QuickBooks'in ilmeinen yksinkertaisuus usein muuttuu monimutkaiseksi teknologiakannaksi, jota on vaikeampi hallita kuin hyvin toteutettua ERP:tä olisi ollut.
Kuka pitäisi jäädä QuickBooksiin ja kuka pitäisi siirtyä Odoohon?
Ei jokainen yritys tarvitse täydellistä ERP:tä. QuickBooks Enterprise on edelleen vahva valinta tietyissä tilanteissa, ja rehellisyys asiasta on hyödyllisempää kuin jokaisen yrityksen ohjaaminen kohti monimutkaisinta saatavilla olevaa ratkaisua.
QuickBooks Enterprise on kohtuullinen valinta, jos:
- Toimintasi ovat pääasiassa taloudellisia: laskutus, palkat, peruskulujen seuranta
- Sinulla on pieni tiimi, jossa on omistautunut kirjanpitäjä tai tilintarkastaja, joka tuntee tuotteen hyvin
- Varastosi, myyntisi ja projektitoimintasi ovat yksinkertaisia ja ne voidaan hoitaa taulukkolaskentaohjelmilla ilman suuria ongelmia
- Olet alalla, jossa QuickBooks-integraatiot ovat kypsiä ja hyvin tuettuja
Odoo on oikea suunta, jos:
- Olet kasvava ERP B2B -yritys, jolla on aktiivinen myyntiputki, joka tarvitsee yhteyden varastoon ja talouteen
- Sinulla on valmistus-, varasto- tai kenttäpalvelutoimintaa, joka ei sovi kirjanpito-ohjelmistoon
- Hallinnoit useita tuotelinjastoja, varastoja tai oikeushenkilöitä
- Haluat ERP:n, joka on kaikki yhdessä ratkaisussa ja poistaa tarpeen viidelle erilliselle tilaukselle
- Siirryt kevyemmistä työkaluista ja haluat jotain, joka voi skaalautua kanssasi seuraavien 5–10 vuoden ajan
- Haluat mukauttaa työnkulkuasi ja prosessejasi ilman, että sinun tarvitsee maksaa yrityskonsultoinnista jokaisesta muutoksesta.
Rehellinen vastaus on, että parhaiten tämänkaltaisesta siirrosta hyötyvät yritykset, jotka ovat jo kokeneet kirjanpitoon perustuvan ohjelmiston rajoitukset. Jos käytät jo useita työkaluja QuickBooksin rinnalla kattamaan sen puutteita, Odoohon siirtymisen perusteet ovat yleensä selkeät.
Muut ERP-vaihtoehdot, joita kannattaa harkita
Odoo ei ole ainoa ERP-vaihtoehto QuickBooksille, kun olet valmis siirtymään täyteen ERP:hen. Teollisuudestasi ja kontekstistasi riippuen nämä muut alustat saattavat myös kuulua arviointiisi:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Aiemmin tunnettu nimellä Microsoft Navision Business Central ja sitä ennen Microsoft Dynamics NAV Navision, tämä on vahva keskikokoisten markkinoiden ERP, joka on suunnattu yrityksille, jotka ovat jo investoineet Microsoftin ekosysteemiin. Jos tiimisi käyttää Microsoft 365:ttä ja etsit luonnollista laajennusta, erp microsoft dynamics nav on syytä arvioida. Lisensointi on monimutkaisempaa kuin Odoossa, ja mukauttaminen vaatii yleensä sertifioituja kumppaneita, mutta Microsoftin integraatio syvyys on vaikea ylittää.
- SAP Business One (ERP SAP HANA): Suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, SAP Business One on vakava vaihtoehto tuotepainotteisille yrityksille, joilla on monimutkaisia taloudellisia vaatimuksia. Sen käyttöönotto maksaa enemmän ja kestää pidempään kuin Odoossa, mutta taloudellisen yhdistämisen ja vaatimustenmukaisuuden syvyys on todellinen. Yritykset, jotka vertailevat tätä ERP-ohjelmistotason, huomaavat usein, että Odoo voittaa kokonaiskustannuksissa, ellei niillä ole erityisiä SAP-vaatimuksia.
