Odoo catering-yrityksille: Tapahtumatarjoukset, logistiikka ja kannattavuuden seuranta
Jos järjestät tarjoiltuja illallisia, yritysbuffetteja tai häitä, tiedät jo totuuden: voitto piilee yksityiskohdissa. Odoo catering -asetukset voittavat, kun catering-tarjousten hallinta, kylmävarastointi ja palkat tapahtumapäivänä eivät enää elä erillisissä taulukoissa. Oikea catering-liiketoimintaohjelmisto yhdistää myynnin, keittiön valmistelun, hankinnan ja kirjanpidon, jotta näet voiton per menu, per paikka ja per palveluaika.
Kahvilat eivät tarvitse yleistä ERP-tarinaa. He tarvitsevat tapahtumakattauksen ERP, joka käsittelee viime hetken osallistujamäärän muutoksia, allergeenipaketteja, palautettavia laatikoita ja jakautuvaa laskutusta isäntien ja sponsoreiden välillä. Tämä opas käy läpi konkreettisia Odoo-työnkulkuja käyttäen Projektia, Varastoa, Ostoja, HR ja Kirjanpitoa, käyttäen sanastoa, jota operatiivinen tiimisi jo käyttää.
Toistuva kipu on ennakoitavissa: voitat tilan maulla, mutta häviät vuoden hukkaan, ylitöihin ja epäselviin ruokakustannuksiin. Alla on, miten voit tiivistää ketjun ilman, että keittiösi muuttuu paperityöteatteriksi.
Miksi catering-yritykset menettävät katetta jokaisessa tapahtumassa
Suurin osa katteen vuodoista on tylsiä, mikä tekee niistä vaarallisia. Yhdistät proteiinit, koska kävelytiski on täynnä yllätyksiä. Aikataulutat kaksi ylimääräistä tarjoilijaa "varmuuden vuoksi" ja maksat sitten tyhjistä tunneista. Ostat koristeita cash-and-carrysta kello 6:00, koska toimittaja jätti persiljan puuttumaan. Mikään näistä ei näy yhtenä punaisena viivana, mutta ne kasaantuvat viidenkymmenen tapahtuman aikana.
Odoo catering -projektit tekevät nämä vuodot näkyviksi. Kun jokainen tapahtuma on projekti suunnitelluilla tunneilla, ainesosakysynnällä ja ostohavainnoilla, lopetat anekdoottien väittelyn maanantain kokouksessa. Vertaat, mitä catering-lainaushallinta -taulukko lupasi siihen, mitä Osto -kuittit ja Varasto -liikkeet todistavat.
Ilman kurinalaista catering-varastojärjestelmää et voi erottaa menuinsinöörityötä ostamisen onnesta. Ilman catering-kustannusten seurantaa Kirjanpidossa saatat juhlia tuloja samalla kun bruttokate hiljaisesti vaeltaa. Korjaa ensin operatiivinen selkäranka, sitten P&L muuttuu rehelliseksi.
Tarkkojen tapahtumatarjousten laatiminen Odoon avulla
Voittava catering-lainaushallinta alkaa toistettavasta materiaaliluettelosta jokaiselle menu-tasolle: canapé-lento, istuva illallinen, jälkiruokapiste, baaripaketti. Odoossa yhdistät nämä paketit tuotteisiin ja valinnaisiin riveihin, jotta myyntikoordinaattori ei voi "unohtaa" tarjoiluastioita tai kahvilataukoja, kun asiakas lisää kolmekymmentä vierasta torstai-iltana.
Käytä Projektin malleja tyypillisille tapahtumatyyppille: yrityslounas, gaala, ulkoilmafestivaalipiste. Jokaisessa mallissa on oletustehtäviä maistiaisille, paikkakäynnille, HACCP-tarkistuslistalle ja lastaukselle. Kun tarjous muuttuu, keittiö näkee valmisteluvirstat päivämäärineen, ei PDF-tiedostona, joka leijuu sähköpostissa.
Monipäiväisille ohjelmille jaa vaiheet: asennuspäivä, palvelupäivä, purku. Vakuudet ja lopulliset laskut linkitetään virstanpylväisiin, jotta rahavirta vastaa työkuormaa. Näin Odoo catering -myyntitiimit pitävät lupauksensa tuotantokapasiteetin kanssa, erityisesti kun sama tiimi hoitaa kahta huonetta samana päivänä.
Reseptipohjainen ainesosahankinta tarkkoja määriä varten
Reseptisi eivät ole keittokirjan koristeita. Ne ovat käännös vieraiden määrästä ja toimittajan laatikoista. Mallinna valmiit annokset tuotteina, joissa on BOM-rivejä proteiineille, maitotuotteille, öljyille, yrteille ja kertakäyttöisille tuotteille. Kun vahvistettu osallistujamäärä päivittyy, Odoo siirtää kysynnän suunniteltuihin Osto -tilauksiin toimittajan määräajan mukaan.
Tässä on paikka, jossa oikea catering-inventaariojärjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin. Kylmäketjun tuotteet saavat FIFO-kurin. Kuivavarastot saavat min-max-säännöt. Jos lohikrudo-kurssi nousee yhdessä tarjouksessa, näet vaikutuksen sitrushedelmissä ja mikrovihanneksissa, ei vain kalassa.
Yhdistä Osto vastaanottotarkastuksiin, jotta lyhyet toimitukset laukaisevat nopeita myyjävaatimuksia ennen palvelua. Suurten volyymisopimusten kohdalla neuvottele peitto-tilauksista ja vapauta tapahtuman mukaan. Kokit lopettavat hätäostajina toimimisen, ja talous saa puhtaat erät sen sijaan, että se saisi salaperäisten laskujen laatikon.
Henkilöstön aikataulutus ja tapahtumapäivän koordinointi
Työvoima on se muuttuja juhlavastaanotoissa. Tarvitset kapteeneja, juoksijoita, baarimikkoja, astiatukea ja joskus brändivastaavia sponsoreille. HR Odoossa pitää sisällään sopimukset, taidot, sertifikaatit ja saatavuuden. Vuorojen suunnittelu Projektin tehtävien mukaan muuttaa "selvitämme sen lauantaina" nimetyiksi tehtäviksi, joissa on kellon sisäänkirjautumisodotuksia.
Linkitä aikamerkinnät tapahtuman analytiikkatiliin. Tämän jälkeen näet palkkakustannukset vastaanoton tulojen suhteen, ei sekoitettua kuukausikeskiarvoa. Tämä tarkkuus erottaa juhlavastaanotto-ohjelmiston fantasioista työkaluista, joihin palkanlaskentapäällikkö todella luottaa.
Viestintä pysyy tallennettuna. Keskustelu projektissa keskittää viime hetken menuvaihtoja, porttikoodit ja pysäköintisäännöt. Eturivin johtaja ei selaa viittä keskusteluohjelmaa oppiakseen, että vegaanipöytä siirrettiin itäsiivelle.
Laitteiden ja ajoneuvojen logistiikan hallinta
Catering on myös liikkuvia osia: chafereita, induktiokittejä, lasiastioita, kylmälaatikoita ja brändättyjä baareja. Käsittele kriittisiä sarjoja varastosi ja tapahtumapaikan välillä liikkuvina varastoina tai sisäisinä siirtoina tapahtuman Projektissa. Lähtö- ja paluuerien skannaaminen vähentää "puuttuvan laatikon oireyhtymän" aiheuttamia menetyksiä keskiyön jälkeen.
Ajoneuvoille on annettava sama tarkkuus. Reitit, kuormausjärjestykset ja kuljettajatehtävät sopivat luonnollisesti tehtäviin ja kalentereihin. Jos kaksi tapahtumaa jakaa jääkaappiauton, aikataulu näyttää ristiriidat ennen kuin lupaat molemmille asiakkaille saman aikavälin.
Kun laitteet tarvitsevat huoltoa, liitä työtilaukset tai palvelupyyntöjen numerot omaisuusmerkkeihin. Epäonnistunut generaattori kesäterassilla ei ole yllätys, jos mittaritunnit ja tarkastukset elävät vierekkäin kalustotietojen kanssa. Tämä on käytännön logistiikkaa, ei abstraktia catering-hallintosoftan markkinointia.