- Dolibarr ERP CRM: Avoimen lähdekoodin vaihtoehto, joka on kevyempi ja yksinkertaisempi kuin Odoo. Se toimii hyvin hyvin pienille yrityksille tai freelancereille, jotka hallitsevat peruskirjanpitoa, kontakteja ja projektiseurantaa. Dolibarr erp crm ei ole suunniteltu monimutkaisille moniosastoille, mutta se on matalan kynnyksen vaihtoehto yrityksille, jotka eivät ole vielä valmiita täyteen ERP-investointiin.
- NetSuite: Pilvi-ERP, joka on suunnattu kasvaville ja keskikokoisille yrityksille. Vertailukelpoinen Odoon kanssa laajuudeltaan, mutta korkeammilla lisensointikustannuksilla ja raskaammalla käyttöönotolla. Usein verrataan, kun yritykset etsivät vain SaaS-vaihtoehtoa, jossa on vahva taloudellinen yhdistäminen.
Useimmille yrityksille, jotka tulevat QuickBooksista ja etsivät käytännöllistä askelta ylöspäin, realistinen lyhyt lista supistuu yleensä Odoohon, Microsoft Dynamics Business Central -ohjelmaan ja NetSuiteen. Oikea valinta riippuu teollisuudestasi, tiimisi teknisestä mukavuudesta ja siitä, kuinka paljon arvostat mukauttamisen joustavuutta verrattuna valmiiden ratkaisujen syvyyteen.
Siirtyminen oikeaan aikaan
QuickBooks Enterprise on hyvin rakennettu tuote sille, mitä se on. Mutta se on kirjanpito työkalu, ei liiketoimintajohtamisen alusta. Yrityksille, jotka kasvavat monimutkaisiksi, lisäävät osastoja, laajentavat tuote- tai palveluvalikoimaansa tai ovat yksinkertaisesti väsyneitä hallitsemaan useita eristyneitä työkaluja, kuilu QuickBooksin ja täyden ERP:n, kuten Odoon, välillä tulee yhä vaikeammaksi ohittaa.
Odoon edut tässä vertailussa liittyvät laajuuteen ja integraatioon. Saat kirjanpidon, myynnin, varaston, valmistuksen, henkilöstöhallinnan ja asiakastyökalut yhdellä alustalla. Odoon hinnoittelumalli on saavutettavissa. Avoimen lähdekoodin perusta estää sinua jäämästä lukituksi yhteen toimittajaan jokaisessa muutoksessa. Ja käyttöönottoekosysteemi on tarpeeksi suuri, jotta voit löytää kokeneita kumppaneita riippumatta teollisuudestasi tai sijainnistasi.
Mikään tästä ei tarkoita, että muutto olisi vähäpätöistä. Siirtyminen täyteen ERP:hen on todellinen projekti, joka vaatii suunnittelua, sisäistä sitoutumista ja hyvän toteutuskumppanin. Mutta yrityksille, jotka ovat saavuttaneet kirjanpitoon perustuvan ohjelmiston kattoarvon, se on projekti, joka kannattaa toteuttaa. Toiminnallinen selkeys ja tehokkuus, joka syntyy asianmukaisesti toteutetusta, integroidusta ERP:stä, yleensä maksaa itsensä takaisin ensimmäisen vuoden aikana.
Kysymys ei oikeastaan ole siitä, voiko Odoo korvata QuickBooks Enterprisen. Se voi selvästi, ja vielä enemmän. Kysymys on siitä, onko yrityksesi valmis ottamaan tämän askeleen ja onko sinulla oikea tuki ympärilläsi, jotta voit tehdä sen hyvin.
Me Dasolossa autamme yrityksiä arvioimaan ERP-vaihtoehtojaan ja toteuttamaan Odoo:n tavalla, joka sopii siihen, miten ne oikeasti toimivat. Jos harkitset siirtymistä QuickBooksista ja haluat avoimen keskustelun siitä, miltä se käytännössä näyttää, autamme mielellämme. Ota meihin yhteyttä ja selvitetään yhdessä oikea polku.