Tapahtuman jälkeinen kannattavuusanalyysi
Kun viimeinen tarjotin on poistettu, talous tarvitsee nopeaa totuutta. Sulje Projekti todellisten tietojen kanssa: ruokakulut, tilapäistyövoima, kilometrikorvaukset, vuokrat ja rikkoutumiset. Kirjanpito analytiikkarivit siirtävät nämä kustannukset tapahtuman P&L:ään, jota lainasit vastaan. Tämä on vakavan catering-kustannusten seurannan sydän.
Vertaile tarjouskatetta toimitettuun katteeseen menu-perheen ja tilatyyppien mukaan. Ehkä yritysasiakkaasi näyttävät terveiltä, kun taas julkiset festivaalit vuotavat ylitöitä. Ehkä jälkiruokapisteet ovat alihinnoiteltuja annoskustannuksia. Kaavat voittavat mielipiteet.
Syötä opit seuraavaan catering-tarjoushallinta -sykliin. Säädä minimihenkilöstömäärät, tarkista BOM-tuotot tuotteille, jotka loppuvat aina kesken, tai muuta toimittajasopimuksia epävakaiden hyödykkeiden osalta. Tapahtumien catering ERP -järjestelmän tulisi tehdä nämä päivitykset järjestelmällisiksi, ei vain esityksiksi kerran kvartaalissa.
Kuinka Dasolo auttaa catering-yrityksiä toteuttamaan Odoo
Dasolo aloittaa kartoittamalla todellisen palvelumallisi: toimituslounaat verrattuna täysiin juhlarakennelmiin, alkoholimääräykset, ammattiliitto- tai freelance-yhdistelmät, ja kuinka hinnoittelet matkakulut ja vuokrat. Määrittelemme Projektin malleja, Varaston sijainteja ja Osto rytmejä vastaamaan toimittajien aikarajoja, ei oppikirjan oletuksia.
Yhdistämme HR -ajan ja Kirjanpidon analytiikan niin, että työvoima kohdistuu samoihin tapahtumakoodeihin, joita myyntitiimisi käyttää tarjouksissa. Integraatiot POS:iin, maksuväylille tai kalustotyökaluille rajataan vain niihin paikkoihin, joissa ne poistavat kaksoiskirjaamisen.
Koulutus keskittyy nopeisiin polkuihin: tarjousten tekeminen menuista, projektien muuntaminen, tavaroiden vastaanottaminen ja tapahtumien päättäminen lyhyellä tarkistuslistalla. Omaksuminen onnistuu, kun keittiön tabletti tekee vähemmän kuin vanha järjestelmä, ei enemmän.
Kuinka Dasolo voi auttaa
Meidän toteutustiemme catering-yrityksille on vankka: löytötyöpajat, konfigurointisprintit operatiivisen johtajasi kanssa, tietojen tuonti tuotteista ja toimittajista, käyttäjien hyväksyntä todellisilla tulevilla tapahtumilla, ja sitten käyttöönottovaihe hyperhuollolla ensimmäisen korkean paineen viikonlopun aikana.
Jos haluat selkeän näkemyksen ennen investointia, varaa ilmainen löytöpuhelu. Käymme läpi volyymit, katetavoitteet ja missä nykyinen catering-liiketoimintaohjelmistosi pettää. Lähdet vaiheistetun Odoo catering -tiekartan kanssa, jota voit verrata muihin vaihtoehtoihin.
Yhteenveto
Loistava ruoka saa sinut kutsumaan takaisin. Kurinalaiset toiminnot tekevät noista uusista kutsuista kannattavia. Odoo catering oikein toteutettuna yhdistää catering-tarjoushallinnan, luotettavan catering-varastojärjestelmän ja rehellisen catering-kustannusten seurannan Projektin, Oston, Varaston, HR ja Kirjanpidon kautta.
Jos vertaat juhlasoftan työkalupisteitä laajempaan tapahtumien catering ERP -järjestelmään, aloita työprosesseista, jotka vahingoittavat kassavirtaa tänään: viime hetken ostot, epämääräiset tapahtumien P&L:t ja henkilöstökaos. Korjaa nämä yhdessä tietokannassa, niin muu ohjelmistopino kevenee.
Dasolo toteuttaa Odoo:ta catering-yrityksille, jotka tarvitsevat tarkkaa toteutusta ja siistejä tilejä. Ota yhteyttä ilmaista tutustumiskeskustelua varten tai lue lisää Dasolo-blogista.